醫(yī)院檔案管理中的問題與改進(jìn)措施

陳虹霖

（大竹縣人民醫(yī)院 四川達(dá)州 635000）

對于醫(yī)院管理工作而言，檔案管理具有重要地位。在醫(yī)院不斷發(fā)展中，需要檔案提供保障，在檔案中有著龐大的數(shù)據(jù)，和醫(yī)院運(yùn)行息息相關(guān)。而一些醫(yī)院對于檔案管理缺乏重視，導(dǎo)致檔案管理無法達(dá)到預(yù)期要求。對此，相關(guān)醫(yī)院應(yīng)該積極重視檔案管理，為醫(yī)院健康發(fā)展提供保障[1]。

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理的重視。檔案管理具有任務(wù)重以及事項多等特點(diǎn)，主要涵蓋各種醫(yī)療、醫(yī)保等文件整理、分類、歸檔等工作，而這些工作是醫(yī)院開展醫(yī)學(xué)研究的重要基礎(chǔ)保障。在大竹縣人民醫(yī)院中，檔案管理較為薄弱，一些領(lǐng)導(dǎo)與工作人員認(rèn)為檔案管理的內(nèi)容是比較簡單的，主要認(rèn)為檔案管理就是收集、整理、借出等工作，對于檔案管理的認(rèn)知不夠系統(tǒng)，一些領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案建設(shè)的資金投入。

缺乏良好檔案管理效率?，F(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，一些醫(yī)院也在管理活動中引進(jìn)了計算機(jī)技術(shù)，然而在實(shí)際實(shí)施過程中存在較多不足，還需要進(jìn)一步提升，當(dāng)前人們普遍認(rèn)為有效引入計算機(jī)技術(shù)能夠促使工作難點(diǎn)得到有效優(yōu)化，同時提高管理業(yè)務(wù)效率。然而在一些基層醫(yī)院的檔案管理設(shè)備不夠先進(jìn)，無法滿足當(dāng)前社會發(fā)展需求，管理手段無法滿足檔案管理需求，對于一些醫(yī)院檔案沒有展開相應(yīng)信息化處理，在信息化方面并未深入開展[2]。

管理人員缺乏良好素質(zhì)。當(dāng)前，一些管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)、知識理論不夠豐富。因?yàn)楣芾砣藛T在專業(yè)背景發(fā)展有所不同，同時人員結(jié)構(gòu)不夠合理與科學(xué)。主要體現(xiàn)在以下方面：沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)剡x配人員，具有較大隨機(jī)性，一般從各個部門進(jìn)行轉(zhuǎn)崗與調(diào)撥，和信息化管理建設(shè)存在較大距離，無法滿足當(dāng)前檔案管理工作需要。

檔案管理優(yōu)化策略

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，對檔案管理制度進(jìn)行完善。醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要高度重視，科學(xué)規(guī)劃，構(gòu)建健全檔案管理機(jī)制，應(yīng)該在制度管理中充分體現(xiàn)檔案管理重要性，以源頭角度認(rèn)真開展檔案管理活動，對領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)以及制度等進(jìn)行統(tǒng)一。對檔案管理部門具體目標(biāo)以及工作職責(zé)等進(jìn)行明確。構(gòu)建檔案管理委員會，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要積極指導(dǎo)與監(jiān)督檔案工作。在管理模塊方面，管理部門應(yīng)該明確職能，對病案、后勤等各類檔案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，在醫(yī)院管理中，檔案管理屬于重要組成部分，管理人員需要認(rèn)真制定管理規(guī)劃，定期進(jìn)行檢查，同時撰寫專題性總結(jié)報告。對相關(guān)人員崗位職責(zé)進(jìn)行明確，財務(wù)部與人事部應(yīng)該積極開展相關(guān)績效考核工作，對于在檔案管理中變現(xiàn)突出的人員應(yīng)該予以降級，對于表現(xiàn)較差的人員則應(yīng)該予以懲罰，保證所有人員均能夠參與到檔案管理中。醫(yī)院應(yīng)該充分認(rèn)識檔案管理和醫(yī)院管理的關(guān)系，對兩者進(jìn)行有機(jī)整合，確保醫(yī)院管理與檔案管理能夠形成一個有機(jī)整體，對檔案管理業(yè)務(wù)要求進(jìn)行明確，工作人員應(yīng)該積極根據(jù)規(guī)范開展檔案收集、編目、分類等管理工作，管理人員應(yīng)該積極承擔(dān)職責(zé)，禁止他人隨意涂改偽造、銷毀檔案信息。另外，在檔案復(fù)印以及節(jié)目等管理條例方面也應(yīng)該強(qiáng)化，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)[3]。

強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，認(rèn)真開展信息化檔案管理工作。在檔案管理中，信息化建設(shè)更加便利，尤其在電子檔案不斷推廣應(yīng)用過程中，醫(yī)院檔案編碼有著重要作用，尤其在檔案檢索以及檔案統(tǒng)計等環(huán)節(jié)中。例如，大竹縣人民醫(yī)院投入充足資金，在病案檔案中引入了電子病歷與病案信息管理等系統(tǒng)，在實(shí)踐應(yīng)用過程中管理效果良好能夠量化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而提高決策的價值，有效推動了醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量。

在全新管理時期，醫(yī)院檔案的管理要求不斷提高，對于檔案部門應(yīng)該積極進(jìn)行信息一體化建設(shè)，尤其是收集、處理、保存以及傳輸醫(yī)院檔案信息，相關(guān)人員可以快速獲得醫(yī)院后勤、病案等信息，有效提高醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)效率，為病患提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案部門應(yīng)該積極進(jìn)行業(yè)務(wù)模塊化發(fā)展，對信息管理進(jìn)行優(yōu)化。在法律制度日益完善以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)需求等，在醫(yī)院管理中，檔案管理的重要性日益凸顯出來，醫(yī)院需要主動組織相關(guān)活動，引進(jìn)前沿管理技術(shù)與設(shè)備，對現(xiàn)階段管理現(xiàn)狀進(jìn)行有效優(yōu)化，

認(rèn)真制定培訓(xùn)規(guī)劃，不斷提高管理人員水平。醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)，需要管理人員的能力與付出，醫(yī)院需要積極構(gòu)建人才隊伍，并開展相應(yīng)培訓(xùn)活動。檔案管理人員對于管理質(zhì)量有著直接影響，在醫(yī)院中，可以招聘高質(zhì)量管理人才，也可以不斷培養(yǎng)內(nèi)部管理人員。因此，培訓(xùn)活動非常重要，大竹縣人民醫(yī)院可以根據(jù)現(xiàn)有管理人員實(shí)際情況，科學(xué)制定培訓(xùn)計劃與目標(biāo)。例如通過在崗交流活動、聘請相關(guān)專家開展講座活動，不斷提高管理人員的知識儲備與專業(yè)能力。為了保證基層員工積極性得到充分調(diào)動，可以將培訓(xùn)活動與員工的職位晉升和工資收入等掛鉤，促使愛崗敬業(yè)、勤勤懇懇的員工能夠看到希望，使其能夠主動進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷提高內(nèi)部人員素質(zhì)。

對于缺乏信息能力的人員，則應(yīng)該聘請信息技術(shù)專家，對此類人員定期開展計算機(jī)培訓(xùn)工作，保證其能夠進(jìn)一步了解信息知識與技術(shù)，進(jìn)而熟練應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理活動。對于新入職員工，應(yīng)該通過以老帶新方式幫助其積累工作經(jīng)驗(yàn)。不論是哪種類型管理人員，均應(yīng)該認(rèn)真進(jìn)行責(zé)任心宣傳，使其充分認(rèn)識檔案管理重要性，進(jìn)而將更多精力投入到檔案管理中。

綜上所述，不斷提高檔案管理質(zhì)量與效率，能夠幫助醫(yī)院不斷適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度，促使醫(yī)院穩(wěn)定健康發(fā)展。對于現(xiàn)階段存在的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理的重視、缺乏良好檔案管理效率、管理人員缺乏良好素質(zhì)等問題，應(yīng)該積極通過加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視對檔案管理制度進(jìn)行完善、強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)認(rèn)真開展信息化檔案管理工作等策略進(jìn)行優(yōu)化。