一名普通檔案工作者的夢(mèng)想

■伏傳鳳

我的夢(mèng)想是從認(rèn)識(shí)檔案開(kāi)始的，對(duì)檔案概念的理解經(jīng)歷了由點(diǎn)到線、由線到面，由淺到深的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程使我的檔案夢(mèng)逐漸形成和壯大。

一、學(xué)生時(shí)代對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)

初中階段，我在歷史課上第一次聽(tīng)到檔案，對(duì)它抱有一種好奇的心態(tài)，知道它是皇家的產(chǎn)物，記載著皇帝起居的大事，與百姓無(wú)關(guān)；高中課本上又一次看到檔案，原來(lái)它的載體不僅有甲骨文，還有竹簡(jiǎn)、木版，這些載體記載的歷史都是檔案；大學(xué)階段，關(guān)于檔案的問(wèn)題更多了，各個(gè)歷史時(shí)期國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事等活動(dòng)的記錄都是檔案，家譜、人物傳、牌文等也是檔案；研究生學(xué)習(xí)階段，對(duì)檔案有了進(jìn)一步深入的認(rèn)識(shí)和了解，檔案載體多種多樣，有甲骨、竹簡(jiǎn)、木版、紙、膠片等，既有文字的，也有聲像的。檔案是歷史第一手記錄材料，對(duì)于一個(gè)善于追求歷史真相的人來(lái)說(shuō)，自然就對(duì)檔案產(chǎn)生了好奇，學(xué)習(xí)之余一直保持著對(duì)檔案的關(guān)注和了解。

二、工作后對(duì)檔案的了解

學(xué)生時(shí)代種下的檔案“種子”注定要破土而出的，對(duì)檔案產(chǎn)生的興趣是磨不掉的。畢業(yè)時(shí)報(bào)考事業(yè)單位，我首先選擇了檔案館，如愿地進(jìn)入了檔案的大門，實(shí)現(xiàn)了我學(xué)生時(shí)代的夢(mèng)想。帶著美好的憧憬來(lái)到了檔案管理科，上班的第二天我拿著鑰匙進(jìn)入了向往好奇的檔案庫(kù)房，一櫥一櫥地看，瀏覽不同門類的檔案，并開(kāi)始了嶄新的工作生活。

平凡的工作崗位貴在堅(jiān)持和默默地付出。來(lái)到檔案館后，我先是在業(yè)務(wù)指導(dǎo)科工作，負(fù)責(zé)全區(qū)六十多個(gè)區(qū)直部門和街道文書(shū)檔案的立卷工作，指導(dǎo)檔案室規(guī)范認(rèn)定，參與單位國(guó)家二級(jí)檔案館復(fù)查驗(yàn)收工作。后來(lái)在征集管理科工作，負(fù)責(zé)日常接待查檔工作，地方史料征集及全區(qū)的檔案移交接收工作，看似簡(jiǎn)單平常的工作，要想做好必須付出巨大的耐心、細(xì)心和愛(ài)心。付出就有回報(bào)，我所在的科室2014 年被省檔案館評(píng)為省級(jí)優(yōu)秀服務(wù)窗口，我本人也于2015 年被省檔案館評(píng)為檔案宣傳先進(jìn)個(gè)人。

最初的新鮮感過(guò)去后，天天無(wú)休止的收集、接收、整理和查閱檔案，工作環(huán)境和方法不變，變的是查檔人的面孔，月復(fù)一月，年復(fù)一年，感覺(jué)有些單調(diào)乏味。身處新時(shí)代，大講中國(guó)夢(mèng)，一個(gè)檔案夢(mèng)和創(chuàng)新求變的想法涌上心頭。

三、打造檔案夢(mèng)

十多年的檔案管理工作實(shí)踐，使我逐漸認(rèn)識(shí)到檔案接收、整理、保管、利用工作也有輕重和創(chuàng)新點(diǎn)。合理分配時(shí)間，做好這幾項(xiàng)工作，厘清幾個(gè)模塊的輕重緩急，就像數(shù)學(xué)中的優(yōu)選項(xiàng)，不但利于管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)和短期利益，而且能創(chuàng)造管理工作最大效率。

我在工作中細(xì)心探索每項(xiàng)業(yè)務(wù)的內(nèi)在規(guī)律，和每項(xiàng)工作中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，并廣泛收集查閱檔案人員的反饋信息和社會(huì)對(duì)檔案的需求的信息。這些是我制定計(jì)劃和搞好工作的主要依據(jù)，把庫(kù)房檔案劃分為四個(gè)模塊，一是利用率高的模塊，二是利用較高的模塊，三是利用低的模塊，四是利用率幾乎為零的模塊。通過(guò)這樣的分類劃分，一方面為制定檔案接收方案提供了重要依據(jù)，對(duì)利用率高的檔案制定早接收計(jì)劃，高度關(guān)注這類檔案的整理保管情況，從源頭上做好工作，最大限度地保證這類檔案產(chǎn)生最大的社會(huì)效益；另一方面為檔案鑒定工作提供技術(shù)支撐，對(duì)多年利用率為零的階級(jí)或成份等檔案，加強(qiáng)鑒定，該打包封存就單獨(dú)存放，該銷毀就抓緊辦理手續(xù)進(jìn)行銷毀，減輕了檔案管理員的負(fù)擔(dān)，節(jié)省了管理費(fèi)用；第三為全館制定工作計(jì)劃和檔案保護(hù)提供依據(jù)；第四為檔案數(shù)字化提供參考，對(duì)利用率高和較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行掃描，為檔案利用工作夯實(shí)了基礎(chǔ)，最大限度第滿足人們對(duì)檔案的需求，進(jìn)一步提高檔案社會(huì)效益。

為了擴(kuò)大檔案工作的宣傳，讓檔案走進(jìn)人們的生活，我精選檔案利用工作的典型實(shí)例，編制成了檔案利用工作紀(jì)實(shí)片，采用了“大揭秘”、“檔案紀(jì)實(shí)片”的方式匯編成的，圖文并茂融入了檔案介紹、價(jià)值、興趣、社會(huì)作用等內(nèi)容。這種圖片既反映了現(xiàn)實(shí)作用又有歷史價(jià)值，還有典型個(gè)例分析。雖不能像“大揭秘”、“檔案紀(jì)實(shí)”吸引人們的眼球，但比原來(lái)編制的利用效果實(shí)例匯編效果和作用大了很多，受到社會(huì)普遍好評(píng)，被區(qū)新聞中心評(píng)為紀(jì)實(shí)片二等獎(jiǎng)，這是檔案館成立以來(lái)首次獲得的新聞部門頒發(fā)的獎(jiǎng)項(xiàng)，同時(shí)也是文明城市復(fù)查的重要驗(yàn)收材料之一。

幾年來(lái)，數(shù)字化工作成為檔案館重點(diǎn)工作。這項(xiàng)工作既耗人力又費(fèi)物力，是檔案館的百年大計(jì)工程。不嚴(yán)密實(shí)施，會(huì)導(dǎo)致很多問(wèn)題。目前各檔案館在數(shù)字化掃描過(guò)程中大都存在以下問(wèn)題：采用政府購(gòu)買的方式承包給有關(guān)公司，負(fù)責(zé)具體掃描業(yè)務(wù)的人員往往缺少檔案知識(shí)，加上雇傭的人員不穩(wěn)定，更換頻繁；檔案館人員少，實(shí)施全程監(jiān)督有困難等等。這些問(wèn)題的存在不利于檔案掃描的精準(zhǔn)性。為了減少這些不利因素帶來(lái)的影響，確保我館檔案數(shù)字化質(zhì)量，根據(jù)我館實(shí)際情況制定了以下措施：一是突出重點(diǎn)，不做無(wú)用功，從利用率高的檔案開(kāi)始掃描，逐漸延伸到利用率較高的檔案。二是嚴(yán)格把好入口關(guān)，認(rèn)真審查投標(biāo)單位的資質(zhì)、人員、制度等情況。三是制定詳細(xì)的實(shí)施細(xì)則，對(duì)中標(biāo)單位執(zhí)行了“三定五查方案”。所謂“三定”：一定規(guī)則制度，對(duì)檔案保密、人員穩(wěn)定、掃描質(zhì)量、案卷情況寫在紙上落實(shí)在行動(dòng)上，工作人員在掃描過(guò)程中，不準(zhǔn)拍照，不準(zhǔn)將檔案帶到掃描區(qū)以外，對(duì)掃描完的設(shè)備送到保密局進(jìn)行處理，對(duì)涉密件不準(zhǔn)掃描；二定期培訓(xùn)，對(duì)掃描人員上崗前培訓(xùn)，重點(diǎn)是機(jī)讀目錄與掃描文件掛接，機(jī)讀目錄與原文一一對(duì)應(yīng)，不能掛錯(cuò)，出現(xiàn)牛頭對(duì)馬尾的情況，確保檔案掃描的質(zhì)量，不能出現(xiàn)倒訂、換位的現(xiàn)象，并盡量減少拆掃檔案的損壞；三定驗(yàn)收方案，對(duì)掃描的檔案采取隨時(shí)抽查定期驗(yàn)收相結(jié)合的方法，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題在8 小時(shí)內(nèi)予以解決。五查：一查案卷頁(yè)碼，對(duì)掃描案卷頁(yè)碼是否完整，對(duì)需完善的案卷，掃描之前就補(bǔ)充完整；二查卷內(nèi)目錄是否齊全，掃描之前要把卷內(nèi)目錄補(bǔ)充完整，并完善機(jī)讀目錄；三查案卷檔案是否有破損，有問(wèn)題的檔案進(jìn)行處理；四查案卷題名是否符合要求，對(duì)不能揭示檔案內(nèi)容的案卷，擬定副標(biāo)題或者更換卷皮重新擬定標(biāo)題；五查案卷掃描后，重新裝訂的案卷是否符合要求。經(jīng)過(guò)這些措施后，確保了館內(nèi)數(shù)字化工作有序有質(zhì)開(kāi)展。

人人都有夢(mèng)想，作為一名普普通通的檔案工作者，我的夢(mèng)想就是完成學(xué)生時(shí)代的美好愿望，在檔案管理崗位上，久久為攻，持之以恒地把清貧無(wú)趣的檔案搞活，滿足社會(huì)對(duì)檔案的需求。