新時(shí)期高校系部行政秘書的角色定位研究

牛曉倩

摘 要 在新時(shí)期，教育領(lǐng)域的變化發(fā)展對高校系部行政秘書的角色定位提出了更高的要求，即要求行政秘書結(jié)合社會(huì)發(fā)展對教育部門的要求來提升自己的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)能力。文章在闡述行政秘書基本職能的基礎(chǔ)上，結(jié)合社會(huì)發(fā)展對高校行政秘書提出的要求，就如何提升行政秘書基本素質(zhì)進(jìn)行策略分析。

關(guān)鍵詞 高校 行政秘書 職能定位

中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

高校行政秘書是系部行政工作的重要組織者、承擔(dān)者，且負(fù)責(zé)和其他院系、部門進(jìn)行溝通交流。在新時(shí)期，各個(gè)高校的管理體系愈發(fā)成熟， 相應(yīng)地，對行政秘書的要求也不斷提高。在這樣的背景下， 高校行政秘書需要進(jìn)一步明確自身的職能定位，結(jié)合有關(guān)要求來不斷提升自己的職業(yè)能力。

1行政秘書的工作職能分析

行政秘書是高校領(lǐng)導(dǎo)組織和管理學(xué)校各項(xiàng)工作的“左膀右臂”，也是對廣大師生服務(wù)的服務(wù)者。行政秘書的工作屬性包含以下幾點(diǎn)：第一，辦事。組織院系領(lǐng)導(dǎo)和教職工召開會(huì)議，做好會(huì)議文案記錄。第二，參謀。為院系領(lǐng)導(dǎo)的工作出謀劃策，比如在院系領(lǐng)導(dǎo)需要組織工作的時(shí)候行政秘書要發(fā)揮參謀，給出意見。

2新時(shí)期高校系部行政秘書所需要具備的意識

第一，服務(wù)意識。行政秘書的基本角色意識是服務(wù)意識，根據(jù)上文分析發(fā)現(xiàn)，行政秘書的主要職能是參謀和助手，服務(wù)對象是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生，基于它的這個(gè)屬性，行政秘書需要樹立服務(wù)意識，在服務(wù)意識的作用下來簡化學(xué)校日常管理。同時(shí)，行政秘書還需要具備服務(wù)師生的服務(wù)意識，為教師查閱資料提供幫助。第二，學(xué)習(xí)意識。新時(shí)期，高校行政秘書還需要具備積極的學(xué)習(xí)意識，具體要求其能夠隨著高校的發(fā)展來不斷提升自己處理各項(xiàng)事務(wù)的能力。同時(shí)，行政秘書所掌握的處理問題的能力也需要跟著時(shí)代的發(fā)展而不愿發(fā)展，在新時(shí)代的背景下掌握更多的服務(wù)管理意識和管理理念。①行政秘書需要通過學(xué)習(xí)提升自己的業(yè)務(wù)能力。寫作能力是行政秘書所需要具備的一個(gè)基本能力，行政秘書要通過閱讀和思考來掌握更多的寫作知識、技巧，并在日常進(jìn)修文學(xué)、公共關(guān)系管理學(xué)知識。②行政秘書要采取措施提升自己的綜合素質(zhì)。行政秘書在平時(shí)需要和高校領(lǐng)導(dǎo)直接交流，負(fù)責(zé)處理領(lǐng)導(dǎo)的日常瑣碎工作，因此要求行政秘書具備良好的溝通交流能力，對待學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的主張和教師、學(xué)生的反饋能夠發(fā)揮出自身的溝通交流作用。第三，艱苦奮斗的意識。行政秘書的工作內(nèi)容十分繁雜，在工作到時(shí)候經(jīng)常會(huì)因?yàn)檫^度勞累而出現(xiàn)一些恐慌的心理，為了能夠更好的做好本職工作需要行政秘書樹立一種艱苦奮斗的思想意識，將這種積極奮斗的意識作為重要支撐來更好的完成各項(xiàng)工作。第四，創(chuàng)造意識。行政秘書的工作職責(zé)是服務(wù)，但是隨著新時(shí)代的到來，在行政秘書工作領(lǐng)域開始出現(xiàn)了更多新的思想理念，行政秘書新時(shí)代背景下的理念創(chuàng)新不僅能夠帶來的新的思想理念，而且還會(huì)讓行政秘書的工作更加適應(yīng)高校發(fā)展需求。在新時(shí)期，高校行政秘書在工作中要善于打破以往的思考模式，標(biāo)新立異，從而更好的發(fā)揮出行政秘書在高校管理中的作用。第五，機(jī)密性。行政秘書在平時(shí)的工作中會(huì)經(jīng)常和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)接觸，在和領(lǐng)導(dǎo)接觸的過程中會(huì)涉及到一些機(jī)密文件，聽取系部領(lǐng)導(dǎo)所談及的一些機(jī)密話題。對待這些話題，行政秘書要具備良好的保密意識，面對復(fù)雜的問題時(shí)刻保持清醒的頭腦，對于自己不該說的話不能夠說，對于一些不能夠說的話堅(jiān)決不說。

3新時(shí)期高校系部行政秘書培養(yǎng)對策

3.1行政秘書要具備一定的思想政治素質(zhì)

行政秘書在平時(shí)工作的時(shí)候要具備良好的思想政治素質(zhì)，在良好思想政治素質(zhì)的作用下確保能夠順利開展各項(xiàng)工作。行政秘書在平時(shí)的個(gè)工作中需要嚴(yán)格遵循學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，在工作中時(shí)刻保持較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，在責(zé)任心和事業(yè)心的作用下不斷提升自己的職業(yè)道德修養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)精神等。

3.2行政秘書要具備良好的心理道德素質(zhì)和文化素養(yǎng)

作為系部的行政秘書人員，在平時(shí)的工作中需要具備足夠的專業(yè)文化素養(yǎng)，行政秘書人員在平時(shí)工作中接觸最多的是文書檔案，在這樣的職能要求下對行政秘書人員的專業(yè)文化素養(yǎng)有著較高的要求。如果行政秘書人員不具備一個(gè)良好的文化素養(yǎng)，加上沒有掌握業(yè)務(wù)技能，是無法勝任工作的。

為此，行政秘書人員在工作中需要具備良好的文化素養(yǎng)，同時(shí)，在具備良好文化素養(yǎng)的同時(shí)行政秘書還需要具備良好的心理文化素質(zhì)。在平時(shí)的系部工作中行政秘書每天所接觸的工作量十非常大的，細(xì)節(jié)復(fù)雜，還會(huì)面臨一些突發(fā)事件的處理，行政秘書在工作的時(shí)候會(huì)承擔(dān)較大的心理壓力，行政秘書只有具備良好的心理素質(zhì)才能夠更好的處理這些復(fù)雜的工作。在選拔和培育行政秘書人員的過程中需要按照高校發(fā)展的基本要求對其開展必要的培訓(xùn)管理，提升他們面對復(fù)雜問題的處理能力和應(yīng)對麻煩的抗挫折能力。

4結(jié)束語

綜上所述，在高校管理過程中系部行政秘書具備比較多的角色，在平時(shí)的工作中除了是系部行政工作的重要承擔(dān)人員，而且還是系部領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”，是辦公室內(nèi)部的重要協(xié)調(diào)監(jiān)督管理人員，在平時(shí)的工作中需要為廣大師生服務(wù)。基于行政秘書的這種屬性需要行政秘書在工作中明確自己的角色定位，并在平時(shí)工作中通過積極的學(xué)習(xí)和思考來全面提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而使得個(gè)人能力更好地適應(yīng)新時(shí)期高校發(fā)展需求。

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