人工智能時(shí)代檔案管理革新路徑分析

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷成熟，面對人工智能時(shí)代的到來，檔案管理的發(fā)展將迎來新的契機(jī)。而在檔案管理調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在許多的問題。面對日益復(fù)雜以及個(gè)性化的社會(huì)需求，人工智能將會(huì)提高其應(yīng)用性，切實(shí)地解決人們生產(chǎn)以及生活中亟待解決的問題。將這一技術(shù)主動(dòng)積極地和檔案管理結(jié)合，能夠?yàn)槲覈@一行業(yè)的發(fā)展做出突出的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：人工智能 檔案管理 信息化 創(chuàng)新

近幾年，信息技術(shù)以肉眼可見的速度發(fā)展，人們快速地進(jìn)入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)以及物聯(lián)網(wǎng)這些核心技術(shù)的影響下，我國檔案管理也在不斷地發(fā)展。

一、檔案管理歷程

檔案管理工作主要經(jīng)歷了四個(gè)階段：從啟蒙到認(rèn)識(shí)、起步到探索、建設(shè)到成長、發(fā)展與應(yīng)用，這四個(gè)階段反映了我國檔案管理工作取得進(jìn)步的艱辛與不易。

（一）檔案管理運(yùn)用人工智能的意義

在電子化、數(shù)字化檔案系統(tǒng)中采用人工智能技術(shù)具有較高的應(yīng)用價(jià)值。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，管理水平不斷提高。實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、無紙化等多種辦公模式。這些技術(shù)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高了管理效率。例如，電子文檔通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以直接生成，智能地檢索很容易在文件管理系統(tǒng)中找到。

（二）檔案資源管理的有效提升

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案資源管理結(jié)合以來，雖然獲得了快速的發(fā)展，但還有很大的提升空間。在檔案管理中運(yùn)用人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了資源的精細(xì)收集和分類管理。尤其是核心技術(shù)的應(yīng)用，例如管理模式識(shí)別和機(jī)器學(xué)習(xí)，大大提高了資源管理的效率。從文件資源分配的角度來看，人工智能技術(shù)可以根據(jù)預(yù)設(shè)表自動(dòng)分類和組織各種類型的文檔，還可以在檔案數(shù)據(jù)庫中組織檔案。

二、檔案管理目前存在的不足

（一）單一的現(xiàn)代管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理觀念影響了檔案管理模式的形成。傳統(tǒng)觀念下的檔案管理主要是信息的收集、中間整理、存儲(chǔ)和備份、利用和查詢。特別是在我國高等教育中，高校檔案管理不僅起步晚，而且相關(guān)經(jīng)驗(yàn)也十分缺乏，在全國絕大多數(shù)的院校中，依然以紙質(zhì)檔案為主來進(jìn)行檔案管理工作。雖然一些院校已經(jīng)開始逐步進(jìn)行改革，步入正軌，向?qū)崿F(xiàn)信息化檔案管理模式邁進(jìn)，但是資料的收集整合依然面臨很大困難，沒有辦法及時(shí)地、全面地收集數(shù)據(jù)信息，這就給檔案管理工作增加了難度，限制了院校數(shù)字化檔案管理模式的發(fā)展。

（二）管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)

檔案管理工作已經(jīng)不再是我們過去所認(rèn)知的，僅僅進(jìn)行檔案的整理、收集、分類以及歸檔就可以了。在信息化以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用越來越廣泛的時(shí)代，檔案管理工作對管理者的專業(yè)性和自身素養(yǎng)要求嚴(yán)格。檔案管理人員要具有高度的專業(yè)性，同時(shí)還需要高效的管理以及分析院校檔案的能力。但就目前的形勢來看，滿足這些專業(yè)要求的人才寥寥無幾，很多正在從事檔案管理工作的人，也不能勝任當(dāng)前的工作，從而造成檔案管理工作的延誤，影響其質(zhì)量。有些人即使及時(shí)完成，也達(dá)不到高標(biāo)準(zhǔn)、高要求。他們沒有認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，更談不上合理利用這些價(jià)值，缺乏創(chuàng)新思維，使得實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化變得遙不可及。

（三）缺乏創(chuàng)新的理念

以城市檔案管理為例，在城建檔案三大體系中，資源體系建設(shè)是制度建設(shè)的一個(gè)重要方面。此系統(tǒng)的主要功能是起到監(jiān)督作用，監(jiān)督指導(dǎo)工作者對檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。這一系統(tǒng)的監(jiān)督只是輔助，重點(diǎn)還是檔案管理者自身的能力和工作態(tài)度。

經(jīng)過調(diào)查，我們可以得知，目前我國城市檔案工作類型較為單一，視聽資料收集和電子檔案收集這些新技術(shù)都沒有得到靈活應(yīng)用。在人工智能的背景下，電子申報(bào)呈現(xiàn)出集中化的趨勢。目前，電子申報(bào)技術(shù)還不完全成熟，影響了收集的種類，很多時(shí)候由于沒有及時(shí)收集需要保存的重要且有價(jià)值的文檔和信息，導(dǎo)致其自身價(jià)值的缺失。且相關(guān)數(shù)據(jù)處理麻煩，既影響工作效率，又耽誤工作正常開展。

三、檔案管理的革新路徑

（一）創(chuàng)新工作模式，更新檔案管理工作的理念

在信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)超過了我們的想象，在這種形勢下，檔案管理也要跟上時(shí)代的步伐，不能落后。

以院校的檔案管理為例，全國各大院校目前紛紛以“智慧校園”為核心，在院校中逐步進(jìn)行檔案管理的改革。為促進(jìn)管理工作的發(fā)展，相關(guān)的工作人員首先應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)要達(dá)到的目標(biāo)，在完成目標(biāo)的動(dòng)力驅(qū)使下不斷努力，并樹立正確的、科學(xué)的檔案管理現(xiàn)代化工作理念。在檔案的收集、記錄以及加工上，要學(xué)會(huì)收集大數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)，以此改變傳統(tǒng)的工作模式。此外，相關(guān)人員利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)挖掘和發(fā)現(xiàn)高校檔案的價(jià)值，不僅為學(xué)校做出巨大貢獻(xiàn)，也能提高用戶的滿意度。總之，在新的理念下進(jìn)行創(chuàng)新和改革，是改進(jìn)檔案管理工作的前提。當(dāng)前已經(jīng)有大量的院校走在創(chuàng)新前列，開始改革檔案管理模式，發(fā)展系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化的新模式。

（二）為數(shù)字化管理配齊專業(yè)人員

人是一項(xiàng)事業(yè)取得成功的主體。一個(gè)項(xiàng)目的成功，主要的影響因素是人，而不是工具，畢竟工具也是人造出來的。配備足夠的專業(yè)人員，才能更好地進(jìn)行檔案管理工作。檔案管理工作想要建設(shè)數(shù)字化的管理模式，就要建立一支專業(yè)化的隊(duì)伍，并為該工作注入更多新鮮的血液，使其具有更大的活力。在實(shí)際的管理工作中，應(yīng)當(dāng)給更多年輕人機(jī)會(huì)，讓更多具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理的實(shí)務(wù)性人才加入團(tuán)隊(duì)當(dāng)中，為檔案管理工作帶來新的力量。也要重視在該領(lǐng)域進(jìn)行檔案管理工作服務(wù)專業(yè)人才的培養(yǎng)，將具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的前輩與具有專業(yè)素養(yǎng)的年輕人搭配在一起，兩者結(jié)合，以老帶新，實(shí)現(xiàn)梯隊(duì)化發(fā)展，積極促進(jìn)檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展。

（三）利用大數(shù)據(jù)建立監(jiān)督機(jī)制，加快信息化建設(shè)進(jìn)程

高質(zhì)量、高效率工作的開展，少不了健全的監(jiān)管機(jī)制，以保證檔案管理工作的正常開展。要建立系統(tǒng)科學(xué)的檔案管理體系，需要設(shè)立專門的檔案管理工作部門，形成階梯式管理模式，通過三層管理加強(qiáng)檔案監(jiān)管。同時(shí)，檔案管理工作的改革總是因?yàn)橘Y金不足而停滯，應(yīng)當(dāng)給予重視，要加大對這一項(xiàng)目的資金投入，保證其硬件與軟件的健全完善。

在信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的利用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)信息技術(shù)與檔案管理不斷結(jié)合。將檔案資源庫進(jìn)行模塊劃分，以構(gòu)建檔案信息管理控制平臺(tái)，能夠加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)作，實(shí)現(xiàn)部門間的資源共享，充分發(fā)揮電子檔案的作用。使得檔案管理可以向智能化、數(shù)據(jù)分析的方向發(fā)展。

（四）樹立新理念，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案歸檔相結(jié)合

相關(guān)部門的工作人員往往忽略了文件收集和建立的重要性。加強(qiáng)檔案管理在這一方面的宣傳教育，并對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)是十分必要的。宣傳可以依據(jù)情況，線上或線下靈活進(jìn)行。檔案管理部門可以通過單位的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行線上宣傳，也可以通過制作和分發(fā)相關(guān)的海報(bào)和小冊子以進(jìn)行線下宣傳，讓更多人都了解和關(guān)注檔案文件管理的重要性。還可以通過相關(guān)電子出版物，或微信、微博、小紅書、抖音等官方賬號(hào)進(jìn)行宣傳互動(dòng)，增加公眾對這項(xiàng)工作的了解，將檔案管理的意義更加廣泛地傳播出去，從而提高檔案管理人員的積累、保護(hù)檔案的意識(shí)。

（五）檔案資源的充分運(yùn)用

海量的信息資源交互是大數(shù)據(jù)時(shí)代的主要特征，在這種形勢下，檔案數(shù)據(jù)庫收集整理的資料信息也隨之增多。通過人工智能技術(shù)，比如利用智能代理，可以快速收集并處理各種信息和數(shù)據(jù)。收集的信息量很大，格式也不同。整個(gè)信息資源混亂不堪，很難對信息資源進(jìn)行分類。要準(zhǔn)確、快速地找到檔案信息，對檔案信息進(jìn)行預(yù)處理非常重要，這就需要檔案人員具備專業(yè)的技術(shù)知識(shí)。為了確保對收集的資源進(jìn)行有效的分類，有必要使用人工智能分類技術(shù)根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)對復(fù)雜的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行識(shí)別處理。對于檔案管理員而言，利用人工智能技術(shù)對檔案智能進(jìn)行分類，其核心技術(shù)主要在于自然語言處理和機(jī)器學(xué)習(xí)。

四、結(jié)語

數(shù)字化、信息化、智能化成為時(shí)代發(fā)展的潮流，這對我國各個(gè)領(lǐng)域以及行業(yè)都有影響。從數(shù)字化檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀來看，當(dāng)前還存在許多問題，比如信息量過大使得檔案的收集工作停滯不前;檔案流動(dòng)性過強(qiáng)，不利于保密;同時(shí)在檔案的數(shù)字化上也缺乏系統(tǒng)的管理;由于不重視，導(dǎo)致我國檔案管理工作的資金緊缺，不易籌集等等。這些問題嚴(yán)重影響了我國實(shí)現(xiàn)智能化的檔案管理工作。實(shí)現(xiàn)智能化是檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，這有利于推動(dòng)檔案管理工作的電子化以及信息化，為其發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。因此，如何實(shí)現(xiàn)智能化的檔案管理、創(chuàng)新管理途徑，是當(dāng)前檔案管理工作人員必須思考的。

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（作者簡介：宋朝霞，女，本科，中共鹽城市委黨校，中教一級(jí)，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）