淺析如何做好人事檔案管理工作

（隴西縣人力資源和社會保障局，甘肅 隴西 748100）

引言

人事檔案是個人經(jīng)歷的工作實踐的歷史記錄，其記錄著個人的思想品德、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)以及其成長過程的真實寫照。其是既能反映出個人的經(jīng)歷、學歷及技術職稱，同時又能反映個人的社會關系及獎懲等情況的基礎資料。人事檔案管理既是一項政治性的工作，又是一項專業(yè)性的工作；既是一項服務性的工作，又是一項機密性的工作。其工作質(zhì)量的好與壞，直接關系到整個單位的工作效率與質(zhì)量，是衡量一個單位工作的重要條件之一。

一、人事檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要性

（一）提供證據(jù)作用，發(fā)揮其效力

人才的選定需要用人單位綜合考量，而人事檔案作為記錄工作人員各方面的重要依據(jù)，將會是企業(yè)選拔人才的重要依據(jù)，也將會是企業(yè)發(fā)展進步的重要依據(jù)。因為企業(yè)在任命干部時，不能頭腦一熱領導說委派誰擔任什么職位就擔任什么職位，而是對人才的任用要有一定的依據(jù)，要有一定的說明材料，而人事檔案恰恰能為獲取廣大職員的認可提供有力的證據(jù)，它能將管理干部的每一次獎懲情況記錄的非常詳細，也能將其工作能力陳述清楚，從而為企業(yè)的發(fā)展做出突出貢獻。同時，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，“鐵飯碗”已經(jīng)成為了上一代人的“代言詞”，現(xiàn)代年輕人更加喜歡追求有刺激性以及與自己興趣愛好相匹配、待遇更加優(yōu)厚、更加適合自己的工作，在這種背景下就加快了人才的流動性，且流動方式也越來越靈活。而用人單位會在收到其求職意向后，認真查閱當事人的人事檔案，根據(jù)檔案記載的基本信息以及結(jié)合其他方面對當事人是否任用做出判斷。人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要意義，但是為了提高企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量，企業(yè)還必須建立嚴格的人事檔案管理制度，用制度來約束各個層級的員工。如，建立人事檔案歸檔工作，對員工進行年度考核，并將考核情況以及這一年的獎懲情況如實記錄，以保證客觀真實的評價每一位員工在這一年度所做的主要工作以及工作表現(xiàn)。同時，也要加快人事檔案管理人員的素質(zhì)建設，讓其多快好省的配合企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)挖掘更多的人才。

（二）有利于更好地對我國事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源結(jié)構進行優(yōu)化

從我國當前事業(yè)單位人事檔案管理的主要內(nèi)容來看，主要是由相關人才的具體信息以及學歷、簡歷等具體內(nèi)容構成。因此，我國大多數(shù)事業(yè)單位對各種人才進行錄用與考核時，都會依據(jù)此類人事檔案管理的具體內(nèi)容進行審核與判定。但是，為了更好地保證我國事業(yè)單位內(nèi)部人才錄用的公平性與準確性，事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理體系仍然需要在更大程度上提高。在我國事業(yè)單位人事管理過程中，使用這種人事檔案管理制度可以方便對他們的檔案資料進行了解編制，從而使基層管理過程更加簡單化。除此之外，我國大多數(shù)事業(yè)單位人事檔案管理，要按照單位內(nèi)部的人員職位變動進行具體調(diào)整，由于人事檔案中存在某一人員的詳細信息以及獎懲信息等具體內(nèi)容，所以，對事業(yè)單位某一人員具體的職位升遷有著一定程度上的影響。與此同時，對于那些人事檔案有消極內(nèi)容的人員，事業(yè)單位以及相關的內(nèi)部機構要及時對這些人員進行懲罰，以保證單位工作正常運轉(zhuǎn)。

二、當前加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的策略

（一）健全工作制度，優(yōu)化管理

人事檔案管理是一個動態(tài)的過程，其是通過不斷地收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉(zhuǎn)遞、檔案得登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)都要建立相關的規(guī)章制度，并在實際的工作過程中不斷地完善，以保證人事工作的政策性與紀律性；內(nèi)容的連續(xù)性、完整性；歸檔材料的的真實性和精煉。同時，隨著管理制度的不斷改革，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不適應當前的社會需求，所以，在當前的人事檔案管理工作過程中，要堅持以服務為宗旨，加大工作過程中軟、硬件的投入力度，提高人事檔案管理的科技含量。

（二）完善措施，確保安全

事業(yè)單位需要加大對檔案管理的資金和精力投入，配備先進的計算機管理設備，及時更新檔案管理軟件。加強檔案工作基礎設施建設，例如檔案室要做到堅固，消除安全隱患。對防火、防潮、防光、防高溫等設備要定期檢查。檔案柜及相關用品用具要具備安全、防盜、防蟲蛀等條件。空調(diào)、除濕、滅火、滅鼠等器材要齊全。建立相應的管理規(guī)范，做到責任到人，監(jiān)管到位。盡可能創(chuàng)造條件將檔案室、閱檔室和管檔人員的辦公室分離。在檔案管理過程中，做到準確、及時地傳輸人事檔案信息，提高人事檔案信息的利用效率。

（三）加強對人事檔案管理工作人員工作的技能培訓

當前事業(yè)單位檔案管理人員自身的工作能力以及素質(zhì)方面并未符合當前人事檔案管理工作的標準要求，所以，想要提高人事檔案管理的水平，首先要提高檔案管理人員的素質(zhì)以及工作技能。事業(yè)單位要不定期對相關的人事檔案管理工作人員進行培養(yǎng)，讓人事檔案管理工作人員對其工作的重要性進行全面認識。除此之外，事業(yè)單位還要不定期對人事檔案管理部門的工作人員進行工作技能的培訓.要不斷提高對人事檔案管理工作人員的招錄要求，招收那些具有高技巧性、工作能力強、思想意識端正的人才進入人事檔案管理部門。通過這種手段對人事檔案管理部門的人才體系進行健全，實現(xiàn)真正意義上的人才隊伍建設。

結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位人事檔案管理是單位建設中重要的一項工作內(nèi)容，加快人事檔案管理規(guī)范性建設，善于利用人事檔案所發(fā)揮出的巨大價值，為單位人才晉升、人員流動提供有力保障。