摘 要:文章以財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建為議題進(jìn)行探討,分析財(cái)務(wù)集中化、智能化與信息化的發(fā)展走向,以幫助企業(yè)更好地開展財(cái)務(wù)管理活動,提升企業(yè)的財(cái)務(wù)管理績效和價值。通過研究可知,當(dāng)前在企業(yè)的財(cái)務(wù)管理中還存在一定的問題,而強(qiáng)化財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建則是解決這些問題的主要措施。推動企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建需要從搭建基礎(chǔ)核算系統(tǒng)——ERP系統(tǒng),建設(shè)影像管理系統(tǒng),開發(fā)銀企直聯(lián)系統(tǒng),設(shè)計(jì)電子檔案系統(tǒng),增加電子報賬系統(tǒng)等方面進(jìn)行改進(jìn)。
關(guān)鍵詞:企業(yè);財(cái)務(wù)管理;財(cái)務(wù)共享中心;構(gòu)建
一、 引言
在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動日益復(fù)雜的背景下,集中化與信息化成為提高企業(yè)經(jīng)營管理效益的必然選擇。為提高企業(yè)的財(cái)務(wù)集中化與信息化水平,財(cái)務(wù)共享服務(wù)逐漸受到認(rèn)可并演變發(fā)展為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(簡稱FSSC)模式。通過共享中心可以實(shí)現(xiàn)對企業(yè)各單元財(cái)務(wù)活動的集中管理,借助信息化手段集中式、大批量與快速化處理財(cái)務(wù)事項(xiàng)。由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心具有較多的財(cái)務(wù)管理優(yōu)勢,因而引起了企業(yè)的關(guān)注并嘗試在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建起具有個性特征的共享中心。
二、 企業(yè)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式存在的問題
(一)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式制約企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展
企業(yè)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理活動,實(shí)質(zhì)上是僅履行了核算監(jiān)督職能,是簡單的價值守護(hù),而且這種價值守護(hù)在實(shí)施效果以及成本上也存在諸多不確定性。從當(dāng)前的財(cái)務(wù)管理發(fā)展方向來看,通過財(cái)務(wù)活動來進(jìn)行價值創(chuàng)造,甚至是將其視為利潤來源點(diǎn)。目前,一些集團(tuán)企業(yè)仍然遵循傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式,實(shí)施總部財(cái)務(wù)管理與各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)管理并行的分散式“樹杈”模式,由此直接導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)體系的“龐大”以及財(cái)務(wù)辦理流程的冗長。
(二)企業(yè)用于財(cái)務(wù)管控的成本日益增高
對于大型企業(yè)而言,按照企業(yè)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式,快速增加的關(guān)聯(lián)企業(yè)數(shù)量直接推動了其財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的數(shù)量增長。例如,某大型科技企業(yè)除總部財(cái)務(wù)部門外,還設(shè)置34個財(cái)務(wù)核算部門。此外,在部分分支機(jī)構(gòu)還設(shè)有三級財(cái)務(wù)部門。企業(yè)復(fù)雜的財(cái)務(wù)管理體系直接造成了財(cái)務(wù)管控成本的上升,最終影響到企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效益。
(三)企業(yè)越來越難以對財(cái)務(wù)工作進(jìn)行管理
在某些企業(yè)當(dāng)前的財(cái)務(wù)管理模式下,下屬企業(yè)具有較高的財(cái)務(wù)自主權(quán),與此同時,存在的則是下屬企業(yè)形成了自己的財(cái)務(wù)核算體系,由此形成了一個一個獨(dú)立的內(nèi)部財(cái)務(wù)體系。企業(yè)總部對這些下屬機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)核算體系往往難以做到全面的監(jiān)督,或者是監(jiān)督成本過高而不愿意進(jìn)行全面監(jiān)督。由此,分散式的財(cái)務(wù)管理模式表面上便捷了下屬機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)活動,但是,也使得財(cái)務(wù)違規(guī)操作具備了條件。
三、 企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建方案設(shè)計(jì)
(一)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的模式選擇
自財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心被應(yīng)用于Ford企業(yè)的財(cái)務(wù)管理以來,經(jīng)過長期的實(shí)踐應(yīng)用與理論探索,依據(jù)市場水平的高低依次出現(xiàn)了四大發(fā)展模式。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的不同發(fā)展模式對于企業(yè)的財(cái)務(wù)服務(wù)存在一定的差異,而在選擇何種具體的模式則必須從企業(yè)的實(shí)際需求出發(fā)。例如,對于中小型企業(yè)而言采用基本模式能夠降低投入資金、減輕投入壓力,而對于財(cái)務(wù)人員的專業(yè)化、信息化技能要求也相對不高,能夠滿足當(dāng)前階段企業(yè)財(cái)務(wù)管理需求,是符合企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況的選擇。
(二)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心組織機(jī)構(gòu)選址
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)與應(yīng)用要求企業(yè)將分散在全國的財(cái)務(wù)部門員工集中起來,從而統(tǒng)一調(diào)配與使用財(cái)務(wù)人員,由此也產(chǎn)生對中心組織機(jī)構(gòu)的選址問題。選址的科學(xué)與否直接影響到服務(wù)中心的運(yùn)行效果與成本,而參考當(dāng)前國內(nèi)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)可知,科學(xué)選址必須有全面且慎重的考慮。如,四川CH集團(tuán)將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心選址在綿陽,就是充分考慮當(dāng)?shù)氐恼P(guān)系、銀行關(guān)系以及配套企業(yè)關(guān)系等因素。
(三)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)平臺搭建
企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心目的之一在于,集中處理子企業(yè)的財(cái)務(wù)工作,并通過信息系統(tǒng)來保障對上、對下的信息溝通。從而形成一個軟件、硬件系統(tǒng)集合的平臺,將總部企業(yè)與子企業(yè)進(jìn)行關(guān)聯(lián),最終形成一個財(cái)務(wù)領(lǐng)域流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的共享平臺。為達(dá)到企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心上述建設(shè)與應(yīng)用效益,搭建合適的業(yè)務(wù)平臺就尤為重要,具體包括以下幾個方面。
1. 搭建基礎(chǔ)核算系統(tǒng)——ERP系統(tǒng)企業(yè)在搭建企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時,所使用的基礎(chǔ)信息系統(tǒng)為企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)以企業(yè)的信息化平臺為依托,通過對企業(yè)經(jīng)營信息的收集與分析來為管理層提供決策支持。
2. 影像管理系統(tǒng)影像管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠?qū)⒏黝悤?jì)檔案數(shù)字化并存儲,從而為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的信息化運(yùn)作提供支撐。
3. 銀企直聯(lián)系統(tǒng)企業(yè)的財(cái)務(wù)活動離不開與銀行之間的關(guān)聯(lián),在現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理中銀企直聯(lián)系統(tǒng)的應(yīng)用較為普遍。銀企直聯(lián)是指將外部銀行系統(tǒng)與企業(yè)的資金管理系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián),從而完成資金收付、對賬等業(yè)務(wù),從而實(shí)現(xiàn)快速收付。
4. 電子檔案系統(tǒng)在企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)中,各類會計(jì)檔案的信息化管理是其中的重要內(nèi)容,而電子檔案系統(tǒng)能夠?qū)?jì)檔案信息化。電子檔案系統(tǒng)以影像資料為基礎(chǔ),依托會計(jì)核算系統(tǒng)而組建,可以強(qiáng)化企業(yè)的數(shù)據(jù)處理能力。
5. 電子報賬系統(tǒng)
目前,在企業(yè)的報賬系統(tǒng)中主要工作分為以下兩大部分:第一,線上處理;第二,線下手工處理。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)過程中,企業(yè)有必要進(jìn)行報銷系統(tǒng)的改革并引入電子報賬系統(tǒng),從而實(shí)現(xiàn)100%線上自動化報銷。
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作者簡介:李樹芳,中鐵三局集團(tuán)廣東建設(shè)工程有限公司。