關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)+時代檔案管理的問題的思考

劉思敏

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)，先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入各個行業(yè)，并且和行業(yè)很好融合。檔案管理行業(yè)屬于傳統(tǒng)信息管理領(lǐng)域。檔案管理工作的內(nèi)容包括項(xiàng)目檔案、財務(wù)信息檔案、人力資源信息檔案等，檔案密切關(guān)系個人與集體的利益。由于傳統(tǒng)檔案管理方式效率偏低，且缺陷較大，因此我國目前已經(jīng)采用互聯(lián)網(wǎng)檔案管理方式，并且效果很好。本文針對互聯(lián)網(wǎng)+時代下檔案管理目前存在的問題作出思考，從機(jī)遇挑戰(zhàn)角度思考，并給出建設(shè)性意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理;互聯(lián)網(wǎng)+;問題;機(jī)遇;對策

因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)時代的到來，我們處在信息大爆炸的時代。每天的信息量大的驚人。因此傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式無法適應(yīng)信息時代的進(jìn)步。為了促進(jìn)我們檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展。國家鼓勵將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深入檔案管理領(lǐng)域帶動檔案管理發(fā)展。根據(jù)調(diào)查，我國已擁有一些先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)，并且無論從信息保存完整性，信息處理方面都取得了不錯的效果。但是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)同樣也存在一些問題，下面從機(jī)遇和挑戰(zhàn)角度來思考這些問題。

1 檔案管理的機(jī)遇

1.1 豐富技術(shù)手段

目前的檔案管理工作采用多元化的管理手段，這些都來源于互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)支持。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理大多數(shù)用紙筆進(jìn)行人工記錄、整理、存檔方式來完成檔案管理工作。這種工作方式需要耗費(fèi)比較多的紙墨資源和大量的人工成本。盡管檔案管理工作的工作人員每天的工作量很大，但是工作效率很低，且出錯率高。那么采用檔案管理信息系統(tǒng)，就會很大的節(jié)約紙墨資源，節(jié)省人工成本。因?yàn)檩斎胄畔⒏臃奖?，出錯率也會降低很多。檔案管理工作人員可以通過對信息檔案進(jìn)行分組管理，接著通過檢索功能就能很好地匹配到需要的檔案信息。檔案信息管理系統(tǒng)不僅提高信息檔案之間的關(guān)聯(lián)性，讓工作人員的工作更加方便。而且系統(tǒng)中的儲存功能更加齊全，不僅可以保存文字圖片，還可以保存音頻和視頻，大大地提高了檔案管理的準(zhǔn)確性。

1.2 拓展服務(wù)空間

因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)+時代導(dǎo)致信息的泛濫，據(jù)統(tǒng)計，現(xiàn)在每天產(chǎn)生的信息量相當(dāng)于過去幾千年的總信息量的幾十倍都不止。如此大的信息量必定占用很大的儲存空間。但是如果采用傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理，那么必定需要非常大的空間來儲存這些檔案信息。但是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)卻有著非常大的儲存管理空間。它可以通過數(shù)字信息的形式將檔案的信息存儲進(jìn)電腦系統(tǒng)。相對傳統(tǒng)的檔案室儲存方式，電腦儲存成本會降低很多。檔案管理的工作人員只要有電子設(shè)備，就可以可以隨時隨地檢索查閱需要的檔案信息，并且檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)在線和離線管理。離線狀態(tài)可以節(jié)約流量，聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)還可以為使用者提供遠(yuǎn)程服務(wù)，先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打破時間和空間限制，拓展了盡可能大的服務(wù)空間。

2 檔案管理的挑戰(zhàn)

2.1 管理模式變革

眾所周知，傳統(tǒng)檔案管理完全依靠人工來實(shí)現(xiàn)，而且特別需要有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才。但是卻無法兼并檔案信息的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。并且這種依賴經(jīng)驗(yàn)的工作管理方式缺少標(biāo)準(zhǔn)化管理流程。但是使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)則應(yīng)該建立一個相對標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，而且對從事檔案管理工作的員工專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)要求更高。要達(dá)到檔案管理學(xué)領(lǐng)域?qū)I(yè)水平，并且還要有互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)學(xué)習(xí)背景，才能更好地完成檔案管理的工作。

2.2 管理難度增加

互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，意味著各行各業(yè)更加標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理工作也不例外。因?yàn)闄n案本身就屬于差異性與動態(tài)性比較大的信息。隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增加，導(dǎo)致管理難度不斷增加。檔案管理系統(tǒng)是參考傳統(tǒng)檔案管理的工作流程包括記錄、編檔、分類、歸檔、查閱和修改。先進(jìn)的技術(shù)促使管理系統(tǒng)操作更加方便，但同時面臨一個很大的問題，就是信息的安全性和保密性。因?yàn)榇嬖谛畔⑾到y(tǒng)的數(shù)據(jù)屬于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，而網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的風(fēng)險性非常大，容易因?yàn)閻阂獾墓艉筒《緦?dǎo)致檔案信息泄露，而且需要經(jīng)常進(jìn)行備份，如果因?yàn)檫z忘或者系統(tǒng)故障沒有及時備份，那么就會導(dǎo)致檔案信息丟失從而造成巨大損失。

3 檔案管理的對策

3.1 提高管理意識

檔案管理與個人、公司、企業(yè)甚至國家都息息相關(guān)，實(shí)際上檔案管理工作是屬于非常復(fù)雜且要求很高的工作。它需要從業(yè)人員能有很好的專業(yè)理論基礎(chǔ)和良好實(shí)踐操作能力。從事檔案管理工作的人員不僅要學(xué)習(xí)和掌握電子文件管理技術(shù)、科技檔案管理技術(shù)、檔案保護(hù)技術(shù)以及檔案信息查詢技術(shù)，還應(yīng)該不斷培養(yǎng)管理意識，加強(qiáng)工作責(zé)任感。重視對檔案的保護(hù)意識。要將檔案的安全與準(zhǔn)確當(dāng)成工作的重中之重。

3.2 構(gòu)建管理制度

上文可知，新的檔案信息管理系統(tǒng)來源于互聯(lián)網(wǎng)時代新型技術(shù)的支持。它突破了時間空間的局限性，為相關(guān)領(lǐng)域的工作提供更大的便捷性。但是使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)除了依賴技術(shù)本身，還應(yīng)該建立配套的管理體系，根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)構(gòu)建專門的管理體系，實(shí)時跟蹤檔案數(shù)據(jù)的流向，保證檔案數(shù)據(jù)安全，最大限度提高檔案管理的效率。

4 結(jié)論

本文對傳統(tǒng)檔案管理模式與互聯(lián)網(wǎng)+時代的信息技術(shù)研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行比較，分析新型采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的管理系統(tǒng)面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)問題，并對目前檔案管理信息存在的瑕疵進(jìn)行分析并提出建議和對策，目的是期望在互聯(lián)網(wǎng)+時代，檔案管理領(lǐng)域能夠發(fā)展地更加健全。

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