探究事業(yè)單位文書(shū)檔案的信息化管理

廖娟

摘 要：事業(yè)單位文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。在當(dāng)前大力推行信息化和無(wú)紙化辦公的情況下，文書(shū)檔案信息化管理能力的高低已經(jīng)成為制約事業(yè)單位工作效能的重要因素之一。本文分析了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的意義以及當(dāng)前的信息化管理現(xiàn)狀，進(jìn)而對(duì)其未來(lái)發(fā)展提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;信息化管理;文書(shū)管理;事業(yè)單位

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.135

1 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的意義

在事業(yè)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)中，文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但同時(shí)也是一項(xiàng)十分重要的工作?；A(chǔ)性主要是指文書(shū)檔案是事業(yè)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的重要信息載體，承擔(dān)著上傳下達(dá)的職責(zé)，且每天都會(huì)有一些新的通知接收、一些新的文件發(fā)出，是一項(xiàng)常態(tài)化、程序化的工作。重要性則體現(xiàn)在事業(yè)單位社會(huì)服務(wù)職能的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)日常文書(shū)的運(yùn)轉(zhuǎn)，文件接收、傳閱的及時(shí)性決定領(lǐng)導(dǎo)對(duì)上級(jí)要求把握的時(shí)效，同時(shí)也決定工作部署與開(kāi)展是否能夠有充足的時(shí)間。同時(shí)，每個(gè)文件中的內(nèi)容都是事業(yè)單位工作開(kāi)展的指導(dǎo)，而事業(yè)單位內(nèi)各個(gè)部門(mén)與科室的工作情況的反饋?zhàn)罱K也是以文書(shū)形式存在。此外，文書(shū)檔案還是事業(yè)單位日常工作開(kāi)展的重要依據(jù)，即許多工作開(kāi)展都需要以過(guò)往的文件精神為依據(jù)，以之前的工作成效為參考，因此日常工作中需要對(duì)以往文書(shū)進(jìn)行查閱，這也離不開(kāi)文書(shū)檔案的管理。由此可見(jiàn)，文書(shū)檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)發(fā)揮著信息中樞的作用，是事業(yè)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)中不可或缺的一環(huán)。

2 事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理及其現(xiàn)狀

文書(shū)檔案信息化管理實(shí)際上就是將以往紙質(zhì)的文書(shū)檔案管理工作以計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的管理進(jìn)行替代，文書(shū)內(nèi)容的載體由紙質(zhì)變?yōu)閿?shù)字化文檔，文書(shū)傳遞的方式由紙質(zhì)傳閱轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)傳閱，而文書(shū)檔案的管理則由各種計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行記錄和匯總，從而在進(jìn)行文件查閱時(shí)在計(jì)算機(jī)軟件中按照關(guān)鍵詞、時(shí)間等進(jìn)行搜索?？梢哉f(shuō)，文書(shū)檔案的信息化管理以數(shù)字化形態(tài)取代了以往的紙質(zhì)文書(shū)形式，有助于無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)和文書(shū)檔案管理效率的提升。但從當(dāng)前事業(yè)單位信息化管理的實(shí)際情況看，其中仍存在不少問(wèn)題。

首先，文書(shū)檔案信息化管理并未完全取代紙質(zhì)文書(shū)管理。雖然國(guó)家一直在大力倡導(dǎo)無(wú)紙化辦公和機(jī)關(guān)節(jié)能，但實(shí)際上信息化管理仍然與紙質(zhì)文書(shū)檔案管理并存。這主要是因?yàn)槭聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層年齡較大，其長(zhǎng)期習(xí)慣于紙質(zhì)文書(shū)的批閱，且不熟悉現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，所以文書(shū)傳閱過(guò)程仍然還是以紙質(zhì)文書(shū)為主。文書(shū)的信息化傳遞大多是在部門(mén)與部門(mén)之間。此外，現(xiàn)階段事業(yè)單位的文書(shū)檔案每年仍需要集中向當(dāng)?shù)貦n案館進(jìn)行呈遞并由檔案館對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一收錄，而這也是以紙質(zhì)形式進(jìn)行存檔的，所以日常文書(shū)檔案管理中還是需要有紙質(zhì)文書(shū)存在以為存檔所用。上述這些因素就共同造成了當(dāng)前文書(shū)檔案信息化管理并未完全取代紙質(zhì)文書(shū)的問(wèn)題。

其次，文書(shū)檔案信息化管理信息化程度不足。目前，國(guó)家已經(jīng)建立起了覆蓋全國(guó)的電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)，這一系統(tǒng)從中央到鄉(xiāng)鎮(zhèn)層層連通，已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了電子公文的信息化傳遞。但這其中也存在一些不足，如電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)的功能性較為欠缺，一些文書(shū)檔案管理中需要用到的功能并不具備，整個(gè)系統(tǒng)縱向連接暢通，而橫向連接不足，許多同級(jí)單位間并未實(shí)現(xiàn)連通，這就導(dǎo)致文書(shū)傳遞過(guò)程中出現(xiàn)不暢的問(wèn)題。此外，事業(yè)單位內(nèi)部并未針對(duì)文書(shū)檔案的存儲(chǔ)、管理建立起專(zhuān)門(mén)的信息化管理系統(tǒng)，這也使得文書(shū)檔案管理仍有許多工作如文件的簽收、清退等需要依靠紙質(zhì)文件登記簿來(lái)完成。

3 事業(yè)單位文書(shū)檔案的信息化管理的發(fā)展建議

3.1 加快便攜式文書(shū)檔案收發(fā)工具的推廣應(yīng)用

在無(wú)紙化辦公推行的過(guò)程中，紙質(zhì)文件的存在一直都是文書(shū)檔案信息化管理的重大阻礙。從上述紙質(zhì)文書(shū)存在的具體原因不難看出，如何讓事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層改變紙質(zhì)文書(shū)批閱習(xí)慣，轉(zhuǎn)而使用數(shù)字化工具進(jìn)行文書(shū)瀏覽與批閱就成為關(guān)鍵。在這一方買(mǎi)，推進(jìn)便攜式文書(shū)檔案收發(fā)工具的推廣應(yīng)用是一個(gè)有效措施。這是因?yàn)楫?dāng)前智能手機(jī)、平板等終端設(shè)備的普及使得無(wú)論年齡大小都具備基本的便攜式智能終端的操作能力，且這種便攜式設(shè)備也可以滿足事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員隨時(shí)隨地進(jìn)行辦公的需求，所以對(duì)便攜式文書(shū)檔案收發(fā)工具的推廣應(yīng)用可以逐漸轉(zhuǎn)變其使用紙質(zhì)文書(shū)的習(xí)慣，進(jìn)而逐漸減少事業(yè)單位中紙質(zhì)文書(shū)存在的數(shù)量。但在具體實(shí)施中，應(yīng)該確保便攜式文書(shū)檔案收發(fā)工具能夠與電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)相連接，如此就可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一系統(tǒng)上的文件收發(fā)，最大程度上保證文書(shū)的安全性，杜絕文件泄露的可能。

3.2 積極與專(zhuān)業(yè)軟件企業(yè)合作進(jìn)行文書(shū)檔案信息化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)

鑒于當(dāng)前事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理系統(tǒng)的缺位以及現(xiàn)有系統(tǒng)功能性上的不足，就需要事業(yè)單位重視起文書(shū)檔案信息化管理工作，積極與社會(huì)上的專(zhuān)業(yè)軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)合作開(kāi)發(fā)出能夠真正滿足日常文書(shū)檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)。一方面，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員要向軟件企業(yè)人員提供自身在工作上的詳細(xì)需求，將文書(shū)檔案管理的具體工作流程、管理目標(biāo)等提供給開(kāi)發(fā)人員，然后由軟件開(kāi)發(fā)人員以需求為導(dǎo)向進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，從而使文書(shū)管理人員可以將以往的線下管理工作遷移到信息管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文書(shū)的數(shù)字化存儲(chǔ)、分類(lèi)，同時(shí)也為事業(yè)單位其他部門(mén)與科室人員查閱資料提供便利。另一方面，事業(yè)單位需要結(jié)合實(shí)際文書(shū)檔案管理的需求不斷對(duì)信息化管理平臺(tái)的功能性進(jìn)行調(diào)整完善，從而使文書(shū)檔案管理可以全面實(shí)現(xiàn)高效的信息化管理。

3.3 提升文書(shū)檔案信息化管理意識(shí)與素質(zhì)

就目前而言，大多數(shù)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員并不具備良好的信息化管理意識(shí)，在信息化管理素質(zhì)上也存在明顯不足。這就需要事業(yè)單位重視起文書(shū)檔案管理工作并強(qiáng)化其管理意識(shí)和素質(zhì)。一方面，事業(yè)單位應(yīng)在單位內(nèi)部展開(kāi)文書(shū)檔案信息化的宣傳培訓(xùn)，鼓勵(lì)所有人員都積極運(yùn)用信息化技術(shù)去進(jìn)行文件收發(fā)和編制工作，從而形成一個(gè)依靠信息化技術(shù)進(jìn)行辦公的內(nèi)部氛圍。另一方面，要優(yōu)化文書(shū)檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)配置，確保崗位上既有年輕人，又有年紀(jì)較大但具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的人，從而分別發(fā)揮兩者在信息技術(shù)和檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)，形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，從而使檔案管理人員既具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，又能夠具備良好的信息化管理意識(shí)和素質(zhì)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，雖然當(dāng)前事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理上還存在一些問(wèn)題，但其卻是文書(shū)檔案管理工作的未來(lái)趨勢(shì)。因此事業(yè)單位必須通過(guò)便攜式文書(shū)收發(fā)工具的推廣應(yīng)用、信息化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)以及人員意識(shí)與素質(zhì)的提升層面著手去改善當(dāng)前文書(shū)檔案信息化管理現(xiàn)狀，從而使文書(shū)檔案管理工作更好地發(fā)揮出自身信息中樞作用。

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