淺論如何做好新形勢下的檔案管理工作

（河北省承德市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局，河北 承德 067000）

檔案管理工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，它是單位歷史足跡的見證。檔案管理只有與時(shí)俱進(jìn)，才能更好地適應(yīng)當(dāng)前新形勢的需要，從而更好地服務(wù)于各企事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展。

一、做好檔案管理工作的重要性

做好檔案信息管理不但是我們?nèi)粘９ぷ魃钚枰?，更是單位?jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的必須要素，用優(yōu)質(zhì)的檔案為單位決策者提供第一手資料，使單位長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的制定獲得具有重要理論依據(jù)，并且能夠在單位工作的穩(wěn)定發(fā)展過程中，隨時(shí)提供參考依據(jù)。因此，做好新形勢下的檔案管理工作，對于提升單位的整體形象，促進(jìn)單位的發(fā)展，發(fā)揮單位在同類型機(jī)構(gòu)中的競爭力具有重要作用。在當(dāng)前非常嚴(yán)峻的經(jīng)營新形勢之下，檔案信息管理可以充分發(fā)揮自己應(yīng)有的功能與效應(yīng)，擴(kuò)大其社會(huì)主義價(jià)值，優(yōu)化檔案資源管理技術(shù)手段，這是十分重要的。

二、做好新形勢下的檔案管理工作的措施

（一）管理制度的建立

為了有效、有序、正常地開展事業(yè)單位相關(guān)檔案管理工作，建立管理制度需要進(jìn)行合理、科學(xué)的分析，以適應(yīng)本單位的實(shí)際情況和需要。在制定相關(guān)管理制度時(shí)，應(yīng)遵循實(shí)用性、簡潔性和可操作性的原則，只有操作方便、簡單可行、使用方便，才能更好地發(fā)揮檔案管理者的工作效率和積極性。制度的建立應(yīng)以平等為主要標(biāo)準(zhǔn)，這是制度得以順利實(shí)施的保證，部門既是主管部門，也是管理者。在執(zhí)行各種制度時(shí)要公平，真正做到懲罰分明。

（二）深化體制管理改革

各企事業(yè)單位要通過各種學(xué)習(xí)和宣傳，更加重視檔案管理工作，把這項(xiàng)工作放在明顯的位置。單位的領(lǐng)導(dǎo)班子對檔案管理的工作要不定期的進(jìn)行檢查，檢查要嚴(yán)格，對出現(xiàn)的問題及時(shí)糾正并給與耐心的指導(dǎo)。要對檔案管理工作進(jìn)行考核，建立和完善考核制度，通過晉升或降級對檔案工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。檔案管理質(zhì)量也要建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行。只有這樣，事業(yè)單位檔案管理才能走向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

（三）做好文件轉(zhuǎn)換和管理。

新形勢下，單位檔案管理部門不僅要做好傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔工作，而且要利用信息技術(shù)將文件逐一掃描成電子形式，促進(jìn)實(shí)體文件與電子文件的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息資源的多渠道檢索和共享，同時(shí)完全保留傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的外觀。在實(shí)踐中，檔案部門及人員要立足中國實(shí)際發(fā)展情況，盡快將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子技術(shù)文件，對庫存紙質(zhì)文件系統(tǒng)進(jìn)行一個(gè)全面的鑒定、清理，使庫存成本管理體系結(jié)構(gòu)趨于優(yōu)化。單位檔案部門還必須順應(yīng)新形勢，摒棄以往無所作為的做法，充分發(fā)揮自身學(xué)科優(yōu)勢，積極參與網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)開發(fā)利用，把握有利的網(wǎng)絡(luò)化機(jī)遇，與圖書館部門，博物館，情報(bào)部門共同管理檔案信息資源，提高文件改造管理水平，開辟檔案改造和編研新天地。

（四）切實(shí)提高檔案利用水平。

做好檔案管理工作的最終目的是為了提供服務(wù)，因此檔案信息的處理和檔案資源的開發(fā)是新形勢下檔案管理的生命力和檔案管理的生命線。源于中國傳統(tǒng)文化觀念的束縛，檔案信息管理工作長久以來圍繞收集、保存來展開，導(dǎo)致部分檔案沒有充分發(fā)揮應(yīng)有的功效，檔案管理工作在開展過程中也曾出現(xiàn)滑坡現(xiàn)象。因此，單位檔案管理人員應(yīng)正視自身工作態(tài)度，樹立檔案財(cái)富觀，只有做好財(cái)富的加工和開發(fā)，才能充分發(fā)揮財(cái)富的作用，創(chuàng)造新的財(cái)富。面對中國市場發(fā)展經(jīng)濟(jì)形勢，檔案進(jìn)行管理工作人員要主動(dòng)積極參與，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變成主動(dòng)服務(wù)，通過對傳統(tǒng)的檔案資源進(jìn)行有效的加工來發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。這樣切實(shí)的提高檔案的利用水平

（五）提高社會(huì)各個(gè)階層對檔案的重視程度。

檔案管理工作的良好開展與社會(huì)各個(gè)階層人員的利益息息相關(guān)，做好檔案工作也離不開社會(huì)各界的重視。因此，各級檔案工作部門要建立長效宣傳機(jī)制，創(chuàng)新宣傳方式，通過各種形式的宣傳，利用當(dāng)今新媒體的宣傳途徑，提高全民的檔案意識。同時(shí)，各級部門也要在工作中積極爭取上級部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭取更多資金資源投入，有效解決管理方式不完善、人員隊(duì)伍不充足、物質(zhì)條件不具備等問題，努力營造良好的工作開展環(huán)境。

三、結(jié)語

做好新形勢下的檔案管理工作，不僅可以提高單位管理部門的工作水平，合理處理檔案信息，充分利用檔案，而且可以提高檔案工作者的價(jià)值，為單位的發(fā)展進(jìn)步做出更大的貢獻(xiàn)。如今，單位的檔案資源管理相關(guān)部門務(wù)必要把握機(jī)遇，發(fā)揮21世紀(jì)信息技術(shù)的優(yōu)勢，促使檔案管理工作可以快速實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，從而開創(chuàng)新形勢下的檔案管理工作模式，使檔案管理工作在21世紀(jì)的今天出現(xiàn)一個(gè)新局面。