基于知識服務(wù)的檔案管理模式理論分析

（阿爾山市五岔溝鎮(zhèn)五岔溝國有林管理局，內(nèi)蒙古 興安盟 137803）

引言

我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)自改革開放發(fā)展至今已經(jīng)取得了非常不錯的成就和成果。隨著計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，新媒體作為第四大媒體已成為當(dāng)下媒體發(fā)展的主流。在新媒體的影響下，檔案知識服務(wù)實現(xiàn)了轉(zhuǎn)型。

一、目前檔案管理工作中存在的問題分析

（一）檔案管理理念較為滯后，對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足

隨著全面深化改革的不斷深入，檔案管理也面臨著許多新的問題。主要是檔案管理理念滯后，對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足、重視程度不高，許多檔案管理工作由行政職能科室非檔案專業(yè)人員兼職負(fù)責(zé)。

（二）檔案管理意識薄弱，缺乏科學(xué)化管理理念

在實際工作中，由于缺乏檔案管理專職人員，工作量大，很容易造成檔案材料的缺失、遺漏、不齊全、不規(guī)范；加之檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，使檔案管理現(xiàn)狀無法適應(yīng)新時代檔案管理要求，更談不上檔案管理工作的科學(xué)化。

二、知識服務(wù)型檔案管理模式的定義與現(xiàn)狀

知識服務(wù)的檔案管理屬于一種全新的理念，其屬于一種建設(shè)在檔案管理模式所提出的新模式和方法，其主要是以編碼形式的知識管理模式為主。從企業(yè)的檔案管理價值層面來看，管理工作不能僅停留在檔案的本身價值方面，還需要借助收集和整理檔案的方式，為用戶提供更多的信息數(shù)據(jù)。但是，在收集與整理檔案數(shù)據(jù)的同時，便可以對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行計算，實行分類操作期間，便可以將信息之間的不同關(guān)聯(lián)展現(xiàn)出來，從而呈現(xiàn)出一個更加豐富的框架型信息，以便于用戶在后續(xù)使用時的便利性。這便是知識服務(wù)型檔案管理的主要優(yōu)勢，其可以幫助用戶更好的節(jié)省時間，并提升檔案的綜合使用價值。從目前來看，知識服務(wù)的檔案管理模式落實效果并不是非常理想，當(dāng)前知識服務(wù)型的檔案管理模式應(yīng)用效果較差主要原因在于不重視，在相關(guān)理念方面不成熟，許多服務(wù)人員對于知識服務(wù)型檔案管理的認(rèn)知不清晰。在具體問題方面，展現(xiàn)在下面幾點：

（一）管理素質(zhì)水平較低

因為檔案管理工作人員對于相關(guān)概念的認(rèn)知不清晰，導(dǎo)致在服務(wù)期間無法將知識服務(wù)這一概念展現(xiàn)出來，在理想的知識服務(wù)檔案管理模式當(dāng)中，管理人員并不具備相應(yīng)的知識以及數(shù)據(jù)整理與收集的能力。

（二）管理模式相對落后

從理論層面上來看，以往的檔案管理工作都是以被動性的服務(wù)模式為主，也就是等待對檔案有需求的人上門索取檔案，這也導(dǎo)致檔案管理工作本身存在明顯的滯后性，缺少時代發(fā)展緊迫感，過度的安于現(xiàn)狀，工作發(fā)展思維缺乏，整體工作效果不佳。

三、基于知識服務(wù)的檔案管理模式理論策略

（一）堅持更新觀念，持續(xù)推進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)

觀念的更新是實現(xiàn)檔案管理工作模式創(chuàng)新建構(gòu)的重要前提，作為檔案管理工作人員，在接納大數(shù)據(jù)與信息資源共享發(fā)展觀的基礎(chǔ)上，積極地對管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新建構(gòu)。對檔案管理工作更新觀念，就要求管理人員將“數(shù)字化”這一詞匯作為管理工作的關(guān)鍵詞，基于此，管理人員必須摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，樹立電子檔案管理意識，以快速地適應(yīng)數(shù)字化檔案的發(fā)展進(jìn)程。此外，在觀念更新方面，管理人員還應(yīng)提升責(zé)任意識，要具備協(xié)同創(chuàng)新工作意識，加強(qiáng)檔案館之間的信息交流與管理經(jīng)驗交流，實現(xiàn)對檔案館內(nèi)各項資源的最優(yōu)化配置，并嚴(yán)格以用戶為導(dǎo)向進(jìn)行檔案管理，形成一種現(xiàn)代化特征明顯、數(shù)字化進(jìn)程鮮明的檔案管理工作新模式。

（二）細(xì)化檔案管理措施，提高管理效益

為了更好的發(fā)揮知識服務(wù)型檔案管理的綜合服務(wù)效益，在工作中需要做好對檔案管理工作的細(xì)化處理，確保所有的工作都有據(jù)可查，尤其是對于歸檔工作而言，必須細(xì)致卻明確，在職能調(diào)整以及業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展等過程中不斷的調(diào)整與優(yōu)化。在制定范圍同時需要充分考慮歸檔信息的晚會增興，確保內(nèi)部管理機(jī)制與實施期間的可信性。其次，需要做好歸檔環(huán)節(jié)的管理，不僅需要做好歸檔工作機(jī)制的落實，同時還需要根據(jù)歸檔的關(guān)鍵點問題，從根本上提高歸檔質(zhì)量，落實全面、集中的文件材料歸檔管理工作。另外，還需要做好檔案后的保管范式優(yōu)化工作，一方面是做好文件形態(tài)的改變優(yōu)化，另一方面是做好文件數(shù)量的改變分析。檔案后的保管范式基礎(chǔ)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是通過三個因素構(gòu)成，分別為新來源觀、宏觀鑒定論以及知識服務(wù)。其中新來源觀與宏觀鑒定論屬于知識服務(wù)型的基礎(chǔ)，知識服務(wù)則是檔案后保管范式的關(guān)鍵性內(nèi)容。

（三）知識社群的組織與搭建

新媒體視角下檔案知識服務(wù)轉(zhuǎn)型的第二個途徑在于知識社群的組織與搭建。從新媒體發(fā)展的領(lǐng)域看，建立社群是其運營過程中非常重要的一環(huán)。在新媒體社群營銷的影響下，檔案知識服務(wù)也在逐步引進(jìn)社群元素。社群營銷就是在互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化社群的社會環(huán)境下，充分運用互聯(lián)網(wǎng)工具，利用群體失智、情緒化的特點，激發(fā)社群所蘊藏的巨大能量，達(dá)到營銷的目的。社群營銷的核心是“人”，輔助因素是產(chǎn)品與服務(wù)。檔案知識服務(wù)通過組織和搭建知識社群，以服務(wù)用戶為核心，其產(chǎn)品就是檔案知識，進(jìn)而提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)速度。以中國檔案知識平臺為例，其強(qiáng)大的服務(wù)功能，能夠滿足用戶的需求，但是網(wǎng)站與新媒體各宣傳平臺相比較而言，在用戶的體驗上較差一些，隨著智能手機(jī)的普及，網(wǎng)站已經(jīng)流失了很多用戶，大量APP、微信公眾平臺等媒介的發(fā)展，已經(jīng)成為檔案知識服務(wù)發(fā)展的必要條件。

結(jié)語

綜上所述，基于知識服務(wù)的檔案管理工作具備顯著的實踐性價值，隨著社會的不斷發(fā)展對于知識服務(wù)型的檔案管理模式也會更加重視，對于這一方面的需求也會不斷的提升。對此，在今后我們應(yīng)當(dāng)放長眼光，積極結(jié)合大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，做好檔案管理和信息化的結(jié)合性發(fā)展，并提高數(shù)據(jù)處理的高效率特性，并實現(xiàn)節(jié)省人力資源的目的。