芻議能源企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制

成 彤/浙江能源天然氣集團有限公司

黃 磊/浙江省天然氣開發(fā)有限公司

在全省各級檔案部門以服務(wù)“最多跑一次”改革為抓手，全面對接數(shù)字政府建設(shè)、推進檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的大背景下，能源企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變工作理念與思路，更加重視企業(yè)檔案信息化建設(shè)。近年來，筆者所在的浙江能源天然氣集團有限公司著手推進公司紙質(zhì)檔案“存量數(shù)字化”工作。為進一步提升工作效率，數(shù)字化采用外包的方式，并采取多項舉措對外包進行質(zhì)量控制。實踐證明，這些舉措是行之有效的。

1 完善前期準備工作

首先是多方考察外包公司的綜合實力，包括企業(yè)資質(zhì)、數(shù)字化軟件及應(yīng)用情況、已完成項目及以及業(yè)內(nèi)評價。其次是成立以公司分管領(lǐng)導為組長、辦公室主任為副組長的檔案數(shù)字化領(lǐng)導小組，下設(shè)工作小組，人員由各部門專（兼職）檔案員及外包公司人員組成。再次是研究制定檔案數(shù)字化實施方案，以“適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，創(chuàng)造檔案資產(chǎn)價值”為目標，明確時間進度、技術(shù)標準及預期效果。最后是與外包人員簽訂檔案數(shù)字化加工保密協(xié)議，明確涉密范圍、保密責任、泄密責任追究等內(nèi)容。

2 推動數(shù)字化有序開展

第一，優(yōu)化數(shù)字化工作流程。即領(lǐng)用交接、拆裝處理、目錄校對、修整保護、前期處理質(zhì)檢、檔案掃描、影像處理、檔案著錄、檔案質(zhì)檢、裝卷裝訂歸還、掛接上線等。為實現(xiàn)全過程控制，印制了檔案交接單、流水工單以及檔案整理、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接情況登記表等管理性單據(jù)，要求外包人員認真填寫，作為完工后結(jié)算和檢查外包質(zhì)量的依據(jù)。

第二，確保檔案實體及檔案數(shù)據(jù)絕對安全。檔案出入庫交接實行嚴格管理，將一次移交的檔案數(shù)量控制在一定范圍內(nèi)，做到接收一批、掃描一批、歸還一批；數(shù)字化場地設(shè)置專門的檔案柜保管檔案實體，實行工作當天提檔、當天歸還制度，即每天開工前提檔、工作結(jié)束立刻歸還，確保檔案始終在數(shù)字化場地中；掃描儀、打印機等數(shù)據(jù)輸出終端在使用前須經(jīng)過嚴格的安全檢測；數(shù)據(jù)如需遷移或進行臨時備份，要采用安全系數(shù)高的專用U盤、移動硬盤等；數(shù)字化工作完成后，存儲在移動硬盤、U盤等暫存介質(zhì)上的數(shù)據(jù)必須在工作小組的現(xiàn)場監(jiān)督下格式化。

3 做好數(shù)據(jù)掛接及檢測工作

第一，掃描文件以卷為單位進行存儲。案卷目錄應(yīng)對應(yīng)到相應(yīng)圖像文件所在的文件夾，卷內(nèi)目錄應(yīng)對應(yīng)到相應(yīng)頁數(shù)的圖像文件。第二，確保目錄數(shù)據(jù)與掃描圖像一一對應(yīng)。通過軟件自動檢查與人工檢查相結(jié)合的方式，確保目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字化成果一一對應(yīng)；及時增錄和修改漏輸和錯輸?shù)臄?shù)據(jù)，直至所有目錄信息全部正確；最終確保數(shù)字化成果在檔案管理系統(tǒng)中能夠顯示和被有效檢索。第三，核對卷內(nèi)目錄對應(yīng)的圖像文件數(shù)量、案卷目錄數(shù)量對應(yīng)的文件夾數(shù)量。務(wù)必確保掃描圖像與案卷目錄、卷內(nèi)目錄完全掛接正確，并將正確的數(shù)據(jù)導入現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)庫中。

4 重視數(shù)字化成果的驗收工作

一是圖像掃描和目錄數(shù)據(jù)質(zhì)檢。檔號、總流水號、選擇掃描的頁碼與電子目錄的張頁號的一致性和掃描圖像的排列順序與檔案原件的準確率要求達到100%，如發(fā)現(xiàn)一條錯誤，圖像數(shù)據(jù)全部退回重檢；其他數(shù)據(jù)抽檢合格率要求達到95%以上（含95%），如在95%以下，提交驗收的實體和數(shù)據(jù)全部發(fā)回外包公司全面自檢，直至達到驗收要求。

二是檔案數(shù)據(jù)掛接驗收。要求檔號、總流水號數(shù)據(jù)掛接準確率、圖像完整性達到100%，如發(fā)現(xiàn)一條數(shù)據(jù)錯誤即視為不合格，應(yīng)退回重檢。其他數(shù)據(jù)項合格率要求達到99%以上（含99%），如在99%以下，提交驗收數(shù)據(jù)全部發(fā)回全面自檢，直至達到驗收要求。

三是檔案實體驗收。如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責任；順序錯誤、卷內(nèi)文件顛倒、裝訂不符合要求等均視為差錯，要求重新處理。