淺談基層單位檔案資源建設(shè)工作主要途徑

文·高飛

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案和檔案工作越來(lái)越被社會(huì)各界高度重視，作為檔案部門，特別是基層單位檔案資源建設(shè)工作就成為了今后檔案工作中的重中之重。2015年，中辦、國(guó)辦印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，將檔案資源建設(shè)作為主要內(nèi)容加以強(qiáng)調(diào)，這充分說(shuō)明了檔案資源建設(shè)在整個(gè)檔案工作中的重要地位和重要意義。筆者認(rèn)為，做好檔案管理工作，強(qiáng)化基層單位檔案資源建設(shè)，進(jìn)一步明確基層單位在檔案資源建設(shè)工作中存在的主要問(wèn)題以及應(yīng)采取的主要措施和管理途徑，最大限度地改善室藏結(jié)構(gòu)，豐富室藏內(nèi)容，增加室藏門類和數(shù)量，更好地滿足基層單位在各項(xiàng)工作中的利用需求，為基層單位經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)和可持續(xù)發(fā)展提供檔案支撐。

一、基層單位在檔案資源建設(shè)工作中存在的主要問(wèn)題

一是檔案管理機(jī)制不健全。按照檔案法律法規(guī)的規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，確定專職人員、完善工作制度、劃撥工作經(jīng)費(fèi)、增加設(shè)施設(shè)備。但在實(shí)際工作中，一些單位沒(méi)有真正將檔案管理措施落到實(shí)處，在工作中，既使是制定了一些規(guī)章制度，也只是掛在墻上、停留在口頭上。配備的人員也是兼職多、專職少。

二是檔案工作路徑不暢通。由于管理體制不理順，崗位職責(zé)不明確，獎(jiǎng)懲措施不落實(shí)，工作路徑不暢通，管理工作不規(guī)范，加之檔案人員不安心本職工作，導(dǎo)致了本單位一些內(nèi)設(shè)科室將形成的文件材料和大量的業(yè)務(wù)資料據(jù)為己有，不歸檔、不移交，基層單位檔案的門類和數(shù)量以及室藏檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)嚴(yán)重缺失和不合理。

三是檔案管理工作不規(guī)范。檔案的收集、整理、鑒定、立卷、裝訂、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等工作環(huán)節(jié)形成了檔案資源體系建設(shè)的主要途徑。但在工作中，一些基層單位在檔案資源建設(shè)環(huán)節(jié)上，沒(méi)有真正按照檔案管理的基本要求去實(shí)踐、去操作。比如，在檔案資料的移交和接收上，沒(méi)有形成經(jīng)?；?、制度化；在日常的管理上，沒(méi)有設(shè)制各種規(guī)范的管理臺(tái)賬，更沒(méi)有形成制約機(jī)制；在查閱利用方面，也沒(méi)有較規(guī)范的記錄和登記，等等。這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重影響了本單位檔案資源建設(shè)的內(nèi)容、質(zhì)量和水平。

二、基層單位檔案資源建設(shè)工作應(yīng)采取的主要措施

一是建立和完善檔案資源建設(shè)管理機(jī)制。成立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，各科室、分廠、班組或工段主要負(fù)責(zé)人為成員的“檔案資源建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)組”，設(shè)置單位綜合檔案室，并在各科室、班組、分廠或工段建立檔案工作聯(lián)系小組。指定工作人員，明確工作職責(zé)，完善工作制度，制定工作措施，加大資金投入，提出目標(biāo)要求，做好頂層設(shè)計(jì)，做到縱向聯(lián)動(dòng)和橫向聯(lián)系的檔案資源建設(shè)工作格局和工作機(jī)制。

二是規(guī)范檔案資源建設(shè)工作。在工作中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案資源建設(shè)的規(guī)范管理，設(shè)置既科學(xué)規(guī)范又符合管理要求的檔案卷目錄、歸檔文件目錄、電子文件目錄、檔案資料接收登記目錄、檔案資料移交清冊(cè)、檔案資料查借閱登記簿、檔案資料利用效果登記簿、檔案安全檢查情況登記簿等。

三是建立檔案信息利用平臺(tái)。檔案資源建設(shè)的目的是為了更好地服務(wù)基層、服務(wù)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展。應(yīng)建立數(shù)字綜合檔案室，實(shí)現(xiàn)館藏檔案資料全文數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)基層單位檔案信息共享平臺(tái)，充分發(fā)揮檔案信息在各項(xiàng)工作中的特殊作用和優(yōu)勢(shì)，充分體現(xiàn)對(duì)檔案資源的保護(hù)和利用價(jià)值。

三、基層單位檔案資源建設(shè)工作的主要途徑

一是深入調(diào)研，夯實(shí)基礎(chǔ)。為確?；鶎訂挝粰n案資源建設(shè)工作既有理論高度又具有實(shí)際操作性，既符合本單位工作實(shí)際，又能真正體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值和特殊作用?；鶎訂挝粦?yīng)著力組織骨干力量，在單位的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，深入開(kāi)展檔案資源建設(shè)調(diào)研工作，調(diào)研內(nèi)容包括本單位的職責(zé)范圍、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目?jī)?nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)崗位職責(zé)、分支機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作和主要產(chǎn)品等，形成全面系統(tǒng)、內(nèi)容詳實(shí)的調(diào)研報(bào)告，待單位領(lǐng)導(dǎo)集體研究確定后，作為本單位開(kāi)展檔案資源建設(shè)的主要依據(jù)。在此基礎(chǔ)上，基層單位要制定詳細(xì)的和操作性很強(qiáng)的實(shí)施方案，對(duì)搞好檔案資源建設(shè)工作的指導(dǎo)思想、方法步驟、工作任務(wù)、具體目標(biāo)、組織領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容提出具體要求。同時(shí)，要針對(duì)本單位在工作、生產(chǎn)過(guò)程中形成的各種文件、材料、報(bào)表、音響資料等進(jìn)行調(diào)查摸底、詳細(xì)登記和分析研究，制定出本單位檔案資料的分類方案，進(jìn)一步明確本單位檔案資料收集歸檔范圍，規(guī)定各種檔案資料的保管期限，編制檔案資料全宗卷，建立各種登記表和登記目錄，并進(jìn)一步規(guī)范檔案資料管理臺(tái)帳。

二是完善機(jī)制，開(kāi)展工作。在檔案資源建設(shè)工作中，基層單位應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際，按照檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，進(jìn)一步完善檔案資源建設(shè)工作體制機(jī)制，建立單位、內(nèi)設(shè)科室、分支機(jī)構(gòu)、車間班組檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成橫向到邊、縱向到底、不留空白的檔案資源建設(shè)工作格局。進(jìn)一步完善檔案工作體制機(jī)制、理順工作關(guān)系、提高工作效率，做到在檔案資源建設(shè)方面有主管、有分管、有主抓。在人員配備方面，應(yīng)配備有一定政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和管理素質(zhì)的檔案管理人員。同時(shí)，要確定工作崗位、明確工作職責(zé)、落實(shí)工作任務(wù)，做到獎(jiǎng)罰分明。要組織檔案工作人員參加不同級(jí)別、不同類型的檔案工作座談會(huì)、工作會(huì)、研討會(huì)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)和管理水平。在制度建設(shè)方面，應(yīng)根據(jù)檔案管理要求，建立和完善檔案移交制度、接收整理制度、查閱利用制度、檔案管理制度、安全保密制度、鑒定制度、歸檔制度和檔案人員崗位職責(zé)等。

三是強(qiáng)化管理，實(shí)現(xiàn)共享。根據(jù)國(guó)家、省制定的數(shù)字化檔案室規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位檔案種類、保管期限等情況，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的原則，做好數(shù)字檔案室建設(shè)工作。一要建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。組織人員對(duì)室藏檔案資料進(jìn)行全文掃描、錄入和整合，把所有紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究、綜合加工和深開(kāi)發(fā)，為單位各項(xiàng)工作和科學(xué)發(fā)展提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息，真正把綜合檔案室的“死檔案”變成“活檔案”，把綜合檔案室變成“綜合信息室”。二要建立檔案信息平臺(tái)。在建立檔電子檔案和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，將可公開(kāi)的各類檔案和檔案信息上傳至本單位局域網(wǎng)，為科室和領(lǐng)導(dǎo)決策提供便捷、準(zhǔn)確的參考依據(jù)。三要做好檔案安全保密工作。首先，要保證檔案實(shí)體的安全，即做好檔案庫(kù)房安全工作，認(rèn)真落實(shí)“八防”措施，嚴(yán)格檔案安全工作責(zé)任制。其次，要進(jìn)一步完善檔案和檔案信息工作制度，嚴(yán)格檔案信息公開(kāi)前的保密審查，對(duì)于涉及工作、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等方面的秘密和商業(yè)機(jī)密，要堅(jiān)決杜絕網(wǎng)上傳輸和公開(kāi)查閱，確保已公開(kāi)檔案的信息安全。四要經(jīng)常開(kāi)展對(duì)檔案資源建設(shè)工作及檔案安全工作監(jiān)督檢查，落實(shí)基層單位檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組的主體責(zé)任，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理，并將檔案安全隱患解決在萌芽狀態(tài)。