探討基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑

（科右前旗德伯斯鎮(zhèn)人民政府，內(nèi)蒙古 興安 137400）

引言

我國(guó)近年來(lái)已經(jīng)快速進(jìn)入現(xiàn)代化發(fā)展階段，很多先進(jìn)技術(shù)使得我國(guó)各行業(yè)有了更大的發(fā)展空間。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，各行各業(yè)都借助先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)改善辦公環(huán)境。在這樣的社會(huì)大背景下，基層單位的文件檔案管理也試圖改革落后的傳統(tǒng)管理辦法，借助先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)促進(jìn)檔案管理的革新，使自身能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、基層單位文件檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理制度不完善，針對(duì)目前狀況來(lái)看，基層單位的檔案管理問(wèn)題頗多，其中檔案管理制度制定不完善：1.檔案管理工作沒(méi)有統(tǒng)一的審核標(biāo)準(zhǔn)，管理人員整理檔案較為隨便，致使檔案查詢不便，尋找檔案不全，不利于其他人員在有效時(shí)間內(nèi)查詢。2.檔案文綜上標(biāo)題及檔案目錄不完整，較為嚴(yán)重的是，有的檔案目錄已破損甚至遺失；檔案查詢編號(hào)也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一編寫，歸類上特別隨意。當(dāng)辦公人員對(duì)其整理時(shí)，沒(méi)有健全的整理制度，無(wú)法對(duì)整理的檔案進(jìn)行規(guī)范作用，使檔案管理工作無(wú)法有序進(jìn)行。針對(duì)這些問(wèn)題，可顯示出基層單位檔案管理工作制度存在很大缺陷，檔案管理制度不完善，致使管理人員停滯不前，缺乏創(chuàng)新精神，使其工作質(zhì)量下降。3.檔案檢索系統(tǒng)不健全，檔案整理歸檔是為了方便后期的檢索查詢，科學(xué)的檢索系統(tǒng)對(duì)于檔案的使用和查詢來(lái)說(shuō)十分關(guān)鍵，然而在當(dāng)前的一些基層單位中，存在檔案檢索系統(tǒng)不健全的問(wèn)題。目前的檢索方式主要有兩種，即手工和計(jì)算機(jī)檢索，計(jì)算機(jī)檢索相較于人工來(lái)說(shuō)有很多優(yōu)勢(shì)，但許多基層單位仍然采取人工檢索的方式，不僅效率低下，而且耗時(shí)耗力。

二、基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑

（一）加強(qiáng)檔案管理制度

緊追時(shí)代發(fā)展腳步，基層單位需結(jié)合自身實(shí)際情況合理完善檔案管理制度，從而規(guī)范管理人員的工作行為，提高檔案的整理清晰度。檔案管理信息化可提高檔案的利用率，增強(qiáng)檔案的安全性，以此基層單位需建立更加完善的管理制度，促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的有力開(kāi)展。如：1.完善檔案管理工作章程，使管理人員重新整理檔案案卷，促使其規(guī)范化。2.結(jié)合檔案文綜內(nèi)容，規(guī)范檔案目錄、分類序號(hào)等內(nèi)容。3.紙質(zhì)版檔案向信息數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高檔案查詢效率。4.完善信息技術(shù)系統(tǒng)，保證檔案信息化安全。5.單位需定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)其人員的專業(yè)水平。

（二）健全檔案檢索系統(tǒng)

檢索對(duì)于檔案后期應(yīng)用的重要性不言而喻，要想使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，基層單位就需要健全檔案檢索系統(tǒng)，使檔案檢索系統(tǒng)更加規(guī)范化和專業(yè)化。首先，基層單位要借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，建立電子化的檢索目錄，并通過(guò)對(duì)檢索條件進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，來(lái)完善檔案檢索系統(tǒng)。其次，檢索系統(tǒng)要使用最流行的關(guān)鍵詞法，檢索者可以根據(jù)自己的需求，在檢索系統(tǒng)中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，然后檢索系統(tǒng)就可以將相關(guān)的文獻(xiàn)呈現(xiàn)出來(lái)，從而可以提高檔案管理的效率。

（三）對(duì)區(qū)塊鏈技術(shù)的深入發(fā)掘

文件檔案管理領(lǐng)域已有的區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用，大多集中在單份文件的哈希值校驗(yàn)及智能合約支持下的信息共享上。區(qū)塊鏈尚有其他技術(shù)潛能，有待文件檔案部門發(fā)掘。比如，可以利用默克爾樹(shù)提高文件驗(yàn)證的效率。該哈希樹(shù)的節(jié)點(diǎn)分為葉子節(jié)點(diǎn)和非葉子節(jié)點(diǎn)兩種，葉子節(jié)點(diǎn)的標(biāo)簽是它所關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)塊的哈希值，而非葉子節(jié)點(diǎn)的標(biāo)簽是它的所有子節(jié)點(diǎn)的標(biāo)簽拼接而成字符串的哈希值。實(shí)際應(yīng)用中可以將文件劃分為若干數(shù)據(jù)塊，也可以將每份文件視作一個(gè)數(shù)據(jù)塊，前者可以快速定位文件哪個(gè)部分發(fā)生了修改，后者可以快速發(fā)現(xiàn)文件是否做了修改。再如，目前區(qū)塊鏈系統(tǒng)通常不會(huì)自動(dòng)捕獲文件，未來(lái)可能會(huì)出現(xiàn)智能合約中包含向業(yè)務(wù)系統(tǒng)中抓取數(shù)據(jù)的指令，在執(zhí)行智能合約后實(shí)現(xiàn)文件的自動(dòng)捕獲，還可以通過(guò)智能合約來(lái)自動(dòng)檢驗(yàn)歸檔文件的質(zhì)量。

（四）開(kāi)展檔案工作的現(xiàn)代化管理

檔案室要加強(qiáng)與電子政務(wù)管理部門的溝通聯(lián)系,充分發(fā)揮檔案部門人才、設(shè)備、技術(shù)、業(yè)務(wù)等優(yōu)勢(shì)承擔(dān)起本地電子文件中心建設(shè)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)由檔案室統(tǒng)一接收、管理、提供利用部門電子文件的目標(biāo)。要進(jìn)一步加強(qiáng)已公開(kāi)現(xiàn)行文件收集工作整合與人民群眾切身利益息息相關(guān)的人事勞資、福利待遇、社會(huì)保障、醫(yī)療衛(wèi)生、房地產(chǎn)管理等具有現(xiàn)行效用的法規(guī)性、政策性、公益性文件努力構(gòu)建內(nèi)容全面、系統(tǒng)臉?biāo)鳒?zhǔn)確、快捷的已公開(kāi)現(xiàn)行文件資料積累豐富資源。

（五）增強(qiáng)管理人員專業(yè)知識(shí)；引進(jìn)新人才

1.提高檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)，讓其明白檔案現(xiàn)代化管理的重要性，使其對(duì)工作全身心的投入。基層單位也需加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，如信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)其專業(yè)素養(yǎng)的提高。此外，也需制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，激進(jìn)管理人員的工作熱情，從而提升其專業(yè)化水平。2.引進(jìn)新的專業(yè)人才；為提高檔案管理工作的現(xiàn)代化，基層單位需引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的人才，使其發(fā)揮專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)，提高基層單位檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

（六）建立和完善文件檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)將全面邁進(jìn)信息化時(shí)代，基層單位應(yīng)該抓住這一契機(jī)，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式向現(xiàn)代化的檔案管理方式轉(zhuǎn)變，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，進(jìn)一步滿足自身的需求。因此，基層單位需要建立和完善文件檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系。首先，基層單位應(yīng)該以自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展為導(dǎo)向，建立適當(dāng)范圍的局域網(wǎng)，不僅可以有效保護(hù)單位的信息資源，還能夠方便單位內(nèi)部人員利用信息，提高文件檔案管理的利用率；其次，基層單位要及時(shí)完善文件檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系，定期更新關(guān)鍵技術(shù)，使網(wǎng)絡(luò)體系更加穩(wěn)定。

結(jié)語(yǔ)

總體來(lái)說(shuō)，基層單位需積極改進(jìn)檔案管理工作中的問(wèn)題，合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，促進(jìn)其工作的現(xiàn)代化發(fā)展。