新媒體環(huán)境下高校聲像檔案資源開(kāi)發(fā)策略探析

■ 鐘奕思

近年，新媒體蓬勃興起，成為人們?nèi)粘＋@取信息的重要渠道。高校官方微信、官方微博也在文化宣傳中嶄露頭角，這給高校檔案資源開(kāi)發(fā)——尤其是高校聲像檔案資源開(kāi)發(fā)帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，也給高校聲像檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)與挖掘提供了新的工作思路。

1 新媒體興起為高校聲像檔案資源開(kāi)發(fā)帶來(lái)的機(jī)遇

一方面，與傳統(tǒng)媒體相比，微博、微信、微視頻及手機(jī)APP 客戶端等新媒體具備更新頻繁、傳播速度快、覆蓋面廣、互動(dòng)性強(qiáng)等信息傳播特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，因而新媒體的信息發(fā)布對(duì)原始素材的需求量較大，特別是對(duì)圖片、視頻等素材的需求增長(zhǎng)更為明顯。照片、視頻因其形象直觀、形意結(jié)合，便于快速、直觀地傳遞信息，可以有效滿足新媒體環(huán)境下用戶信息瀏覽與閱讀習(xí)慣，成為新媒體傳播的重要素材，新媒體平臺(tái)對(duì)此類素材的需求更為迫切。高校聲像檔案形成于高校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)之中，以音響和形象等方式生動(dòng)記錄了學(xué)校的發(fā)展歷史，正好符合校園新媒體信息傳播的素材需求，可以為新媒體宣傳提供大量的素材來(lái)源；更為特別的是，高校聲像檔案記載的是本校的歷史，承載著大量本校師生、校友的共同回憶——當(dāng)師生、校友看到熟悉的校園風(fēng)貌、往日學(xué)生晨讀的場(chǎng)景、熱火朝天的入學(xué)軍訓(xùn)照片、精彩紛呈的校慶晚會(huì)片段，自然而然會(huì)回憶起自己的在校園中度過(guò)的時(shí)光，產(chǎn)生共鳴。以高校聲像檔案為素材的新媒體宣傳推文，往往會(huì)收到非常熱烈的反響。

另一方面，與傳統(tǒng)媒體相比，新媒體平臺(tái)與用戶間的互動(dòng)更為頻繁便利，用戶閱讀推送信息后，可以即時(shí)以評(píng)論留言、轉(zhuǎn)發(fā)等方式反饋閱讀感想、進(jìn)一步提出信息訴求，這為高校檔案部門和檔案工作者進(jìn)一步挖掘潛在檔案利用需求、有針對(duì)性地進(jìn)一步開(kāi)發(fā)檔案信息資源提供參考思路。高校檔案部門可以結(jié)合用戶需求和館藏檔案資源情況，繼續(xù)以類似連載的形式推出同一主題相關(guān)內(nèi)容的多期新媒體推文，不斷提升高校檔案的文化影響力，形成“結(jié)合館藏檔案發(fā)布推文- 發(fā)掘用戶需求- 進(jìn)一步推送相關(guān)檔案信息”的良性互動(dòng)。

2 新媒體環(huán)境下高校聲像檔案資源開(kāi)發(fā)面臨的挑戰(zhàn)

新媒體興起雖然為高校聲像檔案資源開(kāi)發(fā)帶來(lái)了機(jī)遇，可以激發(fā)高校聲像檔案信息資源的進(jìn)一步挖掘與開(kāi)發(fā)，但也對(duì)高校檔案工作提出考驗(yàn)。

其一，高校聲像檔案大量以傳統(tǒng)格式保存，如紙質(zhì)照片、磁帶錄像帶、錄音帶等，磁帶錄音帶、錄像帶等傳統(tǒng)載體聲像檔案對(duì)讀取設(shè)備依賴性高，往往需要依靠相應(yīng)設(shè)備才能讀取，而用于新媒體傳播的圖片或視頻要求數(shù)碼形式，傳統(tǒng)載體形式的聲像檔案無(wú)法直接用于新媒體傳播，需要完成聲像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，才能成為新媒體編輯的可用素材。保證聲像檔案具備適用于新媒體傳播的數(shù)字形式，這是挖掘高校聲像檔案信息資源、通過(guò)新媒體進(jìn)行檔案資源傳播的重要基礎(chǔ)。

其二，聲像檔案雖是以音響、形象為主體，但文字說(shuō)明是不可缺少的輔助信息，只有結(jié)合完整、準(zhǔn)確、詳盡的文字說(shuō)明，才能反映照片、視頻記載的歷史背景、知曉聲像檔案中涉及的人物、事件，才能更好地反映聲像檔案記錄的歷史。然而，由于高校聲像檔案有些年代久遠(yuǎn)，甚至是建國(guó)前的影像材料，相關(guān)的文字說(shuō)明不全，導(dǎo)致當(dāng)年明確可知的人物、事件背景現(xiàn)在已無(wú)從知曉、或模糊不清；或是由于近年歸檔收集時(shí)整理不到位，背景信息說(shuō)明不準(zhǔn)確或缺失，導(dǎo)致聲像檔案開(kāi)發(fā)難度大或難以得到有效開(kāi)發(fā)。特別是傳統(tǒng)的磁帶錄像帶檔案，如果視頻錄制時(shí)間較長(zhǎng)，文字著錄信息不準(zhǔn)確，那么視頻中包含的精彩瞬間往往就要埋沒(méi)于浩瀚檔案之中，不能為人所知，更不說(shuō)用于新媒體宣傳、助力校園文化建設(shè)了，這不免將成為巨大的遺憾。

其三，將聲像檔案應(yīng)用于新媒體傳播，傳播范圍廣、傳播速度快，一旦信息在新媒體平臺(tái)上傳播，傳播范圍與傳播對(duì)象就超出了高校檔案部門的控制范圍。因此，在聲像檔案提供利用之初，檔案部門如果審核不嚴(yán)，導(dǎo)致不宜公開(kāi)的聲像檔案信息內(nèi)容通過(guò)新媒體等網(wǎng)絡(luò)途徑傳播，就極易造成大規(guī)模的信息泄露、甚至失密泄密的重大事故。

3 新媒體環(huán)境下高校聲像檔案信息資源開(kāi)發(fā)策略

在新媒體蓬勃興起帶來(lái)的新契機(jī)面前，高校檔案部門及檔案人員應(yīng)迎難而上，轉(zhuǎn)變思路、勇于開(kāi)拓，積極采取有效措施，努力開(kāi)發(fā)高校聲像檔案信息資源，讓聲像檔案資源乘著新媒體的“東風(fēng)”，發(fā)揮更大的作用與價(jià)值。

3.1 轉(zhuǎn)變思路，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新高校聲像檔案資源開(kāi)發(fā)形式

在新媒體環(huán)境下，高校聲像檔案資源能夠獲得更為便捷的傳播途徑，檔案部門與利用者及普通公眾之間更便于交流與溝通，檔案部門應(yīng)把握這樣的有利機(jī)遇，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，轉(zhuǎn)變以往“將檔案保管下來(lái)就好”的保守思想，實(shí)現(xiàn)“收、管、用”并舉，在扎實(shí)做好聲像檔案的收集、征集和日常保管管理工作的基礎(chǔ)上，除了滿足利用者主動(dòng)提出的確切利用需求外，主動(dòng)挖掘、激發(fā)學(xué)校師生、校友及社會(huì)公眾的潛在利用需求，結(jié)合學(xué)校重點(diǎn)工作和中心工作，主動(dòng)挖掘、開(kāi)發(fā)館藏聲像檔案信息資源，通過(guò)信息加工、新媒體傳播推送等方式提供檔案服務(wù)，讓館藏檔案煥發(fā)活力。

3.2 扎實(shí)做好業(yè)務(wù)工作，夯實(shí)聲像檔案資源建設(shè)基礎(chǔ)

“巧婦難為無(wú)米之炊”，扎實(shí)做好收集、整理、保管工作，是開(kāi)展高校聲像檔案資源開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)。一方面，高校檔案部門要做好常規(guī)的聲像檔案接收歸檔工作，加強(qiáng)檔案宣傳、強(qiáng)化部門立卷責(zé)任，提高聲像檔案形成部門的歸檔意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)的檢查、督促和指導(dǎo)，確保屬于聲像檔案歸檔范圍內(nèi)的檔案及時(shí)歸檔，保證歸檔聲像材料的完整、準(zhǔn)確、齊全、配套；同時(shí)，積極開(kāi)展聲像檔案征集，向社會(huì)各界人士和校友廣泛征集各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面的留存于個(gè)人手中的珍貴聲像檔案材料，通過(guò)接受捐贈(zèng)、復(fù)制、征購(gòu)等方式將珍貴的聲像材料征集入館，作為館藏檔案的有益補(bǔ)充，努力做到應(yīng)歸盡歸、有效保障歸檔質(zhì)量。另一方面，做好已歸檔聲像檔案的保管、管理工作，除了配備防磁柜、溫濕度控制設(shè)備等必要保管設(shè)施設(shè)備，做好日常保管、定期檢查工作，科學(xué)保管管理聲像檔案，確保聲像檔案的實(shí)體安全外，加強(qiáng)對(duì)館藏的年代已久的聲像檔案的梳理和進(jìn)一步整理，通過(guò)尋訪相關(guān)人物、相互對(duì)照等方法，完善聲像檔案的著錄信息，以便于檢索查找，為日后聲像檔案信息資源開(kāi)發(fā)夯實(shí)基礎(chǔ)。

3.3 大力推進(jìn)聲像檔案信息化，助力高校聲像檔案信息資源開(kāi)發(fā)

根據(jù)新媒體對(duì)聲像檔案數(shù)字形式的利用需求，大力推進(jìn)聲像檔案信息化，做到“存量數(shù)字化，增量電子化”，通過(guò)技術(shù)手段提高聲像檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率，為聲像檔案資源深度開(kāi)發(fā)提供便利。首先，積極開(kāi)展館藏聲像檔案的數(shù)字化，將已有的館藏聲像檔案由一般的紙質(zhì)（照片）或模擬形式（磁帶錄音帶、錄像帶）轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式?？紤]到磁帶錄像帶、錄音帶等聲像檔案載體的特殊性、對(duì)讀取設(shè)備的依賴性，此類聲像檔案數(shù)字化的難度比紙質(zhì)檔案數(shù)字化的難度更大，檔案部門依靠自身技術(shù)力量往往難以完成，檔案部門可以利用學(xué)校整體資源，積極聯(lián)系本校宣傳部、教育技術(shù)中心等視頻拍攝相關(guān)部門，尋求部門支持與合作，借助相關(guān)部門的拍攝讀取設(shè)備和技術(shù)人員力量，共同完成這類聲像檔案的數(shù)字化工作，或采用外包形式，通過(guò)外部技術(shù)支持，完成館藏聲像檔案數(shù)字化。其次，加強(qiáng)部門立卷指導(dǎo)，新增的聲像檔案原始生成方式是數(shù)碼形式的，采用在線歸檔或存儲(chǔ)于光盤、磁盤等載體線下向檔案部門進(jìn)行移交，實(shí)現(xiàn)新增聲像檔案電子化，日后可直接以數(shù)碼形式提供利用。再次，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，完善聲像檔案管理的功能。傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)更加適用于文書類檔案管理，對(duì)檔案管理多數(shù)基于目錄級(jí)，雖然隨著檔案信息化發(fā)展，系統(tǒng)檢索可以深入到文件全文層級(jí)，基于全文對(duì)文書檔案進(jìn)行管理；但由于照片、視頻等聲像檔案信息記錄方式的特殊性，傳統(tǒng)管理系統(tǒng)目前具備的目錄管理及全文檢索功能，一般無(wú)法完整反映聲像檔案尤其是視頻檔案的信息內(nèi)容，檔案人員或利用者要迅速獲取聲像檔案信息或深度檢索檔案極為不便，這對(duì)聲像檔案資源的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)造成極大障礙。因此，可以創(chuàng)造性地引進(jìn)其他專業(yè)領(lǐng)域的先進(jìn)技術(shù)，集成到聲像檔案管理系統(tǒng)中，用以解決這一問(wèn)題——例如引進(jìn)視頻預(yù)覽縮微圖，定時(shí)提取視頻畫面圖片、補(bǔ)充作為視頻的預(yù)覽信息，方便檔案人員及利用者在未完全瀏覽視頻的情況下可以了解視頻概況；利用語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)，自動(dòng)將錄音或視頻中的語(yǔ)音信息轉(zhuǎn)換為文本形式、自動(dòng)添加到檔案著錄信息中，以便全文檢索；利用人臉識(shí)別技術(shù)，使系統(tǒng)通過(guò)學(xué)習(xí)，自動(dòng)識(shí)別照片或視頻中涉及的人物，建立檔案間關(guān)聯(lián)，等等。通過(guò)相關(guān)技術(shù)的集成與運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)提取視頻、音頻、照片相關(guān)信息、建立檔案間關(guān)聯(lián)的功能，為聲像檔案深度開(kāi)發(fā)挖掘提供技術(shù)上的支持。

3.4 加強(qiáng)把關(guān)，依法依規(guī)管理高校聲像檔案資源的傳播

新媒體時(shí)代，做好信息挖掘、主動(dòng)提供服務(wù)之時(shí)，高校檔案部門更應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范按照利用流程提供聲像檔案利用，履行相關(guān)審批手續(xù)。對(duì)于即將用于新媒體宣傳傳播的聲像檔案，做好信息公開(kāi)的審查工作，防止聲像檔案在超過(guò)規(guī)定的密級(jí)知悉范圍內(nèi)傳播；對(duì)于涉密聲像檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，堅(jiān)決不能觸碰“紅線”、“底線”，嚴(yán)禁上網(wǎng)傳播，嚴(yán)防出現(xiàn)信息泄露乃至失密泄密的檔案事故；對(duì)于聲像檔案內(nèi)容涉及個(gè)人信息或利益的，特別是聲像檔案的公布容易給個(gè)人帶來(lái)不良影響的，在未征得利益相關(guān)人同意的情況下，檔案部門應(yīng)限制該聲像檔案的利用，更應(yīng)防止檔案被越權(quán)公開(kāi)公布，避免因聲像檔案信息的傳播，給利益相關(guān)人帶來(lái)傷害，防止侵權(quán)事件的發(fā)生。在聲像檔案資源開(kāi)發(fā)與利用服務(wù)中，檔案部門要妥善處理好聲像檔案利用、信息傳播與檔案安全、信息保密的關(guān)系，保證聲像檔案資源開(kāi)發(fā)、傳播在合法合規(guī)的前提下進(jìn)行，讓聲像檔案資源發(fā)揮更大效用。

3.5 借助新媒體平臺(tái)，提升聲像檔案資源開(kāi)發(fā)廣度及深度

新媒體環(huán)境下更方便捕捉到潛在利用者的潛在利用需求，這猶如在檔案部門與利用者之間搭起了一座無(wú)形的橋梁，為聲像檔案資源的開(kāi)發(fā)打開(kāi)了一片新的天地。高校檔案部門應(yīng)抓住這樣的契機(jī)，在聲像檔案資源開(kāi)發(fā)過(guò)程中更加注重潛在利用者乃至社會(huì)大眾通過(guò)新媒體平臺(tái)反映出來(lái)的信息需求，緊密結(jié)合社會(huì)熱點(diǎn)主題，服務(wù)學(xué)校重點(diǎn)中心工作，拓展選題思路，深挖館藏檔案資源，增強(qiáng)信息加工層次，同時(shí)利用線上優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)跨?？绮块T的合作，更加全面、更加深入地開(kāi)發(fā)、挖掘高校聲像檔案中的“寶藏”，借助新媒體文章推送、檔案展覽、檔案文獻(xiàn)編纂等多種渠道，利用線上傳播與線下宣傳相結(jié)合、跨?？绮块T聯(lián)合宣傳推送等多種方式的合力，充分發(fā)揮高校聲像檔案在新媒體環(huán)境下的文化宣傳效用，提升高校檔案工作影響力。