《政府會計制度》下破解科研耗材管理困境的探究

劉芳

摘要：在大力推動創(chuàng)新發(fā)展及“放管服”的政策背景下，高等院校及附屬醫(yī)院、職業(yè)院校、科研院所的實驗試劑、耗材支出逐年增長，規(guī)模巨大，潛伏的審計風(fēng)險也逐漸暴露出來，本文將《政府會計制度》的實施與信息化和共享服務(wù)手段相結(jié)合，以此來破解科研耗材管理困境。

關(guān)鍵詞：政府會計;信息化和共享;科研耗材;財務(wù)管理

引言

為了規(guī)范行政事業(yè)單位的會計核算，保證會計信息質(zhì)量，財政部根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國預(yù)算法》《政府會計準則——基本準則》等法律、行政法規(guī)和規(guī)章，制定了《政府會計制度》?！墩畷嬛贫取吩诖尕浫〉谩l(fā)出以及清查盤點等核算方面發(fā)生了諸多變化?！墩畷嬛贫取废?，財務(wù)會計取得存貨時確認資產(chǎn)，實際發(fā)出存貨時轉(zhuǎn)入當期費用或成本。而預(yù)算會計實行收付實現(xiàn)制，購入時就做預(yù)算支出，實際發(fā)出時不做確認。在實際中，存貨在跨年的時候往往不能全部發(fā)出，這樣就會導(dǎo)致財務(wù)會計的與預(yù)算會計的支出數(shù)有差異。財務(wù)會計與預(yù)算會計的雙分錄并行賬務(wù)處理方式可以實現(xiàn)對實驗耗材的實時動態(tài)管理，但由于實驗耗材品種多，范圍廣、消耗快、專業(yè)性強等特點，大多數(shù)單位長期存在采購難、保存難和監(jiān)管難的問題，存在較大的安全隱患，同時這也造成了賬務(wù)處理非標準化，只能通過簡易的方式進行處理，在購入實驗耗材時，直接做費用化的賬務(wù)處理。簡化的賬務(wù)處理一方面違背了《政府會計制度》的初衷，另一方面也造成了科研耗材管理的失控，大大增加了審計風(fēng)險。

一、科研耗材管理困境現(xiàn)狀分析

在大力推動創(chuàng)新發(fā)展及“放管服”的政策背景下，高等院校及附屬醫(yī)院、職業(yè)院校、科研院所的實驗試劑、耗材支出逐年增長，規(guī)模巨大。從各高校調(diào)研的數(shù)據(jù)了解到，目前有關(guān)科研耗材的問題主要有：

（1）分散采購監(jiān)管難，存在較大的廉政風(fēng)險，除?；芳安糠殖Ｓ迷噭┩?，當前實驗科研材料普遍采取零庫存、分散采購的方式，把采購和管理權(quán)限下放給各院系、部門、學(xué)科自行采購和管理，在一定限額下可由科研負責人自行審批報銷。而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，由科研負責人自己直接審批報銷的耗材金額占全部耗材的比例畸高，而學(xué)院或?qū)嶒炇乙膊⑽磳嶒灪牟倪M行出入庫記錄或者記錄不全，對科研耗材的監(jiān)管制度流于形式。同時由于科研耗材的特殊性，事后難以通過盤點核實真實性，存在較大的審計風(fēng)險。

（2）分散采購費時費力，加重人員負擔。科研人員需要自行尋找供貨商、比價、訂貨、收貨驗貨、保管和報銷，由于并非所有的供應(yīng)商均能提供全部所需材料，科研人員需要從多家供應(yīng)商購買試劑耗材，供應(yīng)商的確定、多種來源的清單發(fā)票保管、報銷單據(jù)的填報等事項細碎煩瑣，試劑耗材安全保管責任重大，伴隨而來的各種檢查考評等諸多壓力長期困擾科研人員，一定程度上影響科研人員潛心科研工作。

（3）耗材質(zhì)量無保障，影響實驗質(zhì)量和效率。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，諸多科研耗材供應(yīng)商是小公司和個體工商戶，從事批發(fā)零售業(yè)務(wù)，屬于中間商，其實際耗材來源渠道難保正規(guī)，實驗耗材質(zhì)量缺乏保障，有科研人員反映遇到過買到次品和假貨，對實驗和科研結(jié)果造成不良影響。

（4）科研耗材重復(fù)購置嚴重，閑置科研耗材處置成本高。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校之間存在大量的相同實驗耗材重復(fù)購置的現(xiàn)象，大量的重復(fù)購置一方面帶來資源的浪費，降低了財政資金的使用效率，另一方面大量的重復(fù)購置會造成閑置的問題，長期的閑置會導(dǎo)致實驗耗材效用的失效，接踵而至就是帶來處置的問題，實驗耗材的處置不同于一般的廢棄物處置，須由專業(yè)的公司進行處置，由此將引發(fā)大量的處置費用。

5）科研耗材的購置、領(lǐng)用、處置在《政府會計制度》下通過簡易的賬務(wù)處理一筆帶過，未能完全遵循《政府會計制度》的要求，不能真實反映成本費用的實際狀況，違背了會計核算中收入與成本費用匹配的原則，難以滿足財務(wù)報告的要求。

二、造成科研耗材管理困境原因的分析

產(chǎn)生上述問題的主要原因：一是對科研工作至關(guān)重要的實驗試劑、耗材的管理未引起足夠的關(guān)注，高校、科研院所對實驗試劑、耗材的管理風(fēng)險防控意識不足;二是學(xué)校對科研試劑、耗材需求量大、品種多、型號雜、范圍廣，要求采購周期短、供應(yīng)商效率高，高校、科研院所現(xiàn)有的手工化、高成本、低效率、弱內(nèi)控的耗材管理模式不適應(yīng)教學(xué)、科研工作高質(zhì)量內(nèi)涵式發(fā)展的客觀要求;三是高校之間信息不對稱，高校之間無法通過公共平臺得知哪些高校存在閑置的實驗耗材，導(dǎo)致了高校盲目重復(fù)購置實驗耗材，同時也造成了大量的閑置，形成了一個死循環(huán);四是高校政府會計財務(wù)管理平臺孤立運行。高校政府會計財務(wù)管理平臺尚未與統(tǒng)一的實驗耗材電商管理平臺完成對接，高校之間的政府會計財務(wù)管理平臺尚未實現(xiàn)對接，降低了賬務(wù)處理效率，難以滿足財務(wù)報告的要求。

三、破解科研耗材管理困境的對策

（一）建立統(tǒng)一低值易耗品管理平臺

（1）建立高校統(tǒng)一的科研耗材電商管理平臺，保證高?？蒲泻牟牡牟少徍秃罄m(xù)跟蹤實現(xiàn)留痕操作，規(guī)范采購流程，有助于防范審計風(fēng)險，省去科研人員選貨、比價、報賬等環(huán)節(jié)，保證了科研人員潛心鉆研科研工作。

（2）建立高校統(tǒng)一的政府會計財務(wù)管理平臺，助力“智慧財政”實施。高校財務(wù)管理平臺與科研耗材電商管理平臺的對接，高校之間政府財務(wù)管理平臺的對接，有助于高校之間政府會計財務(wù)管理水平的協(xié)同創(chuàng)新發(fā)展，使高校的整體發(fā)展適應(yīng)時代的發(fā)展，實現(xiàn)廣東高校政府會計財務(wù)管理平臺的共治走在全國前列。

（3）建立高校統(tǒng)一的科研耗材共享管理平臺，保證資源合理優(yōu)化配置。有助于盤活高校閑置科研耗材，避免科研耗材的重復(fù)購置，提高財政資金使用效率，實現(xiàn)廣東高校在科研耗材共享方面走在全國前列。

（二）投入信息化管理

低值易耗品管理系統(tǒng)在線上用戶、供應(yīng)商、采購量、品類分布各層面基本達到正常水平，學(xué)校對項目推進與校內(nèi)用戶的執(zhí)行都對平臺在校內(nèi)的廣泛應(yīng)用起到了關(guān)鍵作用。在進一步提升校內(nèi)各方參與者的工作效率的基礎(chǔ)上，對供應(yīng)商優(yōu)化管理、品牌授權(quán)、用戶回饋、線下活動等多方面進行管理。

1.上線移動端功能

隨著移動辦公的發(fā)展，推出移動端應(yīng)用?？赏ㄟ^微信小程序，實現(xiàn)移動端進行商品的搜索、采購、生成訂單等相關(guān)工作。同時也為各個學(xué)院的管理員以及相關(guān)職能部門提供訂單的審批功能。移動端的應(yīng)用將大幅度提高采購效率，縮短訂單流轉(zhuǎn)時間（見圖1）。

2.調(diào)劑試劑功能重建

增加試劑調(diào)劑專區(qū)，閑置的試劑可由課題組老師自由發(fā)布，需要獲得調(diào)劑試劑的老師可在專區(qū)瀏覽，并登記和領(lǐng)用，從而減少試劑重復(fù)購買而造成的科研經(jīng)費浪費，也使得校內(nèi)試劑的存量得到有效控制。

3.前置倉儲和本地化物流服務(wù)

低值易耗品平臺在部分高校用戶提供了平臺實驗用品的前置倉儲及本地化物流服務(wù)。該服務(wù)主要針對科研市場及用戶的特點，從提高采購效率和即時供應(yīng)，提升用戶體驗的角度出發(fā)，結(jié)合平臺與眾多供應(yīng)商的合作資源，聯(lián)合廠家和本地授權(quán)供應(yīng)商，以實體倉庫和虛擬倉庫兩種前置倉服務(wù)模式，通過實時庫存對接供應(yīng)商ERP系統(tǒng)，同時在平臺線上增加現(xiàn)貨專區(qū)，線下提供本地化物流服務(wù)，用戶通過現(xiàn)貨專區(qū)下單后，確保商品在 24 小時之內(nèi)直達實驗室。平臺提供的前置倉庫和本地化物流服務(wù)，使科研用戶在產(chǎn)品質(zhì)量、價格和配送上有更佳選擇，使采購成本得到降低，采購效率大大提高。該服務(wù)模式在試點高校得到了管理方、用戶和供應(yīng)商的一致認可。

（三）大數(shù)據(jù)分析手段

目前階段，由于財政性資金特有的當年指標年底清零的特殊性，導(dǎo)致科研人員為了避免科研資金被收回，在指標清零前，盲目大量購置實驗耗材。一方面會導(dǎo)致購買的實驗耗材無法運用到實驗中，另一方面會導(dǎo)致實驗耗材的大量積壓，而導(dǎo)致實驗耗材因過質(zhì)保期而無法投入到實驗中，所以這樣的盲目性最終產(chǎn)生的經(jīng)濟社會效益幾乎為零。運用平臺對耗材進行管理的最終目的，是通過信息化及共享服務(wù)的手段來科學(xué)合理配置資源，降低整個單位的運營成本水平。優(yōu)化實驗耗材資源配置需要從兩個層面著手，第一個層面是“質(zhì)”，即控制購買的實驗耗材的質(zhì)量，從源頭抓起，建立基本的實驗耗材供應(yīng)目錄管理制度和后續(xù)的定期調(diào)整和動態(tài)管理制度。第二個層面是“量”，即購買實驗耗材的數(shù)量。在耗材用量方面，可以通過在平臺上設(shè)定單位作業(yè)標準用量來作為參照指標，從而實現(xiàn)對耗材用量的動態(tài)監(jiān)控和異常預(yù)警。但是，標準用量的設(shè)定往往需要極強的專業(yè)判斷水準。

結(jié)語

該研究對《政府會計制度》下通過信息化和共享服務(wù)手段破解科研耗材管理困境的探究，針對影響廣東省高?？蒲泻牟墓芾硭降闹萍s因素，探討如何根據(jù)高?？蒲泻牟墓芾砉ぷ魈攸c。在粵港澳大灣區(qū)高校之間搭建統(tǒng)一的高校科研耗材電商管理平臺、高?？蒲泻牟墓蚕砉芾砥脚_、智慧高校政府會計財務(wù)管理平臺、管理人才交流平臺等方面采取措施，加大經(jīng)費投入，統(tǒng)籌粵港澳大灣區(qū)高等教育科研、財務(wù)管理資源，形成支撐灣區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的合力。

該研究有助于實現(xiàn)粵港澳大灣區(qū)高?？蒲泻牟墓芾?，在營造共建共治共享社會治理格局上走在全國前列。目前，粵港澳高校之間雖然素有合作的歷史與優(yōu)勢，但多以自發(fā)交流合作為主，合作的領(lǐng)域分散，合作的深度、廣度仍十分有限。《政府會計制度》的實施，統(tǒng)一了高校的財務(wù)管理框架，有助于實現(xiàn)高校財務(wù)管理平臺的共治共享，一方面有助于廣東智慧財政平臺的搭建，另一方面對高校的長期整體發(fā)展有深遠的影響。