檔案管理現(xiàn)代化與信息化的實(shí)現(xiàn)路徑

張俊玲

摘 要：傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，由于安全性不足、使用效率較低，已經(jīng)逐漸被時(shí)代所淘汰?，F(xiàn)代化與信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，得到各單位的高度重視。本文重點(diǎn)分析檔案管理現(xiàn)代化與信息化的實(shí)踐路徑，先提出現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)存在的阻礙，進(jìn)而提出加強(qiáng)硬件設(shè)備建設(shè)、引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與強(qiáng)化管理人員培訓(xùn)等建議，這樣有利于提升檔案管理現(xiàn)代化與信息化的建設(shè)速度，營造安全穩(wěn)定的檔案管理環(huán)境。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化;信息化

提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，加強(qiáng)現(xiàn)代化與信息化建設(shè)十分必要。只有針對老舊硬件及時(shí)換置，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，才能有效實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)在實(shí)踐中，還需要配合有效的管理措施，下面文章將對此論述。

1 檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)效果

1.1 提升檔案管理效率

加強(qiáng)現(xiàn)代化與信息化檔案管理建設(shè)，能夠有效提升檔案資料管理效率。傳統(tǒng)人工檔案管理工作模式下，由于工作人員對檔案信息查找錄用的速度有限，導(dǎo)致檔案管理效率受到嚴(yán)重影響，比如檔案管理工作任務(wù)量較大時(shí)，只能依靠增大人力資源投入量來提升管理效率。這樣的工作模式并不合理，甚至?xí)绊懙綑n案管理工作開展的整體質(zhì)量。而現(xiàn)代化與信息化檔案管理模式中，充分運(yùn)用了計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動分類與錄入，不僅管理效率得到提升，檔案在管理與使用過程中的質(zhì)量也得到了保障。

1.2 增強(qiáng)檔案使用安全性

將現(xiàn)代化與信息化技術(shù)引入到檔案管理中，能夠明顯提升檔案使用過程中的安全性。傳統(tǒng)檔案管理模式，是針對紙質(zhì)資料直接保存并使用，在反復(fù)復(fù)印與傳遞的過程中，紙質(zhì)檔案十分容易出現(xiàn)破損。這樣不僅會影響到檔案的管理效率，更會導(dǎo)致資料使用過程中出現(xiàn)丟失等嚴(yán)重問題。現(xiàn)代化與信息化檔案管理路徑構(gòu)建后，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案制作成電子檔案，檔案使用中也不需要對紙質(zhì)原件進(jìn)行反復(fù)的查閱。這樣既提升了檔案使用過程中的安全性，也能避免原始檔案破損或丟失。

2 檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)現(xiàn)存阻礙

2.1 硬件設(shè)備使用性能不足

檔案管理工作中開展現(xiàn)代化與信息化建設(shè)面臨的首要問題，是硬件設(shè)備使用階段的先進(jìn)性不足[1]。硬件設(shè)備是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，大部分單位由于硬件設(shè)備缺乏更新，仍然使用傳統(tǒng)老舊落后的設(shè)備，不僅運(yùn)行速度緩慢，并且設(shè)備在使用過程中也容易出現(xiàn)故障，造成正在存儲的檔案資料丟失。現(xiàn)代化信息化檔案管理工作的開展，需要無紙辦公配合進(jìn)行[2]。當(dāng)前的硬件設(shè)備水平，并不足以滿足現(xiàn)代化與信息化檔案管理工作的全面推進(jìn)，仍然需要配合紙質(zhì)檔案使用與管理。

2.2 軟件系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)全覆蓋

檔案管理信息化建設(shè)，需要將檔案管理軟件系統(tǒng)落實(shí)。雖然現(xiàn)在大部分單位均已經(jīng)推行了檔案管理辦公系統(tǒng)，但從檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的整體進(jìn)程分析，仍然存在軟件系統(tǒng)覆蓋不全面的情況。對于一些沒能實(shí)現(xiàn)軟件系統(tǒng)覆蓋的單位，需要與其他單位對接，對檔案資料進(jìn)行使用時(shí)，由于自身軟件系統(tǒng)水平不達(dá)標(biāo)，并不能進(jìn)行線上信息傳遞，仍然需要使用紙質(zhì)檔案原件。軟件系統(tǒng)全面覆蓋是檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)的保障。只有實(shí)現(xiàn)軟件系統(tǒng)覆蓋，才能有效開展后續(xù)檔案管理工作的改革。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)偏低

檔案管理人員的素質(zhì)水平是影響工作質(zhì)量的重要因素，部分單位雖然已經(jīng)換置了先進(jìn)的硬件設(shè)備，并實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)全覆蓋，但檔案管理過程中，現(xiàn)代化與信息化建設(shè)進(jìn)程并不理想。檔案管理人員的素質(zhì)偏低，導(dǎo)致對檔案管理軟件系統(tǒng)的功能了解并不全面，系統(tǒng)操作以及使用過程中產(chǎn)生的問題不能第一時(shí)間被解決，這一現(xiàn)象嚴(yán)重影響到檔案管理工作的落實(shí)。雖然各單位針對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了軟件與硬件的建設(shè)，但配套的人員培訓(xùn)工作開展并不及時(shí)，嚴(yán)重限制了檔案管理軟件使用功能的實(shí)現(xiàn)。由于檔案管理人員素質(zhì)偏低，導(dǎo)致軟件系統(tǒng)使用過程中缺乏有效維護(hù)，最終出現(xiàn)了影響檔案管理及檔案使用的實(shí)質(zhì)性問題。

3 檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與信息化的有效路徑

3.1 加強(qiáng)硬件設(shè)備更新建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)，各單位需要加強(qiáng)硬件設(shè)備更新，針對老舊的硬件設(shè)備及時(shí)換置，確保硬件設(shè)備在使用過程中的先進(jìn)性。硬件設(shè)備換至更新過程中，不僅要考慮是否能夠滿足當(dāng)時(shí)的檔案管理需求，更要從檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)角度分析，確保硬件設(shè)備的兼容性能夠達(dá)到檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)硬件設(shè)備維修檢測，發(fā)現(xiàn)故障問題第一時(shí)間解決，確保硬件設(shè)備能夠?yàn)闄n案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行使用奠定良好的基礎(chǔ)。硬件設(shè)備先進(jìn)性能夠達(dá)到檔案管理使用需求，后續(xù)管理工作才可以配合進(jìn)行。

3.2 開發(fā)引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)

針對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，并引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，能夠促進(jìn)檔案管理中現(xiàn)代化與信息化建設(shè)的快速實(shí)現(xiàn)。在開發(fā)并引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與軟件過程中，要結(jié)合單位的實(shí)際情況，確保檔案管理系統(tǒng)在工作實(shí)踐中能夠發(fā)揮作用，避免系統(tǒng)過于先進(jìn)，與現(xiàn)階段檔案管理需求不符合。加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)使用期間的維護(hù)，冗余信息要及時(shí)清除，確保系統(tǒng)運(yùn)行速度以及使用過程中的安全性。提升檔案管理系統(tǒng)的覆蓋率，使檔案管理涉及的部門均能在穩(wěn)定的系統(tǒng)平臺下辦公，高效完成工作任務(wù)。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

結(jié)合檔案管理信息系統(tǒng)使用功能以及操作特征，針對檔案管理人員定期展開培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理軟件的常規(guī)操作及檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)。針對檔案管理信息系統(tǒng)使用過程中的各項(xiàng)安全規(guī)定加以落實(shí)，從而提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平。通過檔案管理工作開展過程中的專業(yè)技能培訓(xùn)及考核，避免檔案管理中，由于人員操作性問題，影響其使用效率與安全性。對檔案管理人員開展的培訓(xùn)，要確保培訓(xùn)內(nèi)容與單位檔案管理系統(tǒng)相一致，提升檔案管理人員專業(yè)技能的素質(zhì)與水平。

4 結(jié)語

檔案管理現(xiàn)代化與信息化的建設(shè)，離不開硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)支持。除此之外，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)、提升管理人員綜合技術(shù)水平也十分重要。未來各單位檔案管理工作，將面向現(xiàn)代化與信息化方向推進(jìn)，現(xiàn)階段存在的弊端也將逐步得到解決，檔案管理硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)先進(jìn)性將得到明顯提升。

參考文獻(xiàn)

[1]肖芳.大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（09）：41.

[2]董德松.醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)管理研究[J].卷宗，2018（4）.