交通運輸檔案管理工作淺談

程瑞琦

（河北省淶源縣交通運輸局，河北 淶源 071000）

當前世界網(wǎng)絡(luò)信息化迅速發(fā)展，很多個領(lǐng)域都涉及到檔案的管理，同時檔案管理也開始朝著信息化的方向發(fā)展，而交通運輸管理部門也應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案信息化管理的辦法以促進交通運輸業(yè)的發(fā)展。交通檔案的真實性和可靠性是檔案的兩個重要屬性，施行檔案的信息化建設(shè)，可以使這兩大屬性得到更好的保障，雖然現(xiàn)今交通運輸部門檔案信息化管理還處于開始階段，但是通過學(xué)習(xí)和借鑒外界的經(jīng)驗，同時對適合自身的信息化管理辦法進行不斷的探索，就可以逐步實現(xiàn)對交通運輸部門的檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理。

一、實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要意義

檔案的信息化管理有別于傳統(tǒng)的管理模式，利用信息化管理辦法，可以對非常龐大且復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)進行有效、可靠的管理，信息化管理模式可以對檔案進行快速、準確的分類，在需要查閱檔案時可以進行快速、精準查找，不僅提高的工作的效率，同時也降低了工作的錯誤率。由于信息化管理辦法依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，除了對檔案的保存和操作更加方便之外，還大大降低了運營成本，并且其創(chuàng)造的效益相較于以往傳統(tǒng)的檔案管理方式也大大提高，交通部門檔案管理信息化建設(shè)是科技發(fā)展的產(chǎn)物，也是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢，如果現(xiàn)在不重視信息化建設(shè)，那么必定會被時代所淘汰，所以進行交通部門檔案管理的信息化建設(shè)對于交通行業(yè)的發(fā)展都有巨大的意義。

二、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）檔案的基礎(chǔ)建設(shè)

由于檔案的信息化建設(shè)依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以要把加快局域網(wǎng)的建設(shè)放在首位，這也是所有工作的基礎(chǔ)，通過計算機上軟件和硬件的開發(fā)來實現(xiàn)對檔案進行管理的目的，構(gòu)建完整的網(wǎng)絡(luò)體系以確保對檔案信息的存儲和傳輸。

（二）檔案的數(shù)字化建設(shè)

通過有效的手段將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲn案信息通過分類等方法進行存儲，為了以后便于檔案的管理和查閱，必須建立完整、準確的檔案查找電子目錄，這也是數(shù)字化建設(shè)的必要手段，最終使檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化管理。

（三）檔案信息安全保障建設(shè)

相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，數(shù)字化檔案信息將會面臨新的安全威脅，在首要保證檔案信息的真實性和可靠性之外，還必須建立網(wǎng)絡(luò)安全防護墻，避免檔案信息遭受到病毒或外來人員的惡意入侵，為做到對檔案信息的安全防護，還應(yīng)該建立一支專業(yè)的信息化保障隊伍，通過技能培訓(xùn)使工作人員對業(yè)務(wù)更加熟悉，同時也可以做好對檔案信息的安全保障工作。

三、實現(xiàn)檔案信息化管理建設(shè)的辦法

（一）檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)

檔案信息的查詢必須通過一個可視化窗口，那么就應(yīng)該建立一個相應(yīng)的交通檔案信息管理網(wǎng)站，不僅可以實現(xiàn)對檔案的存儲，客戶也可以通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽器對需要的檔案信息進行實時的查詢，了解到有關(guān)交通運輸資料的最新信息，客戶可根據(jù)關(guān)鍵詞進行信息的檢索來實現(xiàn)對所需信息的快速準確查詢，另外在網(wǎng)站上設(shè)立專門的人工咨詢窗口以便對客戶提供問題的解答或者其他的幫助；為保證網(wǎng)站的正常運行，應(yīng)盡量采用國內(nèi)外較為先進、成熟的軟硬件設(shè)備，不僅可以吸引更多的客戶加入，也對檔案信息化管理的正常運營提供了保障。

（二）檔案信息的規(guī)范化建設(shè)

交通運輸部門的檔案信息管理也應(yīng)遵從一定的標準和規(guī)范，也可與自身實際情況相結(jié)合，建立起適合自己發(fā)展的標準規(guī)范體系，在之后的發(fā)展運營當中不斷地查漏補缺，將標準體系不斷進行完善；檔案內(nèi)容的格式和存儲也應(yīng)遵從國家的統(tǒng)計標準，另外兼顧檔案信息存儲的快捷性和高效性，利用開發(fā)使用的軟硬件實現(xiàn)對檔案信息的安全管理；對于已經(jīng)在網(wǎng)站進行存儲的電子信息，為避免遭人修改，可將文件的格式進行相應(yīng)的設(shè)定，從而保證檔案信息的真實性，這些存儲的電子文件需與紙質(zhì)文件具有同等的效益。

（三）創(chuàng)新檔案管理辦法

公路工程作為交通運輸部門檔案管理資料中的一大方面，而公路工程資料眾多，管理較為復(fù)雜，為合理安排管理資源，避免出現(xiàn)管理資源浪費的情況，必須采取合理的辦法對這種類型的檔案資料進行管理，從而促進交通檔案管理的全面發(fā)展。

（四）檔案管理人才資源的培養(yǎng)

在當代信息化發(fā)展的潮流下，要主動培養(yǎng)出一批具有高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊伍，在擁有先進軟硬件的基礎(chǔ)上，使這些技術(shù)人才能夠?qū)@些資源進行充分的利用；檔案管理人員要主動去學(xué)習(xí)先進的技術(shù)管理經(jīng)驗和現(xiàn)代化的技術(shù)管理手段，要勇于面對工作中出現(xiàn)的一系列問題，并及時通過研究找到解決問題的辦法。

如今信息化管理方式已被運用到各個行業(yè)中，信息化管理在一定程度上提高了管理質(zhì)量，同時使管理效率大為提升，信息化管理可以保障檔案信息的真實性和可靠性，所以交通運輸部門也應(yīng)積極開展檔案信息化建設(shè)的工作，在??建新的檔案信息管理方式的同時，不斷完善檔案管理的要求規(guī)范，并積極培養(yǎng)相關(guān)技術(shù)管理人才，以更高效、安全的方式對交通運輸部門的檔案信息進行管理，促進交通運輸行業(yè)的長足進步與發(fā)展。