《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第八章 企業(yè)檔案信息化建設(shè)

三、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化要求

對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化是檔案信息化資源建設(shè)的又一重要內(nèi)容。所謂傳統(tǒng)載體檔案，是指相對(duì)于電子文件來說更早出現(xiàn)的用以記錄人類歷史活動(dòng)的其他檔案載體，如紙質(zhì)檔案、膠片檔案等。所謂數(shù)字化( digitization)，是用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程，例如，紙質(zhì)檔案數(shù)字化(digitization of paper- based records)就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

8.3.1 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，有選擇地對(duì)傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。

企業(yè)檔案部門保存的傳統(tǒng)載體檔案并非都有必要進(jìn)行數(shù)字化。那么，哪些檔案要數(shù)字化呢？我們認(rèn)為，選擇對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化應(yīng)充分考慮以下因素:

一是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理需求。是否切合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的需要；是否存在用戶支持；要滿足哪類用戶的需求；是否有利于提高用戶服務(wù)質(zhì)量；提供服務(wù)方式和手段是否更加靈活。

二是企業(yè)檔案信息資源狀況。是否可以挽救載體狀況差的資源；是否可使其增值；是否可提高利用率；是否具有特色；是否更方便存取、檢索。

三是企業(yè)檔案工作狀況。是否有足夠的資金；技術(shù)支持程度如何；各部門之間的合作是否充分；領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度；與其他信息機(jī)構(gòu)交流程度如何；是否具備有力的人才隊(duì)伍支撐。

四是預(yù)期收益情況。所取得的效益與支出是否平衡；整體效益大??；對(duì)完成預(yù)定目標(biāo)影響力大??；是否有利于發(fā)揮資源價(jià)值；檔案館(室)藏是否得到了優(yōu)化。

在具體的實(shí)施過程中，由于檔案自身存在狀態(tài)、保存和利用價(jià)值等各方面情況非常復(fù)雜，各個(gè)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際需求和館(室)藏檔案的情況，依據(jù)信息化的根本要求，將這些要素進(jìn)行綜合考察，制定符合本企業(yè)要求的數(shù)字化原則和標(biāo)準(zhǔn)。

8.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T31 的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA/T43 的要求。

2005 年4 月30 日，國家檔案局發(fā)布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T31—2005)，規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。

1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

(1)基本原則。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。

(2)數(shù)字化對(duì)象的確定原則。應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化：一是必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定；二是屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會(huì)利用值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

(3)基本環(huán)節(jié)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

(4)過程管理。一是加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全；二是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。

2.主要注意事項(xiàng)和技術(shù)要求

(1)破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平成熨平等)后再進(jìn)行掃描。

(2)紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

(3)頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

(4)掃描分率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。需要進(jìn)行OCR 漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。