規(guī)范化管理企業(yè)人事檔案

黃靜

【摘 要】企業(yè)人事檔案是指勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲等工作中形成有利于各個組織全面地考察了解和正確選拔使用人才的文件材料，也是國家檔案的組成部分。隨著人才市場的發(fā)展，新經(jīng)濟組織的建立和社會保險辦理等，企業(yè)人事檔案為維護(hù)企業(yè)職工的合法權(quán)益發(fā)揮了重要作用。文章主要論述了規(guī)范化管理企業(yè)人事檔案的具體措施，供相關(guān)人員參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)人事檔案;管理;紙質(zhì)與數(shù)字化檔案共存

【中圖分類號】G275.9 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）10-0172-03

在收集、整理、編目企業(yè)人事檔案的過程中，常遇到檔案材料不齊全或不完備，內(nèi)容不清楚的材料進(jìn)入檔案，在接待檔案利用者過程時，部分閱檔者不清楚企業(yè)人事檔案的內(nèi)容和分類，不知如何查閱，也時常遇到不具備查閱檔案條件的人員前來要求查閱和利用檔案等情況。究其原因多是對企業(yè)人事檔案不了解造成的。因此，強化企業(yè)人事檔案及管理意識，理解企業(yè)人事檔案概念對企業(yè)實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理意義重大。

1 夯實企業(yè)人事檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

（1）隨著《中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42—2009）的發(fā)布與實施，確立企業(yè)內(nèi)部檔案工作原則、制度，統(tǒng)一企業(yè)館室之間的標(biāo)準(zhǔn)，有效地促進(jìn)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作規(guī)范化。企業(yè)人事檔案的管理是企業(yè)檔案管理的專業(yè)檔案之一，是一個動態(tài)的過程，企業(yè)人事檔案的形成是隨著當(dāng)事人成長而連貫性補充與累積新內(nèi)容的過程。維護(hù)本企業(yè)人事檔案完整、及時和安全，使本企業(yè)人事檔案提供利用和轉(zhuǎn)遞歸檔符合組織手續(xù)及程序有據(jù)可依，為保證本企業(yè)每個職工職業(yè)生涯歷史記錄完整、準(zhǔn)確，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)定期和不定期地認(rèn)真開展人事檔案全面清查整理工作，對清查審核工作中存在的問題，例如業(yè)務(wù)部門形成的個人材料不及時移交檔案部門，職工已調(diào)出，但其人事檔案還在原單位，形成的個人材料不蓋章、不簽名，形成的個人材料無開頭、過程、結(jié)論等。通過查找原因逐一開展收集、補充完善、移交、分類整理、編目等工作，加強企業(yè)人事檔案管理的組織建設(shè)和工作職責(zé)，使企業(yè)人事檔案管理工作更加科學(xué)合理。

（2）全面提升企業(yè)人事檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，不斷加強工作技能和法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需求認(rèn)真落實培訓(xùn)方案，培訓(xùn)形式和授課內(nèi)容主要圍繞職工人事檔案收集、鑒別保管與保護(hù)、職工人事檔案歸檔與整理及職工人事檔案提供利用與傳遞進(jìn)行講解，完成分類、整理、編目、裝訂職工人事檔案等操作，并對學(xué)員學(xué)習(xí)和授課效果進(jìn)行測評。通過實訓(xùn)促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部職工精通本職工作，提升業(yè)務(wù)技能實踐，支持企業(yè)人事檔案管理工作人員繼續(xù)教育或輪訓(xùn)，增強他們依法管檔的意識，豐富知識儲備，更新思想理念。企業(yè)人事檔案工作是一項政治性、政策性、綜合性很強的工作，事業(yè)要發(fā)展，檔案隊伍是關(guān)鍵，因此企業(yè)要努力造就一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案人員隊伍。努力營造上下講擔(dān)當(dāng)、轉(zhuǎn)作風(fēng)、挑重?fù)?dān)、抓落實的良好工作氛圍。

（3）加快檔案人才的培養(yǎng)，完善檔案人才評價機制，將檔案職業(yè)資格與檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審相結(jié)，激勵檔案從業(yè)人員及時更新專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)能力，從而提升檔案從業(yè)人員整體素質(zhì)，使企業(yè)人事檔案管理人員知識化、專業(yè)化、年輕化，擴大企業(yè)人事檔案專業(yè)人才隊伍規(guī)模，為檔案事業(yè)發(fā)展提供人才保證。

2 不斷加強和優(yōu)化企業(yè)人事檔案綜合安全防控體系

企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理的一項重要內(nèi)容，其真實性、可靠性由該企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。企業(yè)人事檔案隨人流動，接收部門必須對所接收的人事檔案的可靠性、真實性負(fù)責(zé)。企業(yè)人事檔案各項業(yè)務(wù)工作的起點和基礎(chǔ)是企業(yè)人事檔案收集工作，是決定企業(yè)人事檔案的價值大小，關(guān)系企業(yè)人事檔案能否為利用者提供有用信息、能否發(fā)揮憑證作用，影響企業(yè)人事檔案信息服務(wù)的質(zhì)量，甚至?xí)萍s企業(yè)人事檔案工作的有效和全面開展。

加大檔案法律的宣傳，強化部門檔案意識，把握材料形成規(guī)律，努力做到真實、完整、及時、規(guī)范?！陡刹繖n案工作條例》第二十二條規(guī)定：“各級黨和國家機關(guān)人民團(tuán)體企事業(yè)單位的有關(guān)部門，要建立主動送交干部檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的干部檔案材料送交有關(guān)干部檔案管理部門歸檔?！眹?yán)格執(zhí)行歸檔和檔案移交接收制度，檔案管理按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則進(jìn)行管理，確保企業(yè)人事檔案材料移交、審核登記、責(zé)任到位、及時歸檔，從源頭抓好企業(yè)人事檔案收集質(zhì)量，促進(jìn)收集工作的制度化、規(guī)范化。歸檔材料的內(nèi)容必須真實，檔案內(nèi)容要齊全、完整，不得將虛假材料、不符合歸檔要求的材料歸入檔案，保證檔案嚴(yán)肅性、有效性。歸檔案材料必須屬于同一立卷對象，歸檔材料應(yīng)為原件，要求填寫規(guī)范，手續(xù)完備，整套材料完整齊全。歸檔案材料不得使用復(fù)印件，補充收集的歷史久遠(yuǎn)的材料，各類證書、證件等復(fù)印件要存檔的，必須注明復(fù)制時間，并加蓋材料制作單位公章或人事關(guān)系所在單位公章。個人撰寫的材料應(yīng)有形成時間、本人簽字。歸檔材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（297 mm×210 mm）的公文用紙，材料左邊應(yīng)留有25 mm的裝訂邊。檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。超出國際標(biāo)準(zhǔn)A4的材料，需向內(nèi)折疊成國際標(biāo)準(zhǔn)A4大小。書寫材料要符合耐久性要求，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等不耐久材料書寫的字跡。

建立企業(yè)人事檔案管理目錄，填寫內(nèi)容信息準(zhǔn)確與實物檔案必須一致，并按姓氏編號法檢索職工人事檔案。堅持按照企業(yè)人事檔案原則和特點及基本方法和步驟進(jìn)行企業(yè)人事檔案的整理，使用的人事檔案卷夾、卷盒規(guī)格式樣和質(zhì)量符合DT/T24的要求。做到嚴(yán)格鑒別、分類準(zhǔn)確、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。①審核接收。檔案部門對各承辦或形成部門歸檔的人事檔案質(zhì)量，按照人事檔案移交清單進(jìn)行審核，對符合歸檔要求的檔案，辦理接收手續(xù)。②分類。按照人事檔案內(nèi)容分為10類。第一類是履歷材料。第二類是自傳材料。第三類是鑒定（含自我鑒定）、考察考核材料。第四類是學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況;材料細(xì)分為學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績，專業(yè)技術(shù)情況，以及反映科研學(xué)術(shù)水平材料、培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進(jìn)修）登記表。第五類是政審材料。第六類是加入黨團(tuán)及民主黨派的材料。第七類是獎勵材料（材料包括科技和業(yè)務(wù)獎勵）。第八類是處分材料。第九類是工資、任免、錄用、聘用、解聘、辭退、退（離）休、軍銜、復(fù)退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、出國、出境及代表登記表等材料;細(xì)分為工資、待遇方面的材料，錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、退職方面的材料，出國、出境方面的材料，退（離）休、各種代表會代表登記表方面的材料。第十類是其他可供組織上參考且有保存價值的材料。③排序。各類材料中，主要按其形成時間，結(jié)合成套性等對每份材料進(jìn)行排序。每份完整的材料為一份（包括附件）;材料形成時間一般要采用材料落款標(biāo)明的最后時間，復(fù)制的檔案材料是采用原材料形成時間。第一類材料：更改姓名的材料排在前面，其余按材料形成時間由遠(yuǎn)到近的順序排序。第五、八類材料：先按事件分別集中，再按事件的時間排序;每個事件中的材料，批復(fù)在前，結(jié)論及附件在后。第六類材料：先按加入黨、團(tuán)、民主黨派的材料分別集中，再按其時間排序;志愿書在前，申請書及其他材料在后。第九類材料：按小類集中排序;各小類中按材料形成時間由遠(yuǎn)到近的順序排序。其他類材料：按材料形成時間由遠(yuǎn)到近的順序排序。④編號。根據(jù)歸檔材料的分類和在所屬各類中的排序，以及頁數(shù)，編寫類號、順序號和頁號。類號為每份材料所屬的類別號（第一類至第十類），分別用“一”至“十”表示。順序號為每份材料在各類中的流水編號，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。頁號為每份材料的流水編號，已有頁號的可不再編寫;在有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號;單面書寫的材料在右下角編寫;雙面書寫的材料，正面在右下角，背面在左下角編寫;用鉛筆編寫。每份材料要按順序編頁號，各份材料之間不連續(xù)編頁號。⑤類序號章。每份材料排定類號、順序號和編寫頁號后，在每份材料第一頁的右上角使用藍(lán)色或黑色印油加蓋類序號章，將類號、順序號和實有頁數(shù)，用鉛筆填寫在相應(yīng)欄目中。⑥編目。歸檔材料應(yīng)根據(jù)分類和類序呈順序，編制《檔案內(nèi)容》《檔案目錄》。⑦裝訂。將歸檔材料及檔案目錄，裝訂入人事檔案卷夾中。人事檔案卷夾需要使用統(tǒng)一規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案卷夾。材料大于A4紙型折疊，對破損進(jìn)行裱糊，卷角、褶皺進(jìn)行壓平。字跡工整，目錄清楚，無粘貼涂改，材料形成時間填寫無誤，材料與目錄相符，材料份數(shù)和頁碼計算準(zhǔn)確。將目錄及材料進(jìn)行排序，順序為目錄在前，材料在后;具體為《檔案內(nèi)容》在最前，之后是《檔案目錄》，最后是人事檔案材料;按第一至十類順序排列。已經(jīng)排列好的目錄及材料，以其底面和左側(cè)面齊，在左邊打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）83 mm，下孔距材料底邊54 mm，孔中心距左邊沿12 mm，孔直徑為5 mm。分類準(zhǔn)確，材料排列有序，層次清楚。⑧裝盒。人事檔案卷夾采用A4統(tǒng)一規(guī)格的人事檔案卷夾。將裝訂好的案卷裝入人事檔案盒，在人事檔案卷夾、卷盒的相應(yīng)位置，用碳素筆等耐久字跡填寫姓名、籍貫、檔號（檔號中的全宗號可用鉛筆填寫）等內(nèi)容，書寫姓名時不得用同音字或不規(guī)范的簡化字。檔案材料裝訂后，表面平整、無脫頁漏裝、無損壞文字的材料。認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《保守國家秘密法》，嚴(yán)遵守安全保密制度;做到“嚴(yán)格鑒別分類準(zhǔn)確排列有序目錄清楚裝訂整齊”的同時，強調(diào)不能“欠”整理，也不能“過”整理。統(tǒng)一編制全宗號，規(guī)范企業(yè)人事檔案分類編號，企業(yè)人事檔案入庫應(yīng)是完成了分類整理、編目建賬的案卷，按姓氏編號法陳列方式保存，數(shù)量與分類目錄相一致，做到賬物相符。

企業(yè)人事檔案收集工作與企業(yè)人事檔案轉(zhuǎn)遞工作密切相關(guān)，企業(yè)人事檔案轉(zhuǎn)遞必須安全、及時、規(guī)范、合格，按照歸屬明確流向，確保企業(yè)人事檔案有來源、有去處，避免“無頭檔案”的產(chǎn)生。對產(chǎn)生的企業(yè)人事檔案資料從收集歸檔到移交統(tǒng)一集中管保，企業(yè)人事檔案提供利用必須嚴(yán)格按檔案查借閱制度執(zhí)行，查借閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，做到企業(yè)人事檔案的收集工作、整理工作、歸檔工作、安全保管工作、提供利用工作和企業(yè)人事檔案轉(zhuǎn)遞工作等環(huán)節(jié)有登記，手續(xù)完備，檔案完整齊全。定期對企業(yè)人事檔案工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，促進(jìn)維護(hù)職工檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性。入庫的企業(yè)人事檔案按規(guī)定排架，定期對庫藏檔案進(jìn)行清理、核對，做到賬物相符。企業(yè)人事檔案進(jìn)出庫房要嚴(yán)格檢查，嚴(yán)格登記。

企業(yè)人事檔案安全保護(hù)基本指導(dǎo)思想是“以防為主，防治結(jié)合”。企業(yè)人事檔案裝具必須防火、防盜、防塵，檔案庫房按照《中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42—2009）做好“八防”工作，設(shè)備、設(shè)施和安全措施要做到經(jīng)常性檢查，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫度、濕度。企業(yè)人事檔案庫房面積應(yīng)滿足發(fā)展需要，樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求，應(yīng)在明顯的位置設(shè)置“嚴(yán)禁煙火”的警示標(biāo)牌;企業(yè)人事檔案庫房設(shè)置必須遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，不得靠近盥洗室、鍋爐房、民居、餐館;無特殊保護(hù)裝置一般不設(shè)置在地下層或頂層;企業(yè)人事檔案庫房所在地，高壓輸電線不得架空穿過。企業(yè)人事檔案工作用房必須做到“三室”分開，即辦公室、閱覽室、檔案庫房分開。企業(yè)人事檔案防護(hù)工作，做好“八防”工作，定期檢查庫存檔案，及時修補破損褪色、霉變檔案。按時換放防蟲、防霉藥劑;要保持庫房的清潔整齊，庫房適宜溫度為14～24 ℃，相對濕度為45%～65%。

企業(yè)人事檔案作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，應(yīng)該建立有效的檔案監(jiān)督檢查機制加強督導(dǎo)，推進(jìn)檔案法治建設(shè)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級集中管理是檔案工作的組織原則和管理體制，按照《檔案法》及黨和國家的有關(guān)規(guī)定主管檔案事業(yè)。推進(jìn)檔案法治建設(shè)，充分利用現(xiàn)代科技，制定和完善檔案制度規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)并實施監(jiān)督檢查，促進(jìn)規(guī)范化管理良性發(fā)展。加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)管，把握長期積累的經(jīng)驗，從企業(yè)人事檔案接收到企業(yè)人事檔案查詢，形成整個過程的操作原則。嚴(yán)格按照制度履行職責(zé)、行使權(quán)力、開展工作構(gòu)建企業(yè)人事檔案安全體系，健全檔案行政執(zhí)法機制，落實教育培訓(xùn)、監(jiān)督檢查、考核問責(zé)等，實現(xiàn)統(tǒng)一管理和維護(hù)企業(yè)人事檔案的完整和保管安全。

3 推進(jìn)企業(yè)人事檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化時代，企業(yè)人事檔案數(shù)字化和信息化是企業(yè)人事檔案的發(fā)展趨勢。正確把握紙質(zhì)檔案數(shù)字化的范圍、掃描圖像的相關(guān)參數(shù)、相關(guān)技術(shù)的實現(xiàn)方式、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的細(xì)節(jié)等方面。企業(yè)人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)注意及時對相關(guān)技術(shù)進(jìn)行分析和總結(jié)，這對促進(jìn)企業(yè)人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展具有一定的指導(dǎo)意義。企業(yè)人事檔案數(shù)字化必須“嚴(yán)格管理、安全保密、方便利用”，實施企業(yè)人事檔案數(shù)字化工作要做好前期準(zhǔn)備工作，做到具體流程量化、精細(xì)，系統(tǒng)日常監(jiān)控“三員分離”。制定安全保密應(yīng)急預(yù)案，規(guī)定事件的級別和啟動條件，企業(yè)人事檔案管理信息系統(tǒng)的物理環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、主機、應(yīng)用系統(tǒng)每年至少進(jìn)行一次技術(shù)風(fēng)險評估，完善管理制度、改進(jìn)工作流程，確保各項安全保密措施落實到位。嚴(yán)格企業(yè)人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為企業(yè)人事數(shù)字檔案過程中的現(xiàn)場工作紀(jì)律。參與企業(yè)人事檔案數(shù)字化工作的人員必須進(jìn)行身份審查和登記備案并簽訂保密協(xié)議和保密承諾書，工作過程中必須登記工作日志表。規(guī)范企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)，確保企業(yè)人事檔案數(shù)字信息格式統(tǒng)一，數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、方便共享。建立企業(yè)人事檔案信息系統(tǒng)身份鑒別機制和用戶使用權(quán)限授權(quán)管理機制，通過密碼設(shè)備，遵守相關(guān)回避制度，保密、安全查閱和轉(zhuǎn)遞企業(yè)人事檔案信息。

4 規(guī)范化管理企業(yè)人事檔案可提升企業(yè)競爭力

當(dāng)前，市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，人才是企業(yè)競爭動力的主要要素。企業(yè)人事檔案記載了職工個人的經(jīng)歷狀況、現(xiàn)實表現(xiàn)，是以個人為單位集中保存以備查考的文字、表格、照片等形式的原始記錄，它是考察了解人才的重要依據(jù)，是落實待遇和澄清個人問題的重要憑證。企業(yè)對職工有向心力、凝聚力和約束力，同時個人對企業(yè)也有歸屬感和責(zé)任感，因此做好企業(yè)人事檔案有利于職工隊伍的穩(wěn)定。利用人事檔案信息可為就業(yè)者帶來機遇，給企業(yè)帶來活力和提供人才資源保證。結(jié)合企業(yè)人事檔案的信息分析人才需求狀況，為企業(yè)提供人才儲備情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。利用企業(yè)人事檔案信息制訂科學(xué)的人力資源計劃，最終實現(xiàn)人力資源可持續(xù)發(fā)展。利用企業(yè)人事檔案信息，對人才壓力和人才缺乏等情況，通過資源調(diào)整和整合為企業(yè)實現(xiàn)合理流動和合理使用人才提供依據(jù)。企業(yè)尊重知識，管理使用人才，就要堅持人事檔案管理工作原則，企業(yè)人事檔案管理是動態(tài)的過程，是隨著職工個人成長而連續(xù)不斷地補充新內(nèi)容的過程，形成材料互為依據(jù)、相互聯(lián)系、互為補充，因此要從源頭把住歸檔工作質(zhì)量關(guān)，及時收集歸檔，確保材料的完整。加強企業(yè)人事檔案管理規(guī)范化、制度化建設(shè)，維護(hù)企業(yè)人事檔案的完整、真實、準(zhǔn)確和安全及系統(tǒng)性，提升檔案價值，更好地服務(wù)企業(yè)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

5 結(jié)語

企業(yè)人事檔案是一個社會組織在人事管理活動中形成的，企業(yè)要積極使用科學(xué)管理模式和科學(xué)方法，提升企業(yè)人事檔案質(zhì)量，從切實維護(hù)職工切身利益出發(fā)，建立與完善管理制度，規(guī)范化做好企業(yè)人事檔案工作，更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策和人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]DA/T 42—2009，中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)檔案工作規(guī)范[S].

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