大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

（青島市即墨區(qū)就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務(wù)中心，山東 青島 266200）

一、大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案數(shù)字化管理缺少規(guī)范性

當(dāng)前，大部分單位在檔案管理中，存在些許不足之處，即檔案管理工作相對滯后。首先，未建立健全檔案管理模式與機制。在大部分單位當(dāng)中，會將多數(shù)資金投入科學(xué)技術(shù)研發(fā)等重要領(lǐng)域[1]。因此，對檔案管理工作缺少重視。資金投入不足是檔案管理模式滯后的主要原因之一。其次，管理人員專業(yè)程度有待提高。在大部分單位中，鮮有專門學(xué)習(xí)檔案管理的工作人員，而且在單位中多由其他相關(guān)專業(yè)者兼職此項工作。所以，在專業(yè)程度上略顯不足，管理水平有限，無法有效規(guī)劃與發(fā)展檔案管理工作。還有少數(shù)專業(yè)人員即便掌握較多檔案管理知識，但未將理論知識結(jié)合實踐操作。

（二）檔案數(shù)字化管理認(rèn)識不足

現(xiàn)階段，我國正處在檔案數(shù)字化建設(shè)初始階段，尚未透徹理解檔案數(shù)字化管理模式[2]。第一，從業(yè)人員專業(yè)化程度較低，在這一崗位上工作的人員，少有對口專業(yè)出身，因此致使其專業(yè)理論素養(yǎng)缺失，即便為本專業(yè)出身的工作者，也會或多或少存在理論與實踐相分離的現(xiàn)象。第二，從業(yè)者在研究檔案數(shù)字化時，極易受限于傳統(tǒng)思維，創(chuàng)新突破意識不足。多數(shù)情形下，僅是在原有管理基礎(chǔ)上進(jìn)行延伸與拓展，顯得非常局限，對于檔案數(shù)字化缺少深刻理解與領(lǐng)會，并形成認(rèn)知偏差，進(jìn)而使其對于數(shù)字化檔案建設(shè)具有盲目性。

（三）數(shù)字化檔案安全性不高且過于依賴科學(xué)技術(shù)

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期的工作，不過縱觀之前因為缺乏經(jīng)驗所造成的疏漏，很多紙質(zhì)文件的缺失導(dǎo)致了資源流失[3]。另外，數(shù)字化的電子信息更容易大面積地轉(zhuǎn)移，更不容易造成疏漏。有些檔案信息的利用價值較大，流傳在網(wǎng)絡(luò)上，極有可能會被有心之人竊取而用于不法途徑，這樣的數(shù)字化檔案存在一定的安全隱患。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

（一）規(guī)范檔案數(shù)字化管理

以上論述得知，現(xiàn)階段大部分單位在檔案管理中存在一些問題。甚至可以說許多地方的管理工作還相對滯后，而且在規(guī)范性上略顯不足。第一，最為關(guān)鍵的因素，便是未完全建立完善的檔案管理模式與機制。所以，在對這一實際現(xiàn)狀進(jìn)行改變時，需要構(gòu)建出完善的管理模式與運行管理機制，這是數(shù)字化檔案管理工作開展的主要前提條件。當(dāng)企事業(yè)具有一套完善的管理模式與運行管理機制之后，其工作流程將會愈發(fā)標(biāo)準(zhǔn)且規(guī)范。第二，未解決工作人員專業(yè)水平問題。在具體招聘環(huán)節(jié)當(dāng)中，招聘人員需要盡可能多招聘一些專業(yè)人才勝任這一崗位。對于那些在這一崗位上工作許久的老員工，應(yīng)安排他們進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使他們的技能得到強化。此外，對專業(yè)人才，需要對其開展相應(yīng)的理論考核與實操培訓(xùn)，只有通過培訓(xùn)考核，才可以賦予他們相應(yīng)的職位與薪酬。大部分專業(yè)人才雖然具備較為扎實的理論知識，然而實踐能力偏弱，無法有機結(jié)合理論與實踐。因此，在安排員工培訓(xùn)時，需要具有針對性，并做到人盡其才，將合適的人才放到合適的崗位上，從而使檔案數(shù)字化管理模式發(fā)揮出最大的價值與作用。

（二）科學(xué)認(rèn)識檔案數(shù)字化管理

對檔案數(shù)字化管理存在的誤解，會在極大程度上制約數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。許多從業(yè)者極易受限于傳統(tǒng)思維，缺少創(chuàng)新突破意識，在其理解當(dāng)中，僅是在原有檔案管理基礎(chǔ)上做出相應(yīng)延展。通過這一方式建設(shè)的數(shù)字化檔案，缺少科學(xué)性與合理性。所以，為改變這一現(xiàn)狀，應(yīng)該擺脫對檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生的誤解，不拘泥于思維框架。將更多的現(xiàn)代化思維融入其中，對數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)行全面創(chuàng)新。在遵循數(shù)字化檔案建設(shè)基礎(chǔ)原則的基礎(chǔ)上，將新穎的方法融入其中。此外，還需要對其進(jìn)行資金上的合理投入，檔案數(shù)字化的科學(xué)建設(shè)，絕不可以一味貪圖發(fā)展的速度，而進(jìn)行漫無目的的投資。數(shù)字化檔案建設(shè)需要科學(xué)技術(shù)與大量資金支持，技術(shù)和資金之間具有互相結(jié)合的密切關(guān)系。雖然數(shù)字化檔案建設(shè)急需科學(xué)技術(shù)提供支持，然而技術(shù)支持是以資金為基礎(chǔ)，若是缺少二者其中的任何一種，均會阻礙數(shù)字化檔案的健康持續(xù)發(fā)展。

若是發(fā)生支持缺失的情形，可以通過以下兩種方法進(jìn)行解決：第一，運用技術(shù)外包的方式。這一方式是通過對已經(jīng)開發(fā)完畢的軟件進(jìn)行購置，通過這一方式，實現(xiàn)兩類支持相互結(jié)合的最終效果。對購置的軟件應(yīng)該按照數(shù)字化檔案管理的發(fā)展做出相應(yīng)調(diào)整。第二，全外包形式，即是將全部數(shù)字化檔案建設(shè)工作，交由一個指定單位全權(quán)負(fù)責(zé)，但是這種形式需要投入大量資金成本。所以，各單位需要根據(jù)自身實際情況，選出合適的形式，從而科學(xué)認(rèn)識檔案數(shù)字化管理。

（三）加快檔案數(shù)字化建設(shè)以提高安全性

從總體上看，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項有利于檔案整理與利用的工作，是一項能夠?qū)崿F(xiàn)文檔共享的有效策略。所以，加快檔案館的建設(shè)，可以通過加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。在保證能夠投入大量資金的同時，檔案管理部門可以邀請專業(yè)的軟件系統(tǒng)研發(fā)人員，根據(jù)自身檔案館的實際情況，開發(fā)并制定一套適合的優(yōu)化系統(tǒng)。能夠在保證基本的檔案管理工作的同時，取得一定的安全性，消除傳統(tǒng)數(shù)字化建設(shè)的安全隱患。最后可以進(jìn)行多地區(qū)和多實景的試點，確保成功之后，就可以全面視點。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著社會經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開始在檔案管理工作中應(yīng)用，新時期檔案數(shù)字化管理已成為必然發(fā)展趨勢。要求檔案管理人員樹立新的工作觀念，嚴(yán)格遵循各項規(guī)章制度，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，樹立檔案數(shù)字化安全保密意識，通過建立檔案電子化系統(tǒng)工程和信息技術(shù)支撐系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的存儲介質(zhì)與設(shè)備安全管理。