企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策研究

胡英

摘 要：檔案管理的重要性不言而喻。通過對檔案資源的深入挖掘和利用，可以讓企業(yè)的方向更加正確、各項資源的配置更加合理，管理行為更加規(guī)范，從而進一步提高企業(yè)整體的管理水平，幫助企業(yè)在改革中實現(xiàn)蛻變。但由于新舊經(jīng)濟體制融合的并不徹底，檔案管理工作仍然存在著思想認識不足、工作模式滯后等問題，再加上信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，現(xiàn)有的檔案管理隊伍整體的素質(zhì)和能力并不能滿足信息化、數(shù)字化的建設(shè)需求，這就進一步阻礙了企業(yè)檔案管理工作的開展，削減了檔案的利用價值。在此文章就詳細的論述了企業(yè)開展檔案管理的重要作用，分析了在工作中出現(xiàn)的一些問題，并針對現(xiàn)狀提出了對應(yīng)的創(chuàng)新舉措作為工作的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;存在問題;解決對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.081

1 引言

檔案管理工作貫穿于企業(yè)發(fā)展的整個過程，具有明顯的管理性、系統(tǒng)性和綜合性特征。通過有效的管理，它可以為企業(yè)、為用戶提供最真實、最完整的數(shù)據(jù)信息，從而為企業(yè)各項資源的合理配置、為企業(yè)發(fā)展決策的制定和執(zhí)行提供重要的參考和指導(dǎo)，進而推動企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。而隨著市場經(jīng)濟的持續(xù)推進，傳統(tǒng)的管理方法、管理理念也呈現(xiàn)出了巨大的弊端，為了更好的滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求、提高管理質(zhì)量、突出檔案資源的服務(wù)和利用價值，對其進行創(chuàng)新勢在必行。但通過具體的觀察發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在開展檔案管理工作過程中對理論的運用要遠遠大于實踐，使得檔案管理工作缺失了良好的培育環(huán)境和實踐基礎(chǔ)，再加上管理人員能力的不足，尤其是對信息技術(shù)無法熟練運用，整體的管理效率并不高，與預(yù)期的效果還有一定的差距。

2 企業(yè)檔案管理的重要性

2.1 有助于提高企業(yè)的管理水平

從本質(zhì)上講企業(yè)檔案管理是企業(yè)各項信息的采集中心，它所收集到的資料正確與否、完整與否、真實與否都直接影響著企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。因此企業(yè)依據(jù)檔案資料會制定出科學(xué)有效地管理制度，會依據(jù)檔案中涉及的各種業(yè)務(wù)往來、管理數(shù)據(jù)正確分析出企業(yè)目前的發(fā)展形勢、把握住市場的發(fā)展規(guī)律和特點、緊密的聯(lián)系起企業(yè)運營的各個環(huán)節(jié)，從而不斷的提升企業(yè)各項經(jīng)濟活動的盈利和管理水平。

2.2 有助于提升企業(yè)的凝聚力

在現(xiàn)代企業(yè)制度下，人才是決定企業(yè)競爭力的核心要素之一，因此職工的穩(wěn)定才能保障企業(yè)的穩(wěn)定。而檔案不僅涉及企業(yè)的基本信息，也囊括了職工的基本信息，企業(yè)通過對其的深入分析，能夠幫助職工做好職業(yè)規(guī)劃，實現(xiàn)他們的成長與發(fā)展，同時檔案的真實性決定了它是證據(jù)提供的有力數(shù)據(jù)，它能保護企業(yè)與員工的利益不受到損害，在法律上得到保證，也使得各方面的責(zé)任更加明確，減少不必要的糾紛，從而確保職企關(guān)系的和諧與穩(wěn)定。

3 企業(yè)檔案管理工作中的主要問題

3.1 觀念落后

雖然企業(yè)都重視起了檔案管理工作，但大多數(shù)情況下并沒有把握住“重視”的度，沒有真正意義上去了解它的工作內(nèi)涵，沒有意識到它的重要性，沒有制定出科學(xué)、合理的規(guī)章制度來規(guī)范管理流程和行為，更沒有提供各種支持來為工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

3.2 信息技術(shù)應(yīng)用不足

雖然多數(shù)企業(yè)都在積極的探索信息技術(shù)在該領(lǐng)域內(nèi)的運用，也購置了大量的設(shè)備予以支撐管理工作，但在實際的工作過程中，信息技術(shù)的運用并不徹底，設(shè)備的利用率也較低。多數(shù)情況下管理人員還是依賴于傳統(tǒng)的工作模式，對信息設(shè)備也僅僅是利用了其基本的輸出和輸入功能，另外，計算機硬件存儲空間也相對較小，無法滿足更多檔案的存儲，意味著現(xiàn)代化設(shè)備的運用了較低。

3.3 隊伍能力不夠

一般在開展管理工作時都忽視了檔案管理工作的全面性和整體性，加之檔案管理部門也沒有配置專職人員，造成人員短缺、管理滯后的現(xiàn)象;其次檔案管理人員都對網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)的接觸較少，對設(shè)備的熟練程度也不高，無法推動檔案管理工作的信息化建設(shè)，基本還是沿用傳統(tǒng)的管理方法，管理起來較為困難。

4 加強企業(yè)檔案管理工作的有效措施

4.1 轉(zhuǎn)變管理思想

首先，企業(yè)要全面理解檔案管理工作的內(nèi)涵，意識到它對企業(yè)發(fā)展起到的積極作用，并利用媒體傳播形式向企業(yè)內(nèi)部予以廣泛的宣傳，讓每個部門、每個職工都能深刻的了解檔案管理，由此加大部門之間的相互配合和協(xié)調(diào)，從而為檔案管理工作的開展培育良好的環(huán)境和基礎(chǔ);其次，企業(yè)要根據(jù)檔案管理工作的特點以及內(nèi)容范圍來配置專業(yè)的管理人才，組建合格的管理隊伍。一方面可以通過組織集中學(xué)習(xí)的形式讓管理人員學(xué)習(xí)新的管理知識和技能，尤其是關(guān)于信息技術(shù)方面的內(nèi)容，企業(yè)可以聘請或邀請專業(yè)領(lǐng)域的人才來現(xiàn)場講課、現(xiàn)場指導(dǎo)，提高管理人員的信息技術(shù)使用能力，從而構(gòu)建出全新的信息化管理隊伍。

4.2 實現(xiàn)信息化建設(shè)

企業(yè)可以充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及其他媒體終端、手機、平板等載體，利用各類應(yīng)用軟件，建立開放服務(wù)中心，打造檔案資源共享平臺，從而創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作。另外，在進行合理的合作數(shù)據(jù)庫選擇上，應(yīng)保證對基本建設(shè)成本的供應(yīng)保障促進，通過其相應(yīng)的時間調(diào)整，從而確保對信息傳遞的精確性保障。對于數(shù)字檔案的規(guī)格管理，其實際的數(shù)據(jù)目錄，其實際的服務(wù)體驗，也有了較大的成本規(guī)劃處理。最重要的是利用信息技術(shù)來規(guī)范檔案管理。比如一些具有重要價值的文獻、資料、視頻、圖像等資料、憑證可以應(yīng)使用不可擦除型光盤，以免計算機系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時導(dǎo)致信息的

丟失。

4.3 完善管理制度

企業(yè)要結(jié)合自身的實際情況，在法律范圍內(nèi)建立屬于自己特色的工作機制，完善檔案工作信息化安全管理體系，將管理工作的“三納入、四參加、四同步”納入工作流程中，同時嚴格責(zé)任分工、規(guī)范過程管控，以此落實責(zé)任到人，從而約束從業(yè)人員的行為準則，同時輔以一些激勵機制，做到賞罰分明，確保管理工作的有效進行。以期通過完善的管理體系、科學(xué)的管理標準來提高管理工作的規(guī)范性。而其他部門也要按照這個標準來規(guī)范自己科室的檔案，并在統(tǒng)一的管理系統(tǒng)上進行資源的傳輸和分享。

5 結(jié)語

新時期的企業(yè)檔案管理工作被賦予了新的內(nèi)容和標準，迫切需要對其進行創(chuàng)新與發(fā)展。企業(yè)要尊重市場的發(fā)展規(guī)律，不僅要全面分析檔案管理工作中的不足，也要從自身做起，轉(zhuǎn)變管理觀念，加強人員隊伍建設(shè)，更要充分利用信息技術(shù)、完善的工作機制來推動檔案管理的信息化建設(shè)，構(gòu)建檔案管理工作的新格局，讓它的作用和價值得到充分的發(fā)揮。

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