新形勢下做好干部人事檔案管理工作的探討

摘要：新時期，干部人事檔案的社會價值、文化價值以及經(jīng)濟(jì)價值不斷凸顯，在單位選人用人中作用也日益凸顯。如何優(yōu)化干部人事檔案管理內(nèi)容與機(jī)制，推動人事檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，是每一個人事檔案管理人員需要關(guān)注和研究的課題。文章就干部人事檔案管理工作進(jìn)行分析，闡述干部人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，指出當(dāng)下存在的主要問題，并提出自己的建議，旨在能夠幫助人事檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念和創(chuàng)新方式，全面提升單位檔案管理工作的實(shí)效。

關(guān)鍵詞：人事檔案;干部;現(xiàn)實(shí)意義;對策;問題

一、干部人事檔案管理概述

（一）干部人事檔案管理的概念

所謂干部人事檔案管理，主要指單位在人事管理中，對干部的各項(xiàng)基本信息進(jìn)行收集、整理、鑒別、歸檔、統(tǒng)計、管理、開發(fā)、利用的一項(xiàng)工作。具體到當(dāng)前實(shí)踐中，干部人事檔案管理可以細(xì)分化人事檔案信息化管理與人事檔案實(shí)體化管理兩類。前者主要是指對人事檔案的原件材料進(jìn)行管理;后者則更加側(cè)重于從檔案利用的角度對人事檔案進(jìn)行管理與開發(fā)[1]。由于人事檔案具有很強(qiáng)的專屬性、憑證性，所以必須要保留其原件，而不能一味搭建信息化的管理模式。

（二）干部人事檔案管理的特點(diǎn)

干部人事檔案管理工作具有以下五個特點(diǎn)：一是依附性。從干部人事檔案產(chǎn)生的源頭來看，干部人事資料通常產(chǎn)生于各種人事組織工作中，依附于人事組織工作。同時，這種依附性還體現(xiàn)在對人身的依附，即充分反映了干部的基本信息情況。二是專業(yè)性。干部人事檔案均需要單位內(nèi)部進(jìn)行專門化管理，是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，十分考量檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能、理論知識以及對政策法規(guī)的熟悉程度。三是政治性。干部人事檔案是單位組織人事部門選人、用人的重要依據(jù)和參考，是單位制定人才戰(zhàn)略的憑證[2]。四是服務(wù)性。從干部人事檔案管理工作的目的來看，干部人事檔案要服務(wù)于人事考核、人事選拔、人才建設(shè)、人才政策制定、人才引進(jìn)等各項(xiàng)工作。五是保密性。人事檔案不僅涉及具體干部的個人隱私，而且涉及許多人事任免信息。因此，在管理和使用的過程中，都必須要遵守相應(yīng)的保密規(guī)定，充分保障干部隱私。

二、新形勢下做好干部人事檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

（一）有利于做好單位選人用人工作，提升選人用人的科學(xué)性

干部人事檔案大致包括干部自傳資料、工作履歷資料、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)資料、考核獎勵資料、懲罰資料等內(nèi)容，能夠真實(shí)且完整地反映干部的思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及其他品格和經(jīng)歷。從某種程度上來看，甚至可以說“見檔如見人”。因此，做好干部人事檔案管理工作，可以為單位選人、用人決策提供重要的依據(jù)。單位領(lǐng)導(dǎo)以及人事部門通過查看人事檔案，可以詳細(xì)了解該干部，進(jìn)而作出相應(yīng)的人事決策，確保選人用人過程、結(jié)果合理合法合規(guī)。

（二）有利于確保干部人事檔案的真實(shí)性，更好地對干部進(jìn)行綜合考察

干部人事檔案詳細(xì)記錄了干部職業(yè)生涯的每一次進(jìn)步、每一次思想變化、每一個成功、每一段經(jīng)歷，具有連續(xù)性和銜接性。為了避免干部人事檔案失真，就必須要做好干部人事檔案管理工作，確保管理內(nèi)容、過程規(guī)范，減少檔案管理過程中的漏洞，嚴(yán)格人事檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出與使用。也只有在保證干部人事檔案真實(shí)的基礎(chǔ)上，才能后期對人事檔案進(jìn)行開發(fā)與利用。典型表現(xiàn)在，組織人事部門需要定期對干部進(jìn)行考核和審查，此時就需要查閱人事檔案中的相關(guān)信息。一旦檔案失真，那么組織人事部門將很難對干部進(jìn)行評定，甚至作出錯誤的評價。

三、新形勢下干部人事檔案管理工作中常見的問題

（一）干部人事檔案管理制度不健全

當(dāng)前，部分單位干部人事檔案管理工作存在填報不規(guī)范、審核不及時、信息不準(zhǔn)確、資料不齊全、資料不連貫等問題[3]。之所以出現(xiàn)上述問題，主要是因?yàn)楦刹咳耸聶n案管理制度不健全，制度的剛性作用沒有發(fā)揮出來。一是干部人事檔案立卷歸檔制度不健全，人事檔案資料的數(shù)量、內(nèi)容不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致后期管理、查閱、利用過程中出現(xiàn)爭議。二是干部人事檔案移交制度不健全，許多人事檔案資源未經(jīng)過嚴(yán)格的審核程序，難以確保干部人事檔案的真實(shí)性、完整性以及準(zhǔn)確性，影響單位選人用人工作。三是干部人事檔案管理制度單一，難以適應(yīng)新形勢下信息化管理、數(shù)字化管理的需求。部分單位尚未就數(shù)字干部人事檔案制定相關(guān)的規(guī)章制度，沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理制度進(jìn)行管理，容易導(dǎo)致檔案管理工作無序化。

（二）干部人事檔案信息化建設(shè)滯后

現(xiàn)階段，部分單位干部人事檔案信息化建設(shè)滯后，導(dǎo)致后期的檢索、傳輸、利用、開發(fā)等各項(xiàng)工作無法高效開展。具體而言，表現(xiàn)在如下幾個方面：一是部分單位硬件設(shè)施不完善，難以高效地對干部人事檔案資源進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化。例如，部分單位尚未引進(jìn)高速掃描儀、高拍儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施，導(dǎo)致紙質(zhì)類干部人事檔案的掃描緩慢，難以轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的電子文件[4]。二是部分單位人事檔案管理系統(tǒng)的功能單一，尚未搭建人事檔案開發(fā)與利用平臺。一方面，人事檔案管理系統(tǒng)與人力資源系統(tǒng)的的關(guān)聯(lián)度不高，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間在文件傳輸、文件共享、數(shù)據(jù)同步領(lǐng)域仍然存在壁壘，難以及時將最新的人事信息錄入到相關(guān)的人事檔案中。另一方面，人事檔案管理系統(tǒng)中缺乏文件格式轉(zhuǎn)化功能，無法有效記錄聲像、影像、圖片。三是人事檔案管理效率低下，單位應(yīng)用信息技術(shù)的意識和能力不強(qiáng)。首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)在干部人事檔案管理中的應(yīng)用不足，難以實(shí)現(xiàn)深度檢索、深度開發(fā)，不利于搭建現(xiàn)代化的干部人事檔案服務(wù)平臺。其次，智能算法技術(shù)在立卷歸檔中的應(yīng)用不足，沒有打通干部人事檔案各個管理流程，無法實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的基本目標(biāo)。最后，云儲存技術(shù)在干部人事檔案保存中的應(yīng)用不足，干部人事檔案的保存時限較短，且不利于節(jié)省計算機(jī)、硬盤中的存儲空間，不利于搭建人事檔案數(shù)據(jù)庫。

（三）干部人事檔案管理隊伍建設(shè)不科學(xué)

一是干部人事檔案管理人員數(shù)量不足，檔案管理工作壓力大。隨著時間的推移，單位干部人事檔案的數(shù)量越來越多，與此同時，部分單位沒有及時引進(jìn)和招聘人才，導(dǎo)致許多工作無法有效開展。二是培訓(xùn)內(nèi)容單一、方式欠缺創(chuàng)新。一方面，部分單位仍然停留在理論培訓(xùn)的階段，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和實(shí)踐操作能力有待提升[5]。另一方面，忽視從信息化建設(shè)的角度對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不利于培育檔案管理人員的創(chuàng)新意識，難以推動檔案管理工作朝著數(shù)字化、智能化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

（四）忽視干部人事檔案安全管理工作

部分單位對干部人事檔案安全管理缺乏足夠重視，過于強(qiáng)調(diào)人事檔案的開發(fā)與利用，存在一定的安全風(fēng)險。一是紙質(zhì)檔案安全管理不嚴(yán)格，尚未配備和完善相應(yīng)的安全管理設(shè)施，未執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理流程。二是數(shù)字檔案安全管理不科學(xué)，沒有充分將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到干部人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)，人事檔案加密、保密工作仍然有待加強(qiáng)。同時，事前病毒查殺以及事后備份防控等工作沒有落實(shí)，難以構(gòu)建全方位的檔案安全管理體系。三是干部人事檔案安全管理制度不健全，安全管理的重點(diǎn)和職責(zé)不明，存在安全管理漏洞。

四、新形勢下做好干部人事檔案管理工作的對策

（一）科學(xué)管理，制定干部人事檔案管理制度

為了確保干部人事檔案管理科學(xué)、規(guī)范，扎實(shí)推進(jìn)人事檔案管理工作，必須要優(yōu)化管理制度，強(qiáng)化制度的剛性約束作用。一是要嚴(yán)把干部人事檔案的質(zhì)量關(guān)，完善立卷歸檔機(jī)制。對于新形成的干部人事信息資料，必須要采取初審與復(fù)審相結(jié)合的方式，確保信息資料的格式內(nèi)容、數(shù)量符合相關(guān)的規(guī)定和要求。二是要健全干部人事檔案移交制度。干部人事檔案移交工作要本著“先審核、后移交”的基本原則，穩(wěn)步推進(jìn)人事檔案移交。尤其是引進(jìn)、招聘新人才過程中，必須由專門的檔案管理專責(zé)進(jìn)行考核，重點(diǎn)審核人才的年齡、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、政治面貌、獎懲等內(nèi)容。對于存在疑問、問題的，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的臺賬，并要求干部、其他人員或者檔案移交部門進(jìn)行說明，待說明無誤后，再行對臺賬進(jìn)行銷號，切實(shí)實(shí)現(xiàn)“審核一份、規(guī)范一份、移交一份”的目標(biāo)。三是要針對紙質(zhì)干部人事檔案以及數(shù)字干部人事檔案制定不同的規(guī)章制度，分別明確相關(guān)的權(quán)責(zé)、流程、分工。做到有據(jù)可依、有章可循。

（二）創(chuàng)新方法，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

信息化社會，充分應(yīng)用信息技術(shù)對干部人事檔案進(jìn)行管理與開發(fā)，形成“雙軌制”的檔案管理模式，能夠減少檔案管理成本以及工作壓力。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，一是要引進(jìn)并更新高速掃描儀、高拍儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施，對紙質(zhì)類的干部人事檔案進(jìn)行掃描處理，并形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。同時，有條件的單位可以安排專人對已經(jīng)數(shù)字化掃描的電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行二次檢查、比對，及時對不規(guī)范、不齊全的人事檔案進(jìn)行完善與補(bǔ)充，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)。二是要選擇科學(xué)實(shí)用的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)人事檔案微機(jī)化、系統(tǒng)化管理的目標(biāo)。一方面，單位可以通過技術(shù)手段來打破干部人事檔案管理系統(tǒng)與人力資源管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸壁壘、數(shù)據(jù)共享壁壘，及時將最新的人事信息錄入到相關(guān)的人事檔案中，保障人事檔案的時效性。另一方面，單位要優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)的功能，進(jìn)一步探索將與人事工作相關(guān)的聲像、影像、圖片錄入到系統(tǒng)中。三是要綜合應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、智能算法技術(shù)、云儲存技術(shù)。首先，可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對干部人事檔案進(jìn)行細(xì)分，設(shè)置不同的檢索條件、檢索目錄，提升人事檔案的檢索效率。其次，可以通過智能算法技術(shù)，設(shè)置人事檔案管理的自動化流程，實(shí)現(xiàn)人事信息一站式更新與錄入，減少檔案管理人員工作壓力。最后，可以通過云儲存技術(shù)對人事檔案進(jìn)行存儲或者備份。單位可以購置或者租賃阿里云、百度云等云儲存終端，并將人事檔案管理系統(tǒng)與云儲存終端進(jìn)行數(shù)據(jù)同步。

（三）夯實(shí)基礎(chǔ)，培育高水平的檔案管理隊伍

干部人事檔案管理工作離不開專業(yè)化、高素質(zhì)的人才隊伍。為此，必須要強(qiáng)化人才建設(shè)，聚焦干部培訓(xùn)，打造敢擔(dān)當(dāng)、有能力、講紀(jì)律的干部人事檔案管理隊伍。一是要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，充分考量人事檔案管理工作負(fù)荷和工作量，及時引進(jìn)高素質(zhì)人才，確保人事檔案管理工作可持續(xù)化。二是要從信息化建設(shè)的角度對干部人事檔案管理人員進(jìn)行綜合化培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)的能力。為此，要通過案例講解、實(shí)踐模擬等方式，讓檔案管理人員充分理解和應(yīng)用信息技術(shù)，推動干部人事檔案管理工作創(chuàng)新和改革。

（四）精準(zhǔn)定位，抓好干部人事檔案管理的“安全關(guān)”

干部人事檔案安全管理是一項(xiàng)重點(diǎn)工作，其工作成效將會直接影響干部人事檔案的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性。為此，必須要精準(zhǔn)定位，分別從三個角度把好“安全關(guān)”。第一，在紙質(zhì)檔案管理領(lǐng)域，要完善檔案室內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)施，施行辦公場所、整理場所、閱檔場所“三室分開”的機(jī)制，并配備防盜防潮、數(shù)字監(jiān)控的工具。同時，要明確干部人事檔案的查閱權(quán)限、查閱流程，建立相關(guān)的查閱臺賬，詳細(xì)記錄查閱信息。第二，在數(shù)字檔案管理領(lǐng)域，要嚴(yán)格施行干部人事檔案管理系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離機(jī)制，落實(shí)安全管理責(zé)任，提升干部人事檔案管理人員的安全意識。干部人事檔案管理人員要綜合采用防火墻、區(qū)塊鏈、數(shù)字水印、云加密、數(shù)字加密等新型的信息技術(shù)對干部人事檔案進(jìn)行加密處理，并對訪問IP以及U盤等介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格化管理，及時發(fā)現(xiàn)并查殺勒索病毒、非法程序、非法病毒。第三，完善人事檔案安全管理制度。一方面，明確安全管理重點(diǎn)，始終堅持干部人事檔案“凡轉(zhuǎn)必審”“凡進(jìn)必審”“凡提必審”的原則，對人事檔案的查詢、借閱、使用、轉(zhuǎn)交等環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)管控。另一方面，落實(shí)安全管理職責(zé)，用責(zé)任來約束檔案管理主體以及檔案使用主體，提升相關(guān)人員的責(zé)任意識。

五、結(jié)束語

作為記錄人事活動的重要信息載體，干部人事檔案在人事管理工作中的重要性不言而喻。為了更好地發(fā)揮干部人事檔案的價值，必須轉(zhuǎn)變工作思路，明確干部人事檔案管理的基本原則，創(chuàng)新干部人事檔案管理模式，最大限度地對干部人事檔案進(jìn)行開發(fā)與利用，進(jìn)而滿足單位選人用人的需求。具體而言，一是要科學(xué)管理，制定干部人事檔案管理制度;二是要創(chuàng)新方法，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè);三是要夯實(shí)基礎(chǔ)，培育高水平的檔案管理隊伍;四是要精準(zhǔn)定位，抓好干部人事檔案管理的“安全關(guān)”。相信隨著人事檔案管理人員能力不斷提升、思維不斷開拓，人事檔案管理工作會愈發(fā)規(guī)范科學(xué)。

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作者簡介：蔣濤（1975.10–）男，民族：漢，籍貫：甘肅永昌，學(xué)歷：本科，職稱：館員，研究方向：人事檔案管理。