檔案管理的重要地位及加強(qiáng)檔案管理的方法研究

劉志勇

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各種企事業(yè)單位都會(huì)在正常的經(jīng)營運(yùn)行中產(chǎn)生大量的重要資料和信息，因此，就需要對(duì)這些資料實(shí)施科學(xué)合理的檔案管理。檔案資料作為每個(gè)企事業(yè)單位的無形資產(chǎn)，直接影響著企業(yè)的運(yùn)營與發(fā)展，這就要求企事業(yè)單位必須對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管工作，對(duì)推動(dòng)企事業(yè)單位的順利發(fā)展有著極為重要的意義。本文就圍繞檔案管理工作的重要地位展開了全面的分析，并對(duì)加強(qiáng)檔案管理的有效途徑提出了一些建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;管理方法

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.009

檔案主要是指人們?cè)诟鞣N社會(huì)活動(dòng)中所直接或間接形成的，不同形式的且具有保存價(jià)值的記錄，其帶有一定的原始性特質(zhì)。具體到檔案管理的實(shí)際操作，管理人員可以通過對(duì)不同形式的資料信息實(shí)施分類、管理，然后在適合的時(shí)間對(duì)其中的重要信息實(shí)施利用，以此來發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值。從中我們可以了解到，檔案的管理工作具有極其重要的地位，因此，管理人員必須運(yùn)用科學(xué)有效的管理方法對(duì)檔案進(jìn)行管理。

1 簡述檔案管理工作的意義和實(shí)用價(jià)值

對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)有效的管理，不僅能夠?qū)ζ笫聵I(yè)單位的綜合業(yè)績有一個(gè)全面正確的了解，還能夠?qū)ζ笫聵I(yè)單位的管理能力有一個(gè)準(zhǔn)確的評(píng)估。檔案中記錄著企事業(yè)單位發(fā)展歷程中的優(yōu)秀成果，為企事業(yè)單位在未來的發(fā)展方向提供了詳細(xì)的參考依據(jù)，通過對(duì)這些資料進(jìn)行科學(xué)精準(zhǔn)的分析，來制定出利于企事業(yè)單位發(fā)展的可行性方案，對(duì)推動(dòng)企事業(yè)單位的全面發(fā)展具有重要的意義。隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無法滿足時(shí)代發(fā)展的需求，這就需要企事業(yè)單位通過不斷的改革與創(chuàng)新，結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，來構(gòu)建出科學(xué)合理的管理體制，以此來不斷優(yōu)化檔案管理的方式與方法，此外，企事業(yè)單位還要逐步更新自身的管理理念，運(yùn)用全新的管理理念與管理手段來加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)管工作，從而推動(dòng)企事業(yè)單位在市場競爭中的穩(wěn)定發(fā)展。

檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，作為考察依據(jù)的價(jià)值。檔案不同于其他普通文檔，它是具有法律效益的，擁有一定的權(quán)威性。根據(jù)檔案自身所具備的特性和自然的形成方式，令檔案的相關(guān)記錄更為客觀，能夠成為令人信服的有力證據(jù)。所以，檔案可以作為真實(shí)有效的憑證依據(jù)而存在[1]。比如，企事業(yè)單位重要文件存檔、手稿和印信等。第二，作為參考的價(jià)值。檔案因其從未被篡改過而成為最具可靠性的參考依據(jù)，大部分檔案有涉及親筆簽名或者手稿形式，其中還包括影像資料和錄音資料等，因此，檔案是可以客觀反映歷史的真實(shí)性資料，是最有利的事實(shí)憑證。與此同時(shí)，檔案的參考價(jià)值和內(nèi)容相當(dāng)廣泛和豐富，在任何地區(qū)和企業(yè)單位等都擁有自己的檔案管理部門，因此，當(dāng)遇到難題必須要參考檔案時(shí)，只需要當(dāng)相關(guān)的檔案管理部門就可以找到自己需要的東西。由此我們可以看出，檔案管理工作的重要性，作為檔案管理工作的管理人員，必須要對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，接收和保存好重要的檔案信息，在遵循相關(guān)法律條例的原則下落實(shí)好檔案的保密工作，加強(qiáng)自身的社會(huì)責(zé)任感和使命感。

2 淺析檔案管理的重要地位

2.1 客觀反映企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況

信息作為檔案管理的核心內(nèi)容，帶有一定的動(dòng)態(tài)性特質(zhì)。從企事業(yè)單位的自身發(fā)展而言，要想保持穩(wěn)定持久的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，就必須要加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)管工作，充分挖掘檔案的實(shí)用效用。具體到企事業(yè)單位的檔案資料，從中我們可以了解到企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，如創(chuàng)辦時(shí)間、經(jīng)營發(fā)展、階段目標(biāo)、人力資源等，檔案管理與企事業(yè)單位的發(fā)展有著不可分割的聯(lián)系，企事業(yè)單位的所有運(yùn)營情況，都記錄在檔案中，因此，企事業(yè)單位可以從檔案的相關(guān)信息中反映出單位的實(shí)際發(fā)展情況。

2.2 輔助人員作出決策

檔案管理能夠準(zhǔn)確的反映出企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，因此，可以為管理層的決策提供正確的參考依據(jù)。比如，針對(duì)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，管理層要對(duì)目前的經(jīng)營策略實(shí)施調(diào)整來順應(yīng)市場的千變?nèi)f化，就可以將檔案作為參考依據(jù)，對(duì)其中的資料進(jìn)行科學(xué)合理的分析，來作出正確的決策，檔案管理能夠確保信息的完整性，有利于管理層借助檔案信息來作出正確的決策，以此保障企事業(yè)單位的全面成長[2]。

3 加強(qiáng)檔案管理的有效途徑

3.1 推動(dòng)企業(yè)的信息化建設(shè)

圍繞具體的檔案管理工作來看，傳統(tǒng)的管理模式主要是采用紙質(zhì)檔案管理為主，這就需要開設(shè)專門的檔案室進(jìn)行檔案存放，不但會(huì)降低信息查閱的效率，還會(huì)增加檔案管理的工作成本。要想改變這種現(xiàn)狀，有關(guān)部門就必須不斷更新自身的管理觀念，將先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)有效的運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。

具體而言，可以借助互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)這些先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立科學(xué)合理的檔案數(shù)據(jù)庫，此外，還可以在企業(yè)或部門內(nèi)部建立內(nèi)網(wǎng)，以便檔案的錄入和使用。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)技術(shù)人員還可以對(duì)信息化的檔案管理設(shè)立對(duì)應(yīng)的檢索目錄，同時(shí)增設(shè)相應(yīng)的管理人員。通過信息技術(shù)的加入，可以有效的突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的局限，降低檔案管理的成本，為檔案信息的查閱提供了更為便捷的途徑。加強(qiáng)檔案管理，必須要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，利用一切先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的現(xiàn)代化管理，以此提升檔案管理的工作效率[3]。

3.2 構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理的信息化建設(shè)為檔案的管理工作提供了便捷，同時(shí)也凸顯了檔案的安全隱患問題，陳舊的檔案管理系統(tǒng)無法保障檔案信息的安全可靠性，這就需要相關(guān)技術(shù)人員對(duì)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)與完善，以確保其安全性。

究其根本，通過信息化技術(shù)對(duì)檔案實(shí)施管理，常會(huì)出現(xiàn)檔案信息失竊、病毒入侵、系統(tǒng)崩潰和黑客入侵等現(xiàn)象，對(duì)檔案管理工作的順利進(jìn)行產(chǎn)生了極為不利的影響。因此，具體到檔案管理工作，技術(shù)人員應(yīng)該采取遠(yuǎn)程存儲(chǔ)、冷備份和熱備份的手段，對(duì)檔案信息實(shí)施備份處理，與此同時(shí)，還應(yīng)將更多的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)運(yùn)用于管理環(huán)節(jié)中，例如內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)實(shí)施隔離、多子網(wǎng)關(guān)技術(shù)、客戶端IP與防火墻MAC地址綁定等，將這些先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作，可以有效的提升檔案管理的安全可靠性，避免了黑客入侵和信息丟失等問題的發(fā)生。

3.3 提升管理人員的綜合素養(yǎng)

提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，是推動(dòng)檔案管理工作順利開展的有力途徑。舉例來說，企事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理人員實(shí)施定期的專業(yè)知識(shí)普及和專業(yè)技能培訓(xùn)，讓管理人員可以在掌握傳統(tǒng)管理模式的前提下，不斷提升自身的網(wǎng)絡(luò)技能，以此來推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化管理。企業(yè)通過對(duì)檔案管理人員樹立正確的思想觀念，來加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案管理工作的重視，有利于管理人員更好的展開檔案管理工作，提升檔案管理工作的整體效率。

對(duì)此，企業(yè)應(yīng)該從自身的實(shí)際發(fā)展情況出發(fā)，明確檔案管理的相關(guān)需求，加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)技能的提升，使管理人員的綜合能力能夠達(dá)到檔案管理的要求。加強(qiáng)檔案信息的管理工作，則必須不斷完善管理人員的綜合技能，從而充分的挖掘檔案管理的實(shí)際效用。

4 結(jié)語

檔案管理對(duì)企事業(yè)單位的順利發(fā)展有著非常重要的影響，因此，管理人員必須對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，并通過對(duì)管理方法不斷的創(chuàng)新與完善，來充分挖掘出檔案管理的實(shí)用價(jià)值，以此提升檔案管理的工作效率。

參考文獻(xiàn)

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[3]尹君.檔案管理的重要地位及加強(qiáng)檔案管理的方法研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（09）：78.