科研院所人事檔案信息化管理分析

文/鄧華華（湖南省水利水電科學(xué)研究院）

一、引言

國家對(duì)人事檔案管理越來越重視、要求越來越高。隨著科研院所不斷發(fā)展與壯大，越來越多的科研從業(yè)者加入這個(gè)隊(duì)伍中來，全面提升人事檔案管理工作水平與質(zhì)量，充分挖掘人事檔案的深層次價(jià)值，是新形勢(shì)下科研院所人事檔案管理的必然要求。基于現(xiàn)代信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，科研院所人事檔案管理應(yīng)充分利用這一先進(jìn)技術(shù)手段，有效應(yīng)對(duì)復(fù)雜、煩冗的數(shù)據(jù)與資料管理，切實(shí)提高人事檔案管理效率與水平，更好地為相關(guān)人事工作的開展提供服務(wù)。

二、科研院所人事檔案管理現(xiàn)狀

人事檔案是組織、人事、勞動(dòng)（或人力資源管理）部門在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德能勤績(jī)和工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄，是國家檔案的重要組成部分。與其他檔案最主要的區(qū)別在于人事檔案是以個(gè)人為單位進(jìn)行立卷，反映個(gè)人基本信息情況?？蒲性核粘９芾碇?，一直高度重視人事檔案管理工作，積極提升人事檔案管理人員的工作水平和檔案室的硬件配置，但在實(shí)際管理中，仍面臨以下難題：

（1）部分檔案材料不齊全：人事檔案包括履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料等內(nèi)容。部分人員的檔案信息缺失，如高中畢業(yè)登記表、學(xué)歷證明、成績(jī)單、獲獎(jiǎng)證書、聘用合同、考核資料等相應(yīng)材料，造成了人事檔案的不完善。

（2）部分材料內(nèi)容不規(guī)范：由于人事檔案具有涉及時(shí)間節(jié)點(diǎn)多、內(nèi)容龐雜等特點(diǎn)，部分材料內(nèi)容不規(guī)范，一是人事檔案的“三齡兩歷一身份”不一致；二是部分材料內(nèi)容不完整，如干部履歷表中家庭成員、主要業(yè)績(jī)等內(nèi)容不全面，給人員選拔帶來了難度。

（3）信息化技術(shù)支撐弱：電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，使得信息化建設(shè)在各個(gè)領(lǐng)域得到普及，人事檔案管理也由原本的紙質(zhì)材料逐漸轉(zhuǎn)為電子文檔。然而，科研院所幾十年來的歷史檔案都是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，要將其轉(zhuǎn)為電子檔案，需要大量的精力和時(shí)間，同時(shí)部分檔案信息化工作僅僅流于表面，從紙質(zhì)檔案的堆積變?yōu)殡娮游母宓亩逊e，未能夠利用信息化技術(shù)做出創(chuàng)新貢獻(xiàn)，無法為人事管理動(dòng)態(tài)化提供信息。

三、科研院所人事檔案信息化管理的重要意義

檔案信息化，指的是在檔案管理中全面運(yùn)用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化管理與利用。為了提高人事檔案管理效率與質(zhì)量，科研院所應(yīng)積極建設(shè)人事檔案管理信息系統(tǒng)，提供檔案收集、整理、保管以及查閱等功能，覆蓋人事檔案管理的各個(gè)方面。科研院所人事檔案信息化管理的重要意義主要可歸納如下：

（一）提高信息透明程度

在科研院所管理中，通過人事檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)施，可有效提高工作人員信息公開透明程度，為公眾參與評(píng)審提供可靠依據(jù)，有效減少科研投機(jī)造假等事件的發(fā)生。

（二）提高人事檔案查閱與組織管理效率

運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段將紙質(zhì)人事檔案材料掃描儲(chǔ)存成電子信息，并利用專門的檔案管理系統(tǒng)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行整合分類，可快速實(shí)現(xiàn)人事檔案查閱服務(wù)及組織人事信息管理等工作。如：通過人事檔案信息化管理工作的開展，當(dāng)查閱人需查詢檔案資料時(shí)，可減少翻閱紙質(zhì)文檔時(shí)間，通過系統(tǒng)可直接有針對(duì)性地、快速地找出查詢內(nèi)容；當(dāng)干部提拔審查檔案時(shí)，可反復(fù)、快速查詢相關(guān)人檔案信息資料，提高查詢效率；當(dāng)科研評(píng)審時(shí)，也有利于減小科研評(píng)審方面的資源消耗。

（三）簡(jiǎn)化科研評(píng)審流程

科研院所通過人事檔案信息化工作的開展，可有效拓寬檔案材料的收集歸檔范圍與方法，提高檔案查閱的效率，提升檔案服務(wù)水平。如：科研評(píng)審時(shí)，參與評(píng)審人員需多次提交論文、培訓(xùn)證書、獲獎(jiǎng)證書等文件，評(píng)審流程復(fù)雜且耗費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)，通過人事檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)用，可自動(dòng)提供參與評(píng)審人員資料，綜合分析人員工作情況，提高科研評(píng)審效率。

（四）有效保護(hù)人事檔案原始材料

通過線上查閱檔案，可以極大方便檔案管理部門工作，也可以有效避免紙質(zhì)檔案出入庫過程中材料被篡改或遺失，有效避免了人事檔案出現(xiàn)涂改、造假等情況；還可以減少查閱過程中紙質(zhì)檔案的磨損，有效保護(hù)人事檔案的原始材料。

四、科研院所人事檔案信息化管理對(duì)策

（一）充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的必要性

隨著人事檔案工作地位的提高，公眾對(duì)人事檔案的關(guān)注度也逐漸提升，人們開始關(guān)注檔案信息的公開性和真實(shí)性，尋求人事檔案可以提供的服務(wù)價(jià)值，這些訴求依靠傳統(tǒng)的人事檔案管理方式是不可能實(shí)現(xiàn)的，必須依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)來完成。加快人事檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理，是人事檔案整體工作走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的必然途徑。

科研院所人事檔案的信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工作，必須在充分明確此項(xiàng)工作必要性、重要性的基礎(chǔ)上，將檔案信息化建設(shè)列入單位發(fā)展規(guī)劃和重點(diǎn)工作，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范部署，制定檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，在人員力量、物資保障、財(cái)政支持等方面做好保障計(jì)劃。同時(shí)，檔案管理部門要與相關(guān)信息化技術(shù)部門通力配合，共同完成人事檔案信息化建設(shè)工作。

（二）夯實(shí)檔案信息化建設(shè)根基

（1）加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入?？蒲性核耸聶n案信息化管理，必須有完善的設(shè)備設(shè)施保障，這就要在檔案庫房條件、基礎(chǔ)硬件設(shè)備等方面加大投入?？蒲性核獙?duì)檔案庫房、閱檔室的位置和面積等進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，方便信息化建設(shè)和后期利用。（2）建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。除了硬件設(shè)備統(tǒng)一外，科研院所應(yīng)采用統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)版本，統(tǒng)一采集標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)格式。規(guī)范統(tǒng)一人事檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)，制定明確的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，對(duì)存儲(chǔ)格式、編號(hào)序號(hào)、圖像轉(zhuǎn)換等進(jìn)行細(xì)致規(guī)定。只有實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，才能實(shí)現(xiàn)信息資源平臺(tái)的數(shù)據(jù)集成與交換，減少不必要的轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源的互通與共享。

（三）豐富信息化管理內(nèi)容

針對(duì)科研院所人事檔案管理存在的信息收集難度大、個(gè)人信息缺失等諸多問題，可利用信息化技術(shù)完善科研機(jī)構(gòu)人員獎(jiǎng)勵(lì)登記系統(tǒng)，并鼓勵(lì)工作人員自行填寫相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)信息，豐富人事檔案的獎(jiǎng)勵(lì)管理?xiàng)l目。人事檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行中，應(yīng)重視科研人員科研、工作情況的收集與分析，有效拓展人事檔案信息化數(shù)據(jù)的展示空間，同時(shí)合理設(shè)置安全權(quán)限，防止惡意攻擊影響人事檔案的信息化數(shù)據(jù)安全性、系統(tǒng)性、公正性。

為保證人事檔案信息化管理工作的穩(wěn)步落實(shí)，科研院所應(yīng)組建專門的信息化建設(shè)小組，由相關(guān)管理人員擔(dān)任小組領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)相關(guān)工作，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作。值得注意的是，在建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)，應(yīng)對(duì)相關(guān)錄入信息進(jìn)行多次核對(duì)，防止數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤對(duì)科研工作產(chǎn)生不利影響。

（四）保障信息化數(shù)據(jù)安全

要切實(shí)確保人事檔案在信息化建設(shè)和管理利用過程中信息資源的絕對(duì)安全，包括網(wǎng)絡(luò)安全（采用內(nèi)網(wǎng)）、移動(dòng)存儲(chǔ)媒介安全、電子化檔案軟件安全等，具體要點(diǎn)如下：（1）嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄、檔案信息掃描錄入、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與交換、備份安全等各環(huán)節(jié)；（2）在工作場(chǎng)地安裝監(jiān)控設(shè)備，安排專人定期調(diào)看監(jiān)控錄像，嚴(yán)禁工作人員借工作之便涂改檔案材料，嚴(yán)禁無關(guān)人員翻看檔案。使用、維修以及最終報(bào)廢現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備，均要嚴(yán)格執(zhí)行保密管理要求，確保不發(fā)生因設(shè)備緣故泄密情況。（3）信息化管理利用過程中，要加強(qiáng)技術(shù)保障，嚴(yán)格設(shè)置訪問權(quán)限，加密存儲(chǔ)和共享信息，并建立信息資源備份制度，規(guī)避檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。

（五）加快檔案信息化管理人才培養(yǎng)

科研院所要高度重視信息化人才的培養(yǎng)，完善人事檔案管理培訓(xùn)方案，不僅要提高檔案專業(yè)知識(shí)水平，還要提高檔案管理者的信息素養(yǎng)和信息技能，以適應(yīng)現(xiàn)代化和信息化的需要。同時(shí)，重視人事檔案管理人員的政治素質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，保護(hù)檔案安全，以此打造一支既精通干部人事檔案管理專業(yè)知識(shí)，又擅長(zhǎng)信息化技術(shù)的全能型人事檔案管理人才隊(duì)伍。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著信息化時(shí)代的到來，信息化技術(shù)逐漸在科研院所管理與科研等各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛運(yùn)用。在科研院所日常管理中，通過人事檔案信息化建設(shè)，可有效提高檔案管理效率，優(yōu)化管理流程，保障信息安全，從而為人事管理工作提供可靠服務(wù)，進(jìn)而提升整個(gè)科研院所核心競(jìng)爭(zhēng)力。