探究新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進策略

（鄭州大學第二附屬醫(yī)院，河南 鄭州 450000）

目前我國對于醫(yī)療改革的重視度不斷提高，在醫(yī)院發(fā)展的過程中，檔案管理工作屬于重要的管理內(nèi)容，其可對醫(yī)院發(fā)展中的信息以及數(shù)據(jù)進行記錄，通過保障記錄信息的正確性、完整性、有效性，促進醫(yī)院改革工作順利實施，促使我國的醫(yī)療事業(yè)能夠得到持續(xù)性發(fā)展?；谛箩t(yī)改背景，醫(yī)院檔案管理工作也需要不斷進行創(chuàng)新，與新醫(yī)改的需求相適應，將傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足之處進行優(yōu)化，提升醫(yī)院檔案管理的效率，促進醫(yī)院檔案管理效果提升。

一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理工作急需改革

目前醫(yī)院在實施檔案管理工作時，容易出現(xiàn)主次無法得到明顯區(qū)分或機構重疊的情況。我國醫(yī)院在進行檔案管理時，檔案的類型主要包括三種，分別為人事檔案、病歷檔案與文書檔案，一般情況下，醫(yī)院需對不同類別的檔案實施分類管理，如文書檔案的管理工作主要由檔案室負責，人事檔案的管理工作主要由人力資源管理部分負責，病歷檔案的管理工作主要由醫(yī)務處的病案室負責，不同的科室則需要對相應的醫(yī)學監(jiān)測檔案進行管理[2]。但目前醫(yī)院在管理檔案的過程中，主要是通過人工操作實施檢索，其不但使檔案的管理工作較為混亂，同時也無法高效利用各類檔案。同時隨著醫(yī)院發(fā)展速度的加快，醫(yī)院可能與多個單位進行合作，增加檔案管理工作量。比如與醫(yī)學類院校合作，出現(xiàn)教學檔案。醫(yī)院需要管理的檔案不斷增加，當前應用的檔案管理模式無法滿足管理需求，因此需要進行改革。

（二）管理人員能力低下

在醫(yī)院進行建設改革的過程中，許多新部門被設立，從而使新職位人員數(shù)量也明顯增加，但檔案管理人員自身所具備的綜合素質(zhì)卻無法滿足崗位需求，使得檔案管理人員無法及時更上信息技術發(fā)展的速度，由于醫(yī)院增加的新職位人員數(shù)量多，或由于檔案管理人員的失誤，從而使其無法對新增人員的理論水平、專業(yè)素質(zhì)和文化程度等進行有效了解。若就職人員具備較好的專業(yè)性，則其可對相關檔案工作進行有效勝任，但若其不具備較好的專業(yè)性，則其無法滿足檔案管理的崗位需求，隨著時間的推進，會導致醫(yī)院檔案信息變得陳舊，無法準確對檔案進行分類和保存[3]。除此之外，部分新入職的檔案管理人員可能不適應檔案管理工作的枯燥氛圍，未能對檔案管理工作具備的重要性引起足夠的重視，因此容易出現(xiàn)消極工作的情況，由此降低醫(yī)院檔案管理的工作效率，使檔案分類出現(xiàn)誤差。

（三）醫(yī)院檔案管理不具備健全機制

部分醫(yī)院對于檔案管理工作的開展并不重視，從而使的檔案部門的管理無法得到及時準確的指導，導致檔案管理容易出現(xiàn)疏漏，無法有效將檔案管理應用到臨床工作中。醫(yī)院未能建立健全檔案管理制度，監(jiān)督考核工作也無法有效開展，無法做到獎懲分明，從而使檔案管理人員的工作積極性無法得到調(diào)動。

二、檔案管理模式改革的措施

（一） 將檔案管理隊伍建設進行加強

在醫(yī)院的全部崗位中，受到關注最多的為醫(yī)生，但為了促使醫(yī)院全面發(fā)展，就需要對醫(yī)院全部崗位的人才開展系統(tǒng)培訓。不僅包括臨床醫(yī)師，同時也包括檔案管理部門人員，只有配備完善的檔案管理人員，才可通過對以往資料進行查詢，對經(jīng)驗進行吸取，并將科技結合至檔案管理工作中。目前大部分醫(yī)院的檔案管理人員均為非專業(yè)人員，因此其對于檔案管理并不具備較高的了解度，無法高效完成檔案處理、收納和匯總工作，盡管在入職前接受過系統(tǒng)培訓，但培訓工作的開展僅能使其將簡單檔案歸納工作完成，但無法在檔案管理工作中結合現(xiàn)代化科技，因此通過將檔案管理人才隊伍建設進行加強，使工作人員的知識水平得到有效提升，安排其參加檔案管理新技術和知識學習，不斷和先進單位開展交流，將自身所學習到的先進知識有效的應用到醫(yī)院檔案管理工作中，在醫(yī)院內(nèi)進行匯報和推廣，從而使檔案管理工作開展更為科學高效[4]。檔案管理人員自身所具備的知識水平的高低，將會對醫(yī)院檔案管理工作的成效起到直接影響。因此為了與醫(yī)院信息化檔案管理業(yè)務進行適應，將檔案管理部門所具備的現(xiàn)代化科技水平提升，就需要將檔案管理人才培訓工作進行加強，從而使醫(yī)院檔案管理能夠朝著科學發(fā)展的道路發(fā)展。除此之外，可編制兼職檔案管理人員，由于醫(yī)院檔案數(shù)量龐大，種類較多，部分檔案具備較強的專業(yè)性，因此可在各科室中選取一名醫(yī)護人員加入到編制中，對專業(yè)性較強的檔案進行歸納整理。

（二）將全員檔案管理意識進行增強

需提高醫(yī)院全部工作人員的檔案管理意識，不可對檔案管理制度存在忽視的情況，由于檔案所采集的數(shù)據(jù)是由醫(yī)院各個科室的工作人員提供，因此只有提升全部工作人員的檔案管理意識，才可使采集的數(shù)據(jù)更為及時準確。檔案管理人員才能夠對采集的數(shù)據(jù)開展匯總、分類以及歸納。同時需要將管理人員對于檔案管理工作的重視度提高，只有有效提高領導者對于檔案管理的重視度，才能夠使檔案管理工作的發(fā)展得到更好的支持[5]。醫(yī)院所具備的長期服務理念為醫(yī)療為本，在很長一段時間內(nèi)，醫(yī)院對于檔案管理部門并不具備科學的考核項目，從而導致工作人員對于檔案管理工作的開展積極性不高，創(chuàng)新性不足，限制了檔案管理工作的發(fā)展。而提升整個醫(yī)院對于檔案管理工作的重視度，可使檔案管理工作得到更為全面的發(fā)展，也可促進檔案管理工作的高效開展[6]。

（三）將醫(yī)院檔案管理的信息化提高

隨著信息化時代的來臨，以往應用的人工收集、整理與檢索檔案的模式已經(jīng)無法對目前的檔案管理需求予以滿足，醫(yī)院檔案內(nèi)容的不斷增加，對電子檔案的需求也明顯提高。電子檔案不僅具備極大的容量，同時丟失風險低，保存時間長，也更容易檢索。因此醫(yī)院需要構建檔案信息化管理平臺，做好查詢權限管理，防止檔案泄露。對于以往的紙質(zhì)檔案內(nèi)容，可通過掃描的方式進行電子檔案保存。

（四）對完整的檔案管理制度進行建立

對于現(xiàn)代化醫(yī)院而言，其是依靠完善的規(guī)章制度實現(xiàn)正常運營，同時也受到工作人員是否恪盡職守的影響。因此為了使檔案管理部門能夠有效發(fā)展，就需要對健全的檔案管理制度進行建立，其也是醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展到現(xiàn)代化地步的關鍵[7]。隨著科技水平的提高，檔案管理人員需要對新科技理念進行不斷學習，將落后思想進行摒棄，依靠數(shù)字化技術開展檔案管理，依靠對信息數(shù)字化檔案科進行建立，使每個工作者對于自身負責的工作內(nèi)容進行明確，將檔案儲存在規(guī)定的位置，同時每日開展信息更新，從而使檔案管理工作高速發(fā)展，跟上時代的發(fā)展。醫(yī)院需要明確檔案管理部門的管理方式，若需要對醫(yī)院的人事檔案進行借閱，則需要由兩人及以上持有單位證明申請，審批通過后才可借閱人事檔案；同時檔案管理部門需要與其他職能部門做好溝通協(xié)調(diào)工作，確定各部門管理的檔案范圍；在對檔案進行轉入或轉出時，需要密封檔案資料，并加蓋密封章，待審查完成后再次密封并蓋章[8]。

（五）將醫(yī)院檔案服務能力提高

通過對醫(yī)院的發(fā)展歷史進行回顧可知，醫(yī)院對于檔案的開發(fā)與利用率普遍較低，部分醫(yī)院僅將自身界定為醫(yī)療服務單位，認為自身僅需要做好患者的醫(yī)療護理工作即可，未能對醫(yī)院檔案的作用充分發(fā)揮。因此醫(yī)院檔案管理部分不但需要將檔案管理工作做好，同時還需要對醫(yī)院檔案的服務能力進行充分發(fā)揮[9]。比如醫(yī)院在開展文化建設時，可將醫(yī)院檔案中的照片檔案進行展示，為院史的編撰提供資料，還可作為醫(yī)院的宣傳資料，照片檔案還可發(fā)揮一定教育作用，使醫(yī)護人員的責任感與榮譽感增強，由此使醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展與文化建設得到促進[10]。

三、小結

醫(yī)院檔案管理工作對于醫(yī)院的發(fā)展具備重要的作用，管理內(nèi)容較為復雜，容易造成管理效率低下的情況，使醫(yī)院的發(fā)展受到影響。因此醫(yī)院檔案管理工作需要開展深層改革，在挑戰(zhàn)和機遇并存的背景下，醫(yī)院需要提升對檔案管理工作的重視度，督促全員參與到檔案管理工作中，優(yōu)化檔案管理流程，從而促進醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。