科技檔案管理質(zhì)量的提升措施分析

(豐林縣檔案館，黑龍江 豐林 153033)

我國科技研發(fā)水平顯著提升，新增科技成果數(shù)量巨大，更加頻繁的科技研發(fā)活動使科技檔案的數(shù)量增加，科技檔案中記錄著重要的科技相關(guān)信息，必須妥善管理這種檔案。管理科技檔案面臨不少挑戰(zhàn)，為了保障科技檔案管理的科學(xué)性，管理者必須加大對科技檔案的重視，明確管理科技檔案時存在的主要問題，認(rèn)識到科技檔案的作用，以最為合適的方法來完成管理科技檔案的任務(wù)。

一、科技檔案概述

科技檔案不同于科技資料。反映一定單位科技活動的并具有歷史查考憑證作用的科技文件材料才能轉(zhuǎn)化為科技檔案，而收集交流來的只起參考作用的材料是科技資料。被本單位采用的外來科技資料則轉(zhuǎn)化為本單位的科技檔案，科技檔案通過復(fù)制提供給外單位參考使用則轉(zhuǎn)化為科技資料?？萍紮n案是一次文獻(xiàn)的一種。

科技檔案作為科學(xué)技術(shù)信息的載體，可以起到促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的作用。國家進(jìn)行經(jīng)濟建設(shè)，采用一定的新技術(shù)要和本國的資源情況、工業(yè)水平、原材料、社會的傳統(tǒng)和文化水平相適應(yīng)，這就需要多種門類的科技檔案共同發(fā)揮作用。一個企業(yè)或事業(yè)單位進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)決策，除了要充分了解國內(nèi)外的技術(shù)水平和市場動態(tài)外，更要注意分析研究自己的技術(shù)力量和技術(shù)水平、設(shè)備條件、原材料的供應(yīng)和信息掌握的多少等，這就需要充分利用本單位的各種科技檔案?？萍紮n案作用的發(fā)揮帶有全面性、綜合性和系統(tǒng)性的特點。在設(shè)計工作中提高圖紙復(fù)用率為科技檔案成批成套發(fā)揮作用開辟了新的前景。

二、管理科技檔案時存在的主要問題

針對當(dāng)前管理科技檔案的基本情況，可以從中發(fā)現(xiàn)一些管理問題，這些問題已經(jīng)對科技檔案管理工作形成了實質(zhì)性的負(fù)面影響，必須被管理部門以及上級領(lǐng)導(dǎo)重視。部分負(fù)責(zé)管理科技檔案的工作人員仍舊持有傳統(tǒng)化的管理思想，在他們的認(rèn)識中，只關(guān)注具有管理性價值的檔案，對于科技檔案的范圍界定也存在錯誤，導(dǎo)致科技研究中的草圖以及實驗數(shù)據(jù)等信息被輕視，沒有被納入到歸檔范圍中，收集的檔案類別單一，科技檔案內(nèi)容不全，缺失了重要的研究信息。因此進(jìn)行科技檔案管理工作時，首先應(yīng)當(dāng)先糾正錯誤的管理思想，更加全面完整地收集科技檔案，為日后的科技信息查詢提供必要的支持。

三、提升科技檔案管理質(zhì)量的可靠措施

科技檔案是科研活動的重要組成部分，記錄了科技信息，有極高的信息利用價值，管理者要圍繞科技檔案，優(yōu)化檔案管理模式，改進(jìn)科技檔案管理方法，現(xiàn)提供一些能夠幫助提升科技檔案管理質(zhì)量水平的管理建議。

（一）展開信息化建設(shè)工作

隨著科技研究單位持續(xù)發(fā)展進(jìn)步，形成的科技檔案數(shù)量也在持續(xù)增加，比如在一些國營軍工企業(yè)中，產(chǎn)出的產(chǎn)品具有豐富的型號，對應(yīng)的科技檔案數(shù)量龐大，為了存儲科技檔案，必須擴大檔案庫房的內(nèi)部空間，需要投入更多的資金與建設(shè)資源，最終還有可能面臨檔案脹庫的問題。針對紙質(zhì)檔案保存工作中存在的問題，可通過使用信息技術(shù)與電子技術(shù)解決，將大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，存儲到計算機中，可緩解脹庫的情況。檔案部門要認(rèn)識到以科技檔案為核心，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的重大意義，對檔案信息展開數(shù)字化處理，做好檔案信息系統(tǒng)與工作單位信息系統(tǒng)的銜接，高效地從工作單位中收集科技檔案，為之后檔案整理工作保留更多的時間，使科技檔案資源能夠得到充分的開發(fā)。

（二）提升大型科研項目下的檔案管理工作質(zhì)量

大型科研項目往往能夠展現(xiàn)出較高的科研技術(shù)水平，但是在實際的研究過程中，卻需要消耗較長的時間，確保在多個研究階段都應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，最終創(chuàng)造高新研究成果，在研究過程中累積的科技檔案可以記錄研究的過程，尤其是一些研究中的重點事件，也記錄了研究單位的發(fā)展歷程，在科技發(fā)展領(lǐng)域中也具有極為重要的意義，必須重視這類科研研究活動中形成的檔案材料，使用專門的管理系統(tǒng)完成管理任務(wù)，管理科技檔案人員應(yīng)更加細(xì)致地記錄技術(shù)應(yīng)用情況，充實科技檔案的內(nèi)容，使檔案更為完整，以此實現(xiàn)科技檔案的價值，用科技檔案來推動科技向前發(fā)展，更好地展現(xiàn)出信息資源在社會中的價值。

（三）引導(dǎo)工作人員重視科技檔案管理與利用工作

工作人員直接負(fù)責(zé)管理科技檔案，其持有的工作理念關(guān)系著檔案管理成果。工作人員本身必須重視科技檔案，掌握科學(xué)的科技檔案的管理方式，確?？萍紮n案的管理工作朝著正規(guī)化的方向發(fā)展，減少科技檔案管理過程中的錯誤。工作人員可以通過學(xué)習(xí)加深對科技檔案的了解，以此來改進(jìn)檔案收集、整理以及歸檔等階段的工作方法。完成前期的檔案管理工作之后，還要注意科技檔案利用的問題，只有對科技檔案進(jìn)行利用了，才能真正地講這類檔案所具有的價值展示出來，工作人員還要在檔案管理實踐過程中，找出可以幫助提升檔案利用率的方式，通過科技檔案的實際利用率，也能夠看出檔案管理部門的工作水平。不少企業(yè)在科技檔案的利用方面都出現(xiàn)了問題，比如在查閱檔案時，還選擇人工化的方式，這種方式在耗費人力與時間的同時，還會損壞檔案材料，應(yīng)加大力度，推動檔案的電子化轉(zhuǎn)化，而后借助共享平臺來分享檔案材料。檔案管理者需繼續(xù)累積科技檔案管理經(jīng)驗，優(yōu)化這一類與科技相關(guān)的檔案管理模式。

四、結(jié)束語

管理科技檔案，必須以實際情況為準(zhǔn)，管理者首先需要正確認(rèn)識科技檔案具有的價值，而后根據(jù)預(yù)設(shè)的流程對檔案進(jìn)行科學(xué)且合理化的歸檔，完成初期管理任務(wù)之后，可統(tǒng)一上交相關(guān)工作部門實施管理，以此來確保在有需要時，可以有效地利用科技檔案。在管理科技檔案時，不僅要將最為基本的管理工作做好，同時還要注意對相關(guān)的管理檔案知識進(jìn)行宣傳，以此來強化歸檔人員的工作意識，更加完整地管理與收集科技檔案。