探究科研檔案的有效管理模式與服務(wù)創(chuàng)新

文/童琳（中國(guó)核電工程有限公司）

隨著當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，科研項(xiàng)目研究成為各領(lǐng)域重視的焦點(diǎn)，是推動(dòng)科技發(fā)展的重要基石。其中科研項(xiàng)目研究中產(chǎn)生的各類文件檔案最客觀地記錄了科研研發(fā)全過(guò)程，與科研工作有著緊密的聯(lián)系，也成為科技發(fā)展基石中最為堅(jiān)固的部分之一，它既是國(guó)家重要的知識(shí)財(cái)產(chǎn)，也是供后人利用的寶貴資源。對(duì)其進(jìn)行全周期有效管控，是現(xiàn)代檔案人的首要目標(biāo)和長(zhǎng)期任務(wù)。

一、公司科研項(xiàng)目檔案現(xiàn)狀及分析

國(guó)家強(qiáng)化科技創(chuàng)新戰(zhàn)略，集聚眾多科技力量，提升科技創(chuàng)新水平。我公司響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，不斷重視科研項(xiàng)目，不斷加大其研發(fā)力度，其中核電領(lǐng)域的科研項(xiàng)目與日俱增。與科研項(xiàng)目同步開展的科研檔案累計(jì)數(shù)量也呈現(xiàn)日益漸增的趨勢(shì)。根據(jù)國(guó)家（國(guó)家檔案局、國(guó)家國(guó)防科技工業(yè)局等）相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度，集團(tuán)公司逐步開展了針對(duì)各類檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收。這一政策的實(shí)施開展力度空前，促進(jìn)了檔案管理水平的提升，更好的推動(dòng)了科研項(xiàng)目文檔工作的開展。

（一）現(xiàn)狀

科研項(xiàng)目檔案的完整保存和有效管理是科研過(guò)程的重要環(huán)節(jié)，完整規(guī)范的科研檔案可以為日后此類科研技術(shù)人員節(jié)省大量的人力、財(cái)力，其檔案的有效利用價(jià)值彌補(bǔ)了前期調(diào)研實(shí)踐工作不足，促進(jìn)更快更好地開展科研工作。

目前，公司項(xiàng)目檔案管理體系已較為完備，建設(shè)了公司級(jí)檔案庫(kù)房、成立了專門的組織機(jī)構(gòu)，聘請(qǐng)了相關(guān)專業(yè)人員，編纂了各類檔案的管理程序、細(xì)則、制度及操作手冊(cè)等，但只有檔案部門支撐整個(gè)公司的科研檔案管理工作將存在隱患，會(huì)有檔案遺失、漏存等問(wèn)題發(fā)生，無(wú)法確保珍貴文件資料最大化發(fā)揮其價(jià)值。為規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，消除隱患，公司文檔機(jī)構(gòu)正著力于將文檔的管理理念宣貫到每一個(gè)部門、每一個(gè)人，開展培訓(xùn)及相關(guān)服務(wù)指導(dǎo)，各方積極探究實(shí)踐和溝通反饋，更好地推動(dòng)科研項(xiàng)目檔案管理工作的進(jìn)程。

（二）問(wèn)題診斷

1.檔案意識(shí)不強(qiáng)

很多科研項(xiàng)目的“著力點(diǎn)”在于科學(xué)科技研究本身，這點(diǎn)雖然毋庸置疑，但不應(yīng)忽略了科研檔案的重要性。調(diào)研資料不留存、計(jì)算驗(yàn)證數(shù)據(jù)丟失、產(chǎn)生的過(guò)程文件隨意處置等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。還有部分科研人員自認(rèn)為文件放在自己手里更方便，不及時(shí)歸檔，導(dǎo)致最終科研項(xiàng)目檔案的不完整。

2.檔案知識(shí)匱乏

大部分科研工作者還缺乏全面的、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，雖深知其重要性，也能積極主動(dòng)地做好各項(xiàng)文件資料的收集、整理工作，但在真正歸檔時(shí)，卻不知應(yīng)怎樣正確地進(jìn)行整理、分類、組卷，出現(xiàn)了類似評(píng)審支撐性材料、評(píng)審文件及后續(xù)整改相關(guān)文件“分家”，沒(méi)有建立關(guān)聯(lián)的情況，導(dǎo)致科研項(xiàng)目檔案在系統(tǒng)性上出現(xiàn)缺失。

3.歸檔滯后

科研項(xiàng)目是具有時(shí)效性的，檔案亦如此，如果做不到及時(shí)歸檔，其文件資料的準(zhǔn)確性、有效性就不能保證。很多科研項(xiàng)目檔案都是臨近驗(yàn)收才開始?xì)w檔，為了歸檔而歸檔，這樣大批量的“扎堆”歸檔，造成很多不必要的問(wèn)題及錯(cuò)誤，導(dǎo)致最終驗(yàn)收延期、整改項(xiàng)多，甚至驗(yàn)收不通過(guò)、中止等情況發(fā)生。

二、科研項(xiàng)目檔案管理對(duì)策及創(chuàng)新

管理和服務(wù)密不可分，面向不同環(huán)節(jié)提供相應(yīng)的文檔服務(wù)指導(dǎo)工作，將為后續(xù)的文檔管理工作開展打下良好基礎(chǔ)。

（一）提升個(gè)人素質(zhì)，人人知“檔”懂“檔”

首先，檔案管理人員要能夠做到時(shí)刻督促自己，注重專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，積極參加國(guó)家、建團(tuán)、公司組織的各類檔案專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，提升自身專業(yè)素質(zhì)，以此為前提，做到能夠具備專業(yè)技術(shù)人員的檔案知識(shí)和能力，協(xié)助科研人員開展各項(xiàng)文檔管理工作。

其次，不同于其他職業(yè)，承擔(dān)科研項(xiàng)目的科研人員是具有兼職性的。整個(gè)研究過(guò)程中的文檔管理工作都是要科研人員作為主角來(lái)對(duì)各類文件資料進(jìn)行有效收集、整理，這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際上是對(duì)科研人員細(xì)心、耐心、精心和專心的考驗(yàn)。完整的科研檔案亦是科研工作的一部分，也是科研項(xiàng)目的重要成果之一。

（二）全過(guò)程管理，責(zé)任到個(gè)人

在科研項(xiàng)目立項(xiàng)初期，科研部門即指定業(yè)務(wù)文檔人員從源頭開展文檔的收集、整理工作，檔案部門指派專員進(jìn)行全過(guò)程跟蹤管理，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展階段，考核其文件歸檔的量和質(zhì)是否符合檔案標(biāo)準(zhǔn)，將科研檔案管理真正納入科研項(xiàng)目管理中，貫徹“責(zé)任到個(gè)人”的管理理念，做到“隨產(chǎn)生、隨歸檔”，通過(guò)“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”的服務(wù)指導(dǎo)工作，避免驗(yàn)收前“扎堆”歸檔的現(xiàn)象。

（三）細(xì)化服務(wù)內(nèi)容，開展多元化服務(wù)

以科研項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的理念為依托，檔案部門創(chuàng)建了科研項(xiàng)目檔案“工具包”，它包含了各項(xiàng)科研檔案歸檔指導(dǎo)性內(nèi)容，其中更是以文檔、PPT、照片、視頻等形式，多元化解讀科研檔案的歸檔細(xì)則，并對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行不斷完善及維護(hù)更新，做到在公司內(nèi)部大力推廣使用，發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案“工具包”的最大作用。

在公司大力支持文檔工作的前提下，由檔案部門牽頭，與開發(fā)商積極洽談及溝通開發(fā)檔案信息系統(tǒng)各項(xiàng)服務(wù)功能，真正實(shí)現(xiàn)從科研文件的移交歸檔，到科研檔案的借閱利用的無(wú)紙化辦公，簡(jiǎn)化了以往為了完成各項(xiàng)流程而做各類表單的繁雜工作，優(yōu)化了對(duì)科研工作的服務(wù)質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

科研項(xiàng)目檔案的管理是一項(xiàng)既復(fù)雜且嚴(yán)密、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，它的最終目的是為科研工作服務(wù)，是為技術(shù)人員提供有效的數(shù)據(jù)信息及科學(xué)依據(jù)，發(fā)揮它的開發(fā)利用價(jià)值。為實(shí)現(xiàn)此目的，科研管理部門與檔案部門要在工作中緊密配合，各司其職，起到相輔相成的作用，一同為推動(dòng)科研工作發(fā)展而保駕護(hù)航。