開拓創(chuàng)新提質(zhì)增效 推動(dòng)檔案工作邁上新臺(tái)階

劉爽

摘 要：企業(yè)檔案作為企業(yè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，承載著企業(yè)發(fā)展全過程，對(duì)服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)、傳承企業(yè)記憶、弘揚(yáng)企業(yè)文化具有重要意義。創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力，檔案工作創(chuàng)新要堅(jiān)持質(zhì)量第一、效益優(yōu)先，在管理理念、方法手段上不斷創(chuàng)新，做到在開拓中發(fā)展，在創(chuàng)新中求進(jìn)。

關(guān)鍵詞：檔案收集;檔案利用;創(chuàng)新形式

實(shí)施背景

檔案室保管管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、建設(shè)項(xiàng)目類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)類、聲像類、實(shí)物類、資料類等9個(gè)類別的檔案，2020年初總館藏量已達(dá)12.1萬余卷/件，電子檔案數(shù)據(jù)約1056GB。

檔案室不斷推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化建設(shè)，檔案的組織管理、保管措施、業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案信息資源開發(fā)利用不斷得到加強(qiáng)，為公司發(fā)展提供良好服務(wù)。但同時(shí)也存在以下幾方面問題：在檔案收集方面，仍然是“等客上門”的被動(dòng)型工作，缺少主動(dòng)性;在檔案利用方面，2016年檔案室開始檔案數(shù)字化工作，積累了大量的數(shù)字化檔案信息資源，但是服務(wù)力度、利用效率有待提升;在檔案培訓(xùn)方面，培訓(xùn)針對(duì)性不強(qiáng)，培訓(xùn)效果不明顯。

在國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提到：“檔案部門應(yīng)積極應(yīng)對(duì)新技術(shù)、新業(yè)態(tài)、新模式發(fā)展對(duì)檔案工作的要求和影響，創(chuàng)新檔案管理理念和管理模式;主動(dòng)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)，創(chuàng)新檔案利用服務(wù)模式，有效提高檔案館公共服務(wù)的認(rèn)知度和用戶滿意度?！币虼耍瑱n案室著眼新時(shí)代檔案工作新任務(wù)，采取一系列科學(xué)管理策略，不斷適應(yīng)檔案管理工作新形勢(shì)，更新思想觀念，改進(jìn)工作方法，破解發(fā)展難題，讓企業(yè)檔案更智能、更高效地服務(wù)企業(yè)用戶，滿足用戶信息需求，全面推進(jìn)新時(shí)代檔案工作科學(xué)發(fā)展，為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供可靠的服務(wù)保障。

具體做法及效果

1.互聯(lián)網(wǎng)+檔案，提升檔案工作效率

隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的快速發(fā)展，檔案工作正經(jīng)歷從紙質(zhì)檔案到電子檔案、從管檔案實(shí)體到管檔案數(shù)據(jù)、從手工操作到智能化操作、從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的變革過程。檔案室應(yīng)勢(shì)而動(dòng)、乘勢(shì)而為，加快檔案管理及服務(wù)方式的轉(zhuǎn)型升級(jí)，切實(shí)改變過去提供紙質(zhì)載體多，電子數(shù)據(jù)少;單個(gè)提供多，聯(lián)網(wǎng)共享少;原件利用多，深加工信息少;手工操作多，信息化管理少等被動(dòng)狀況。加快推進(jìn)檔案利用方式現(xiàn)代化，提高利用的精準(zhǔn)性、高效性。

過去，要借閱一份檔案，按照管理權(quán)限等提供查詢和利用的方式，開放共享程度有限，而且線下借閱審批流程往往一走就是兩三天，嚴(yán)重影響檔案利用的效果及時(shí)效。2019年8月檔案系統(tǒng)2.0上線后，檔案室一方面依托強(qiáng)大的資源整合與存儲(chǔ)功能，提供一個(gè)無限的“貨架空間”，實(shí)現(xiàn)海量的數(shù)字化檔案資源處于可用狀態(tài);另一方面依托強(qiáng)大的信息發(fā)布與交互功能，提供便捷的檢索方法，使海量數(shù)字化檔案資源處于易用狀態(tài)。現(xiàn)在，借閱人員只需要在電腦前，鼠標(biāo)輕輕一點(diǎn)，幾分鐘功夫便可收到電子檔案。避免了過去借閱時(shí)的繁瑣程序，有效減少紙質(zhì)檔案在借閱傳遞過程中破損和遺失的風(fēng)險(xiǎn)，突破時(shí)間和空間限制，提高檔案利用率。

尤其在防控期間，檔案室堅(jiān)持“少聚集，少見面”的原則，利用微信、檔案系統(tǒng)進(jìn)行“云借閱”、“云培訓(xùn)”，實(shí)現(xiàn)了不見面利用和無接觸服務(wù)。既能迅速有效地解決員工在使用檔案系統(tǒng)中遇到的問題，又避免人員往來、聚集帶來的交叉感染風(fēng)險(xiǎn)。

2.檔案工作前置，保國家重點(diǎn)項(xiàng)目檔案順利歸檔

通常建設(shè)項(xiàng)目資料歸檔，往往是建設(shè)項(xiàng)目最后一環(huán)，但是，公司千萬噸升級(jí)改造項(xiàng)目及配套工程項(xiàng)目先后被列為河北省重點(diǎn)產(chǎn)業(yè)支撐項(xiàng)目，國家“石化產(chǎn)業(yè)調(diào)整和振興規(guī)劃”重點(diǎn)項(xiàng)目。該項(xiàng)目歸檔資料多達(dá)兩萬余卷/件，華北石化公司要求在一年內(nèi)完成歸檔，而檔案室只有四名檔案人員，人手少、任務(wù)重、時(shí)間緊。針對(duì)這些難題，檔案室提前謀劃、積極應(yīng)對(duì)，采取將檔案工作前置的策略，運(yùn)用以下有效可行的方法，保證項(xiàng)目檔案如期完成歸檔工作。

一是檔案室根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目交工技術(shù)文件管理規(guī)范》，將消防水加壓泵站項(xiàng)目的交工技術(shù)文件、竣工圖、隨機(jī)文件等，做成一套規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的樣板，供其他歸檔單位參考。二是制作歸檔計(jì)劃表，以總包單位和單項(xiàng)工程為基線，融合監(jiān)理、檢測(cè)等單位，嚴(yán)格規(guī)定每個(gè)單項(xiàng)工程歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，要求各項(xiàng)工作必須踏節(jié)點(diǎn)完成。三是建立嚴(yán)格的考評(píng)機(jī)制，檔案管理員每周去現(xiàn)場(chǎng)檢查各總包單位資料歸檔完成情況，對(duì)進(jìn)度緩慢、資料整理不合格、不配合整改的單位進(jìn)行通報(bào)批評(píng)并予以考核。截至2019年底該項(xiàng)目總計(jì)歸檔案卷22335卷件。

3.建立重要會(huì)議、重大事項(xiàng)檔案專題庫

檔案室通過分析近5年管理類檔案的查閱率，發(fā)現(xiàn)某些事項(xiàng)的檔案查閱次數(shù)很高，基本每年在3次以上，而且涉及到的檔案年度跨越大、件數(shù)多、不易甄別，每次要想查找完全至少需要一天時(shí)間，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)丟項(xiàng)落項(xiàng)問題，嚴(yán)重影響檔案利用的完整性、及時(shí)性、有效性。為解決這一難題，檔案室建立了重要會(huì)議、重大事項(xiàng)檔案專題庫，將不同年度、不同類別檔案收進(jìn)重要會(huì)議、重大事項(xiàng)專題庫，建立索引目錄，只需兩三分鐘就可完成重要會(huì)議、重大事項(xiàng)檔案的信息梳理、甄別、借閱利用工作，極大提高檔案利用的完整性、及時(shí)性、有效性。檔案專題庫的建立為公司組織史、年鑒、發(fā)展史的編研工作，提供了詳實(shí)可靠的資料。

在疫情暴發(fā)期間，完整、齊全地收集防疫檔案，可以記錄疫情防控工作全過程，為掌握疫情狀況、加大信息公開、追究責(zé)任提供原始憑證。疫情結(jié)束后，這些檔案可被用于科學(xué)研究、歷史研究、宣傳教育，為今后預(yù)防和應(yīng)對(duì)類似疫情提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、知識(shí)儲(chǔ)備。檔案室堅(jiān)持“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的原則，多次派專人深入公司疫情防控辦公室，實(shí)地查閱疫情防控中產(chǎn)生的各類圖片、視頻、實(shí)物、文件、事跡等材料，根據(jù)疫情期間集團(tuán)公司檔案管理工作指導(dǎo)，結(jié)合公司實(shí)際情況，進(jìn)一步完善、細(xì)化疫情期間檔案歸檔范圍。從現(xiàn)在著手、長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，針對(duì)目前疫情防控形成的文件材料采取預(yù)收集、預(yù)整理的工作方法，防止檔案丟失。

目前，檔案室已建立“干部任免文件”、““三公”文件”、“疫情防控”、“精準(zhǔn)扶貧”等六個(gè)檔案專題庫，并且根據(jù)需要逐步增加。

4.培訓(xùn)形式多元化

從“一人講”到“人人講”。檔案室堅(jiān)持每周五下午組織檔案管理員召開“學(xué)習(xí)分享會(huì)”，會(huì)上大家可以分享有關(guān)檔案工作的新知識(shí)、新理念，可以分享實(shí)際工作中的小竅門、小技巧，也可以提出工作中遇到的問題大家集思廣益共同解決。這種互動(dòng)式培訓(xùn)一改以往“一人講，大家聽”的情況，讓每位參培者都是老師，都能夠參與其中，充分提高大家的積極性、創(chuàng)造性，真正實(shí)現(xiàn)在思想上充了“電”，在精神上補(bǔ)了“鈣”，在工作上加了“油”。尤其是在檔案系統(tǒng)2.0剛剛上線期間，檔案管理員針對(duì)系統(tǒng)的具體操作、檔號(hào)設(shè)置、查詢利用等方面向系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目組提出建議，得到項(xiàng)目組充分肯定，為檔案系統(tǒng)完善添磚加瓦。

檔案室以“培訓(xùn)+檢查+指導(dǎo)”三位一體的方式，有的放矢對(duì)各個(gè)基層單位開展針對(duì)性強(qiáng)、滿足個(gè)性化需求的培訓(xùn)與指導(dǎo)，促進(jìn)基層檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平的提升。在培訓(xùn)前，檔案室收集各基層單位的培訓(xùn)需求、存在問題，對(duì)不同單位制定與之相適合的方案，積極有效地幫助基層單位解決問題、提高資料管理水平。

檔案管理工作并非一朝一夕之事，檔案室全體檔案管理員將不懈努力，從實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成的新方法、新技術(shù)、新理念，結(jié)合公司檔案管理實(shí)際，以最大限度保存資料的完整性，充分挖掘檔案資源價(jià)值，以資料最全、效率最高、安全可靠為目標(biāo)，為華北石化公司在創(chuàng)建“國際先進(jìn)、國內(nèi)一流”窗口企業(yè)的進(jìn)程中，提供強(qiáng)有力的檔案資源保障。