社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理的規(guī)范化

（哈爾濱市阿城區(qū)通城社區(qū)衛(wèi)生服務中心，黑龍江 哈爾濱 150300）

時代在發(fā)展，科技在進步，人們的生活水平也取得了質(zhì)的飛躍，在追求物質(zhì)生活的同時對人們醫(yī)療衛(wèi)生服務質(zhì)量也提出了更為嚴苛的要求。這就需要醫(yī)療系統(tǒng)及管理機構在醫(yī)務工作開展的過程中，不斷提升自身的醫(yī)療技術質(zhì)量及服務管理水平，進而滿足人們對醫(yī)療建設工作所提出的多樣化的需求。目前，縱觀我國社區(qū)衛(wèi)生服務中心的檔案管理工作的執(zhí)行情況，盡管已經(jīng)取得了十分顯著的成效，但是在具體的管理過程中依然存在著很多不規(guī)范的現(xiàn)象。因此要加大對社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理規(guī)劃化的研究力度，采取行之有效的管控措施，使檔案管理規(guī)范性工作得以有效提高及保障，進而提高社區(qū)衛(wèi)生服務中心的醫(yī)療質(zhì)量及服務水平。

一、社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案規(guī)范化管理意義

近幾年來，隨著我國醫(yī)療體制的不斷深化與改革，使得各地對社區(qū)衛(wèi)生服務中心的整體管理水平以及服務質(zhì)量都提出了更高的要求，這就需要強化社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理的規(guī)范化，進而滿足人們?nèi)找嬖鲩L的各類需求。在對服務中心進行管理的過程中，檔案是一項十分重要的文件資料信息，在檔案數(shù)量逐年增加的情況下，人工管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的需要，因此檔案管理要結合信息化技術，使其朝著自動化、智能化、信息化、標準化方向發(fā)展，提升社區(qū)衛(wèi)生服務中心的工作效率。值得注意的是，目前在我國的各項法律法規(guī)中，檔案工作對于社區(qū)衛(wèi)生服務中心的服務水平以及管理質(zhì)量的重要性進行了明確。改革開放以來，隨著醫(yī)患之間矛盾的加深，一旦出現(xiàn)醫(yī)療事故以及醫(yī)患糾紛時，檔案資料就是處理這些問題的信息來源與可靠依據(jù)，可能減少醫(yī)療糾紛的發(fā)生數(shù)量。而在人們的日常生產(chǎn)生活中，社區(qū)衛(wèi)生服務中心對于社會的健康發(fā)展以及城市文明建設起到十分重要的作用，通過檔案工作可以實現(xiàn)管理的規(guī)范化、信息的智能化、資料的標準化等，進而提升社區(qū)衛(wèi)生服務中心的整體服務質(zhì)量，推動社會建設的和諧發(fā)展。

二、社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員的意識不強

隨著社區(qū)檔案數(shù)量的不斷增多，在服務中心實際管理過程中普遍存在人員管理意識不足，重視度不高的情況，錯誤的認為檔案管理就是簡單的對各類信息資料進行收集、整理、裝訂并歸檔，專業(yè)性不強，這樣的檔案管理工作不需要設立專人進行，任何人都可以勝任檔案工作。正是這種錯誤的認知，導致社區(qū)衛(wèi)生服務中心從上級到下級再到檔案管理人員就檔案工作對服務中心健康發(fā)展的重要性缺乏足夠的重視，使得社區(qū)檔案管理工作不規(guī)范問題日益增多，例如檔案卷宗信息不全、內(nèi)容缺失、字跡潦草、書寫不規(guī)范，甚至存在隨意更改檔案內(nèi)容的現(xiàn)象等，產(chǎn)生這些問題的主要原因為檔案管理人員的意識不強。

（二）檔案室建設不完善

由于社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理工作未能得到足夠的重視使得對其資金投入較少，導致檔案室的硬件設施、軟件設施以及人力資源等配置存在嚴重的不足。制約了檔案工作的順利進行，特別是檔案室硬件設施的建設資金投入的不足，降低了檔案管的整體工作效率，使得檔案收集、整理、歸檔、檢索等工作方面面臨很多的困難。

（三）檔案管理不規(guī)范

檔案管理制度的不完善也是導致檔案工作執(zhí)行不規(guī)范的原因之一。譬如，檔案室未能配置專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)的社區(qū)衛(wèi)生服務中心的檔案管理員都是其他崗位人員進行兼職檔案管理工作，這種身兼數(shù)職的工作性質(zhì)導致工作內(nèi)容出現(xiàn)混亂，使得社區(qū)衛(wèi)生服務中心的檔案收集、資料整理、文件裝訂、檔案編目以及信息檢索工作等都存在不規(guī)范的現(xiàn)象，有礙社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理工作的順利進行。

三、加強社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理規(guī)范化的策略

（一）加強宣傳，提升重視程度

隨著信息化時代的到來，檔案管理工作已經(jīng)成為目前各領域信息資源的重要來源。但是，鑒于社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理工作得不到有效重視的現(xiàn)狀，需要加大檔案管理工作對社區(qū)服務中心健康、穩(wěn)步發(fā)展的重要性的宣傳力度，以此提升人員的認知度，有效配合社區(qū)檔案人員的管理工作。例如，規(guī)范檔案信息的書寫行為，避免亂涂亂改的現(xiàn)象，確保各項檔案信息的準確、有效等。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

想要社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理工作得以有效開展，離不開高素質(zhì)、專業(yè)化、綜合型的檔案管理人員的支持，確保檔案工作能夠得以有條不紊的開展。高素質(zhì)的檔案管理人員一方面可以外聘資歷深厚的專業(yè)化人員進行實地培訓工作，引進先進的管理技術，實現(xiàn)資源共享；另一方面還可以對檔案人員進行一些專業(yè)知識培訓，提高相關法律知識以及檔案信息的書寫規(guī)范等技能，保證社區(qū)檔案工作的順利開展。

（三）完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

社區(qū)衛(wèi)生服務中心要建立科學、完善的檔案管理制度，對檔案管理人員的行為規(guī)范進行有效約束。結合社區(qū)衛(wèi)生服務中心的實際工作情況，制定切實可行的檔案管理制度，使社區(qū)各類服務工作變得有法可依、有據(jù)可循，例如，社區(qū)患者醫(yī)療檔案的收集、整理 、歸檔、保存、借閱以及移交等方面的管理工作。由于檔案工作的特殊性，要求在檔案建立及保存期間確保其真實性、完整性、有效性等。因此，社區(qū)衛(wèi)生服務中心在管理過程中要加大動態(tài)管理力度，確保檔案的規(guī)范性，期間如若發(fā)現(xiàn)檔案存在丟失或者破損等情況，及時采取補救措施，提升檔案的規(guī)范化管理水平。

（四）提升檔案管理的現(xiàn)代化水平

我國社區(qū)衛(wèi)生服務中心的檔案管理工作由于缺乏現(xiàn)代化的信息設備，導致傳統(tǒng)的檔案管理工作效率比較低、準確性不高等問題層出不窮。這就需要加大對檔案室的各項資金投入，強化硬件設施、提升軟件信息操作技能，使檔案管理工作與時代發(fā)展速度相接軌，提高社區(qū)衛(wèi)生服務中心的整體檔案管理水平，使其管理更加規(guī)范化。例如設計專門的檔案管理人員，建立獨立的檔案室，安裝溫濕度計對檔案室溫度與濕度進行有效管控，一般紙板檔案記錄設置的保存溫度在20—24℃，濕度在45—50%；檔案室、辦公室以及閱覽室分開建立并按照檔案管理制度及流程進行檔案管理工作。此外，為了保證檔案編制、目錄檢索以及借閱工作的順利開展，在檔案室中需要增加計算機、掃描儀、打印機等輔助設施，依靠現(xiàn)代化設備提升檔案工作的整體效率。

四、結束語

時代在發(fā)展，科技在進步，在現(xiàn)階段我國的醫(yī)療建設體系中，社區(qū)衛(wèi)生服務中心管理是醫(yī)療體系的重要組成部門，而規(guī)范化的檔案管理工作能夠使服務中心的管理優(yōu)勢得以充分發(fā)揮，進而為我國醫(yī)療建設提供更高水準的基礎保障。然而，在社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理工作具體執(zhí)行過程中卻存在著很多不足之處，對其健康發(fā)展帶來一定程度的制約性。因此，需要檔案管理部門及有關職能機構加大對檔案規(guī)范化管理力度，采取行之有效的措施，提高檔案工作規(guī)范化管理水平，促進醫(yī)療衛(wèi)生服務水平的提升。