事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)研究

（山東省菏澤市中共單縣縣委群眾工作政策研究中心，山東 菏澤 274300）

市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型逐漸進(jìn)入到關(guān)鍵階段，事業(yè)單位也在這個進(jìn)程中不斷進(jìn)行著變革，現(xiàn)代化管理體制無疑成為事業(yè)單位改革發(fā)展的重要措施。對事業(yè)單位檔案管理工作來說，現(xiàn)代化管理體制離不開科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不僅是有效提升檔案管理質(zhì)量的重要途徑，同時也是保障事業(yè)單位改革發(fā)展的重要基礎(chǔ)[1]。上述背景下，如何推動事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，就成為各個事業(yè)單位共同關(guān)注的焦點。

一、結(jié)合檔案管理要求完善檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，制度是最為基礎(chǔ)的保障。根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位改革發(fā)展需求來看，必然需要結(jié)合規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求，完善檔案管理機(jī)制。具體而言，應(yīng)當(dāng)充分參考檔案管理工作需求，針對現(xiàn)有檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行不斷的細(xì)化，使得檔案管理對應(yīng)的工作職責(zé)能夠明確到各個部門、個人，并將責(zé)任落實情況納入到績效考核中來，以此來保障檔案管理制度的順利落實[2]。除此之外，為進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作，還應(yīng)當(dāng)組織內(nèi)部開展會議，共同商議檔案管理機(jī)制的制定，將事業(yè)單位內(nèi)部各個部門納入進(jìn)來，針對各個部門在檔案管理責(zé)任、義務(wù)方面進(jìn)行明確的劃分，保障事業(yè)單位內(nèi)部各個部門之間均能夠進(jìn)行有效的配合，切實提升事業(yè)單位檔案收集、整理的效率。

二、圍繞事業(yè)單位發(fā)展趨勢完善立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)

科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)近年來的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，但部分事業(yè)單位仍舊沿用傳統(tǒng)的立卷歸檔方案，顯然無法滿足事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)需求。針對上述問題，應(yīng)當(dāng)全面圍繞事業(yè)單位發(fā)展趨勢、檔案管理工作發(fā)展動態(tài)，通過以下兩個方面的措施，完善檔案立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)：一方面，致力于強(qiáng)化檔案管理立卷歸檔時效性，針對立卷歸檔流程進(jìn)行細(xì)化，融入時間限制的要求，如完成現(xiàn)行文件任務(wù)以后，需要在一定時間段內(nèi)完成立卷歸檔任務(wù)，避免提前或者延后立卷歸檔的問題發(fā)生。另一方面，檔案資料本身完整與否，對其最終的保存價值、應(yīng)用價值影響極大，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將完整性作為立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)的首要任務(wù)，分別結(jié)合事業(yè)單位不同的檔案類型，制定規(guī)范化的流程，針對立卷方法、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)立卷歸檔、案卷裝訂質(zhì)量等進(jìn)行全面的協(xié)調(diào)，保障立卷歸檔的規(guī)范性、完整性。

三、建立健全檔案著錄與分類號

檔案著錄與分類號同樣是事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中不可或缺的一部分。這就需要事業(yè)單位結(jié)合檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求，建立健全檔案著錄與分類號：其一，對于部分內(nèi)容相對較為復(fù)雜的檔案資料，需要重新開展組卷處理，針對相互之間存在聯(lián)系的檔案實施組合，同時針對部分欠缺頁碼、目錄的檔案，開展目錄、編碼的編著處理，切實保障重組完成的檔案更為標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，以此來針對檔案資源進(jìn)行不斷的優(yōu)化調(diào)整，為檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)奠定基礎(chǔ)[3]。對于事業(yè)單位檔案著錄來說，其無論是對檔案管理質(zhì)量來說，還是對檔案管理信息化建設(shè)而言，均是至關(guān)重要的基礎(chǔ)工作。因此，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)全面按照《檔案著錄規(guī)則》，結(jié)合事業(yè)檔案檔案管理信息化建設(shè)實際，完善檔案管理著錄對應(yīng)的細(xì)則，規(guī)范檔案管理著錄有關(guān)的流程、行為。除此之外，分類號作為檔案資料檢索的關(guān)鍵內(nèi)容，對事業(yè)單位檔案管理利用的影響巨大，這就要求檔案管理部門全面落實《中國檔案分類法》要求，圍繞事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)實情況、信息化建設(shè)動態(tài)、檢索要求，建立對應(yīng)的分類流程、分類標(biāo)準(zhǔn)，保障事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的最終效果。

四、基于信息化動態(tài)規(guī)范信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

5G時代的正式到來，各行各業(yè)在5G技術(shù)的影響下產(chǎn)生了不同程度的變化，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)也必然會受到不同程度的影響。信息化建設(shè)最為顯著的特點表現(xiàn)為便捷化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，只有充分結(jié)合信息化建設(shè)動態(tài)，不斷完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，才能夠有效推動事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的完善，即根據(jù)信息化建設(shè)動態(tài)，充分結(jié)合新興信息化技術(shù)對事業(yè)單位檔案管理工作的影響，圍繞檔案管理流程建立對應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案收集、整理、歸檔等一系列信息化操作流程，同時也包含文件資料格式、檔案歸檔格式等等，均需要保持規(guī)范、統(tǒng)一，使得事業(yè)單位內(nèi)部各個部門之間能夠進(jìn)行無縫的對接，以此來保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效推進(jìn)。

綜上所述，事業(yè)單位各項事業(yè)的改革發(fā)展，檔案管理工作也迫切需要進(jìn)行針對性的優(yōu)化調(diào)整，才能夠為事業(yè)單位改革發(fā)展提供有效的支持。綜合參考事業(yè)單位檔案管理工作實際來看，規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)無疑成為事業(yè)單位檔案管理工作未來發(fā)展的主要方向，這就需要我們結(jié)合事業(yè)單位檔案管理實際、未來發(fā)展趨勢，通過結(jié)合檔案管理要求完善檔案管理機(jī)制、圍繞事業(yè)單位發(fā)展趨勢完善立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)、建立健全檔案著錄與分類號以及基于信息化動態(tài)規(guī)范信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，保障事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的有序開展。