事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策研究

（山東省菏澤市中共單縣縣委群眾工作政策研究中心，山東 菏澤 274300）

作為國家文獻(xiàn)信息管理工作中不可或缺的重要部分，事業(yè)單位檔案管理對社會的穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展具有至關(guān)重要的意義，由于事業(yè)單位的特殊性，其涉及到科、教、文、衛(wèi)等領(lǐng)域，同時(shí)事業(yè)單位也參與一些社會事務(wù)管理活動，檔案信息資料記錄了事業(yè)單位各項(xiàng)活動或相關(guān)工作的開展情況，是有關(guān)部門或是檔案資料使用人員了解歷史客觀史證的關(guān)鍵依據(jù)。在新時(shí)期下分析事業(yè)單位檔案管理存在問題，針對性加強(qiáng)檔案管理，有助于事業(yè)單位科學(xué)合理的利用信息資源，助推事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

縱觀當(dāng)前，絕大多數(shù)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者都認(rèn)識到檔案管理這項(xiàng)工作的中重要性，但是在具體的工作中并沒有將檔案管理工作具體落實(shí)到人頭上，自然無法有效確保檔案信息資料的完整的或是完整性，嚴(yán)重影響了檔案資料作用的發(fā)揮，還在某種程度上打擊了檔案管理人員的積極性[1]。

（二）管理制度不夠完善

現(xiàn)階段，受多種因素的影響，部分事業(yè)單位檔案管理制度還有優(yōu)化，如此一來，都導(dǎo)致檔案管理方式缺乏規(guī)范性，管理方式不夠全面，在具體的管理中，出現(xiàn)了管理混亂所造成的檔案遺失問題，不僅讓檔案質(zhì)量的大大折扣，還嚴(yán)重影響了檔案數(shù)量的完整。

（三）管理手段較為落后

近年來，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，事業(yè)單位也堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，積極引入信息化管理模式，受多種因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理信息化水平還有待提升，加之部分單位缺乏資金，缺乏信息化管理設(shè)備，阻礙了單位檔案管理信息化工作的有序開展[2]。再有檔案管理人員沒有掌握先進(jìn)的管理手段，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理人員在具體的管理中，只能延續(xù)傳統(tǒng)管理方式，自然而然事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率差強(qiáng)人意。

（四）缺乏專業(yè)的管理人員

檔案管理工作涉及到諸多方面，當(dāng)前部分事業(yè)單位就缺乏專業(yè)檔案管理人員，檔案管理人員是由其他崗位的人員兼職的，還有部分事業(yè)單位雖然成立的專門的檔案機(jī)構(gòu)和管理人員，但總的來說都不夠?qū)I(yè)，管理人員缺乏專業(yè)性知識，導(dǎo)致整個(gè)管理隊(duì)伍人員素質(zhì)參差不齊[3]。

二、事業(yè)單位檔案管理中的有效策略

（一）深化思想意識，重視檔案管理

第一在新時(shí)期下事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者一定要從思想意識上認(rèn)識到做好檔案管理重要性，以身示范，做好帶頭作用，重視檔案管理工作，同時(shí)并將這項(xiàng)工作納入到事業(yè)單位日常工作議程中，結(jié)并結(jié)合實(shí)際，成立檔案管理工作小組，細(xì)化各個(gè)崗位工作標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)一步將相關(guān)責(zé)任落實(shí)人頭上，在單位內(nèi)部形成“大檔案”管理的良好局面；第二設(shè)立專門的檔案管理審查部門，定期檢查檔案管理情況，進(jìn)而在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題，解決問題；第三相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理人員所提出的可行性方案，并給予一定的支持，以便在內(nèi)部形成一股重視檔案工作的新風(fēng)。

（二）完善管理制度，提高管理效率

收集、整理檔案資料、儲存檔案是事業(yè)單位檔案管理的核心內(nèi)容，對此這就要求事業(yè)單位組好以下幾點(diǎn)，第一結(jié)合實(shí)際構(gòu)建科學(xué)的檔案管理管理制度，同時(shí)并科學(xué)合理的對檔案管理的權(quán)限進(jìn)行分配；第二采用科學(xué)統(tǒng)一的管理方式，促使檔案管理工作效率的提升，基于此，事業(yè)單位要立足實(shí)際，對現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行完善，保障檔案管理工作的可操作性和科學(xué)性，滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求；第三制定用人制度和獎(jiǎng)懲制度，通過制度最大化地調(diào)動檔案管理人員的積極性，做好本職工作，促使檔案管理效率的提升。

（三）創(chuàng)新管理模式，提升管理水平

在新時(shí)期下，事業(yè)單位要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理模式。第一事業(yè)單位要加大資金、人力、物力的投入力度，不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，從整體提升檔案管理信息化水平的提升，與此同時(shí)，事業(yè)單位還要引入各種先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，通過這樣的舉措，為事業(yè)單位檔案管理信息化工作的有序開展奠定良好基礎(chǔ)；第二檔案管理人員還要緊隨時(shí)代步伐，改進(jìn)檔案管理方式，在工作中充分利用各種先進(jìn)信息化管理方式，加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案的管理，通過這樣的舉措，全面提升檔案管理水平，助推事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)教育，提高人員素養(yǎng)

第一事業(yè)單位要積極引入專業(yè)的檔案管理人員，以便更好地為檔案管理工作注入新鮮的血液；第二事業(yè)單位要通過定期加強(qiáng)檔案管理人員實(shí)踐業(yè)務(wù)交流或是培訓(xùn)教育方式，促使檔案管理人員專業(yè)化知識結(jié)構(gòu)的完善，提升其業(yè)務(wù)素養(yǎng)，與此同時(shí)，還可以讓他們通過培訓(xùn)，獲得最新的工作方式；第三事業(yè)單位在安排崗位的時(shí)候，一定要注意管理人員的連續(xù)性和穩(wěn)定性，從上崗培訓(xùn)到后期業(yè)務(wù)熟悉，需要很長的時(shí)間，事業(yè)單位只有確保了檔案管理人員的穩(wěn)定性，才能做好這項(xiàng)工作。

結(jié)語

總之，在新時(shí)期下，事業(yè)單位檔案管理中存在檔案管理意識淡薄、管理制度不夠完善管理手段較為落后、缺乏專業(yè)的管理人員等問題。因此，我們要重視檔案管理工作，從深化思想意識，重視檔案管理、完善管理制度，提高管理效率、創(chuàng)新管理模式，提升管理水平、加強(qiáng)培訓(xùn)教育，提高人員素養(yǎng)等方面入手，做好檔案管理工作，助推事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。