試論新形勢(shì)下如何做好檔案移交與管理工作

張勝芳

摘 要：基于新形勢(shì)的背景之下，各項(xiàng)制度也在主動(dòng)地進(jìn)行革新，檔案管理制度也在改革的浪潮中如火如荼地進(jìn)行著。而如何確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案移交和管理工作可以緊跟時(shí)代的腳步，已然演變成現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位值得深思的課題。因此，我國(guó)為了提升機(jī)關(guān)檔案移交與管理工作質(zhì)量與推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，就是現(xiàn)階段面臨的關(guān)鍵問(wèn)題，而這個(gè)問(wèn)題的處理是刻不容緩的。對(duì)此，針對(duì)這一問(wèn)題展開(kāi)進(jìn)一步的論述。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案移交;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.014

在現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案移交與管理工作之中，第一件事情就是要強(qiáng)化對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度，緊接著使用切實(shí)可行的手段開(kāi)展檔案移交與管理工作，以此來(lái)促進(jìn)其工作質(zhì)量的全面提升。為了將機(jī)關(guān)檔案管理工作質(zhì)量加以提升，還應(yīng)當(dāng)將更多的時(shí)間和精力投入到對(duì)此項(xiàng)工作的研究與分析中，這樣才能從整體上將其工作質(zhì)量加以提升，以此來(lái)推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的健康發(fā)展。

1 建立健全檔案移交與管理制度

倘若想要將檔案移交與管理工作水平加以提升，那么一定要結(jié)合實(shí)際狀況構(gòu)建起切實(shí)可行的檔案移交制度以及檔案管理制度，在這兩種制度期間應(yīng)當(dāng)對(duì)以下幾個(gè)方面進(jìn)行明確規(guī)定：一是工作流程;二是日常行為，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在全面了解自身發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上，制定出切實(shí)可行的制度，制度要涵蓋以下幾個(gè)方面：一是檔案的收集;二是檔案的整理;三是檔案的運(yùn)作;四是檔案的編目;五是檔案的立卷;六是檔案的存儲(chǔ)等，在反復(fù)探索當(dāng)中慢慢將其優(yōu)化，同時(shí)要采取切實(shí)可行的措施確保每一項(xiàng)措施均能落實(shí)到實(shí)際工作中;第二，嚴(yán)格規(guī)定立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的可靠性，繼而促進(jìn)其案卷管理水平的全面提升。

2 提高檔案管理的重視力度及管理技術(shù)

從機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)來(lái)講，其應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的腳步，對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理予以高度重視，只有這樣才能將其信息化管理水平加以提升。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)將新型的檔案信息化管理技術(shù)滲透其中，更新檔案信息化管理軟件，確保其存在著一定的通用性，繼而滿(mǎn)足各個(gè)層次的人員需求。不只是這樣，還應(yīng)當(dāng)采取有效措施在數(shù)據(jù)備份以及存儲(chǔ)方面加以?xún)?yōu)化，以此來(lái)促進(jìn)其數(shù)據(jù)管理水平的有效提升。在第一時(shí)間對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案做好更新工作，旨在進(jìn)一步強(qiáng)化檔案的完整性，為每個(gè)檔案均可以發(fā)揮出最大價(jià)值提供應(yīng)有的保障。

3 提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和素養(yǎng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在指定的時(shí)間內(nèi)做好相應(yīng)的培訓(xùn)工作，為相關(guān)管理者灌輸重要的知識(shí)點(diǎn)，促使他們構(gòu)建起終身學(xué)習(xí)的理念，不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)與技能，將其道德品質(zhì)以及專(zhuān)業(yè)水平加以提升，為檔案移交與管理工作的順利進(jìn)行提供應(yīng)有的保障。不只是這樣，還應(yīng)當(dāng)將目光放在安全教育的上面，并在此基礎(chǔ)上做好檔案信息的安全保護(hù)工作?；诳茖W(xué)技術(shù)日益完善的背景下，來(lái)自以下幾個(gè)方面的因素影響到了檔案信息的安全性：一是系統(tǒng)自身故障;二是黑客攻擊;三是病毒侵入等，所以一定要對(duì)檔案管理系統(tǒng)加大監(jiān)管力度，以便可以將安全隱患消滅在萌芽之中。還要定期為檔案管理者詳細(xì)闡述可行的安全防范措施，將其技術(shù)水平加以提升，以此來(lái)促進(jìn)檔案信息化管理水平的全面提高。

4 加大對(duì)檔案移交與管理方面的投入力度

從事業(yè)單位的角度出發(fā)來(lái)講，其應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面加大對(duì)檔案移交與管理方面的投入力度：一是資金;二是制度;三是技術(shù)，旨在確保檔案管理工作可以順利進(jìn)行。應(yīng)當(dāng)對(duì)單位的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行科學(xué)分配，確保每筆資金都能做到專(zhuān)款專(zhuān)用，購(gòu)買(mǎi)一定數(shù)量的信息化管理設(shè)備，并將相關(guān)軟件引入其中，以此來(lái)確保檔案信息化管理的效果。在指定的時(shí)間內(nèi)邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家對(duì)本機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化工作加以指導(dǎo)，同時(shí)還要聘請(qǐng)相關(guān)技術(shù)者傳授相關(guān)技術(shù)，為人才儲(chǔ)備打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。為了確保檔案移交與管理工作的順利進(jìn)行，機(jī)關(guān)事業(yè)單位一定要建設(shè)獨(dú)一無(wú)二的檔案室，用來(lái)存儲(chǔ)檔案，以此來(lái)確保檔案的可靠性與真實(shí)性。除此之外，做好庫(kù)房管理工作，庫(kù)房里面應(yīng)當(dāng)擁有足夠的檔案設(shè)備，且設(shè)備質(zhì)量滿(mǎn)足相關(guān)要求。與此同時(shí)，還要擁有切實(shí)可行的檔案管理方案，并在此基礎(chǔ)上安排專(zhuān)業(yè)人士全權(quán)管理檔案，以便可以從整體上強(qiáng)化檔案保管的完整性。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案移交與管理工作存在一定的復(fù)雜性，基于新形勢(shì)的背景下對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，要求各機(jī)關(guān)事業(yè)單位一定要深刻意識(shí)到檔案移交與管理工作的重要意義，并將各種新型檔案移交與管理手段滲透其中，將檔案管理者的綜合能力加以提升，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化水平。立足于實(shí)際狀況，結(jié)合自身多年經(jīng)驗(yàn)提出了合理化建議，旨在可以為類(lèi)似工作提供有價(jià)值的信息，以充分確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案移交與管理工作的順利進(jìn)行。

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