事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析

劉瑞鳳

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景下，推動(dòng)了信息化技術(shù)的進(jìn)步，并且逐步帶領(lǐng)社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代。目前在很多單位的檔案管理系統(tǒng)中都運(yùn)用了信息化技術(shù)，其提高了信息管理的效率，保證了信息的安全性，但是目前來(lái)說(shuō)，很多單位在相關(guān)方面的建設(shè)還不夠完善，本文主要分析了目前事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中所存在的問(wèn)題，并且就如何提升建設(shè)水平進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展為信息化技術(shù)的進(jìn)步提供了更廣闊的空間，但同時(shí)也帶來(lái)了更多新的挑戰(zhàn)，在檔案管理中融入信息化建設(shè)的初衷就是為了保證信息管理的安全有效性，但是目前來(lái)說(shuō)，在相關(guān)方面所存在的問(wèn)題還不能達(dá)到最好效果。信息化建設(shè)是當(dāng)前時(shí)代的熱門(mén)關(guān)鍵詞，被運(yùn)用在各行各業(yè)，并且經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)通過(guò)信息化技術(shù)可以提升工作水平，那么對(duì)于事業(yè)單位中要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的人員就要不斷的探究分析，解決所存在的問(wèn)題，追求高效管理。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 提高管理效率和信息安全性

在檔案管理中融入信息化技術(shù)能較大程度的克服傳統(tǒng)管理方式中所存在的如效率低、安全性不高、浪費(fèi)人力物力、檢索麻煩等問(wèn)題，在其中融入信息技術(shù)相當(dāng)于使信息管理智能化，能延長(zhǎng)信息保存的時(shí)間甚至可以做到終身保存，那么即使出現(xiàn)檔案丟失的情況，也能利用技術(shù)手段從一定程度上恢復(fù)數(shù)據(jù)避免帶來(lái)不必要的麻煩，減少損失。另外，信息化技術(shù)的主要特點(diǎn)就是高效性，在事業(yè)單位的檔案管理工作中加強(qiáng)對(duì)信息化的建設(shè)實(shí)屬是一項(xiàng)百利而無(wú)害的投入。

1.2 提供發(fā)展優(yōu)勢(shì)

在社會(huì)發(fā)展瞬息萬(wàn)變的時(shí)代，傳統(tǒng)老舊的管理方式必然淘汰而被新的技術(shù)管理取代，這就要求必須在事業(yè)單位的檔案管理工作中融入信息化建設(shè)，一方面是為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，保證該項(xiàng)工作在行業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)地位穩(wěn)定不變;另一方面，以信息高效管理和數(shù)據(jù)安全性的優(yōu)勢(shì)同時(shí)也方便了事業(yè)單位的管理工作， 使其能有序高效的運(yùn)營(yíng)。

1.3 豐富管理模式

單一的檔案保存，在很多時(shí)候不能滿足單位里的調(diào)動(dòng)需求，并且隨著時(shí)間的推移，很多檔案會(huì)由于發(fā)霉等外界條件的影響而受損，為后續(xù)的資料調(diào)取等工作帶來(lái)了麻煩。通過(guò)利用計(jì)算機(jī)等媒體媒介建立起來(lái)的信息化管理模式豐富了原有的管理結(jié)構(gòu)，為其帶來(lái)新的技術(shù)體驗(yàn)，提升了事業(yè)單位的工作效率。

2 目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 信息化建設(shè)水平低

不同的事業(yè)單位有不同的檔案管理模式，所以需要在建設(shè)信息化平臺(tái)的時(shí)候要有針對(duì)性，所建設(shè)的內(nèi)容能完全適合自身單位體系的發(fā)展。但是目前來(lái)說(shuō)，很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理，信息化建設(shè)的時(shí)候缺乏目的性，一方面是過(guò)于信托于對(duì)其它信息平臺(tái)的模仿，以至于所打造出來(lái)的信息化建設(shè)系統(tǒng)，不能適應(yīng)于自身的發(fā)展;另一方面是依托自身的具體情況所打造出來(lái)的信息化平臺(tái)不夠完善，在實(shí)際運(yùn)行中有疏漏，還需要不斷的改進(jìn)。

2.2 檔案管理工作人員的整體素質(zhì)還有待提高

工作人員的素養(yǎng)主要包括了處理工作事務(wù)的能力水平素質(zhì)和在工作必須具備的正確職業(yè)觀等人格素養(yǎng)，目前在事業(yè)單位檔案管理工作崗位上的人員所存在的主要問(wèn)題就是工作能力還有待提高，對(duì)于與時(shí)俱進(jìn)的技術(shù)等還不能很好的應(yīng)用在工作中，特別是部分的工作人員工作理念整體落后，不善于學(xué)習(xí)新技術(shù)，在檔案館里融入信息化技術(shù)的時(shí)代，在平臺(tái)創(chuàng)設(shè)、信息操作等方面還不能掌握熟練的技巧。另外，存在工作人員工作態(tài)度消極的現(xiàn)象是非常普遍的，由于其沒(méi)有正確的職業(yè)觀和人生價(jià)值觀從而使工作完成不到位，造成目前對(duì)檔案管理工作的改進(jìn)遲遲達(dá)不到效果。

2.3 重視程度不夠，管理制度不完善

要不斷的提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的水平，必須要在完善的管理體系保障下才能順利實(shí)施。但是由于目前事業(yè)單位存在公司內(nèi)部對(duì)信息化建設(shè)的重視程度不夠，相應(yīng)的在有關(guān)方面的經(jīng)濟(jì)、精力、時(shí)間的投入都達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，從而使信息化建設(shè)重重受阻。另外，檔案管理相關(guān)部門(mén)的管理制度不盡完善，例如要如何分配人員任務(wù)、怎樣管理才能激發(fā)人員最大效率、追求怎樣的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等都有待完善?？傮w來(lái)說(shuō)，雖然信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，為各行各業(yè)的信息化建設(shè)提供了技術(shù)支持，但是有相當(dāng)一部分的事業(yè)單位在相關(guān)方面的建設(shè)還不到位。

3 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的方法

3.1 提高重視程度，完善制度體系

要提升相關(guān)方面的技術(shù)水平，必須要取得該單位內(nèi)部高層人員的支持，在有各方面基礎(chǔ)保證的前提下，才能有效地實(shí)施信息化建設(shè)的過(guò)程，所以普及在檔案管理中信息化建設(shè)的必要性從而提高相關(guān)人員的重視程度是首要工作。此外，要有一個(gè)完善的管理監(jiān)督體系，首先要正視本身所處事業(yè)單位的具體情況，根據(jù)實(shí)際需要設(shè)計(jì)信息化建設(shè)的方案;再者要選擇合適的人員擔(dān)任管理層隊(duì)伍的職責(zé)，明確分工制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人;另外，在信息化建設(shè)實(shí)施過(guò)程中要不斷的自我改進(jìn)，修改方案，一切以實(shí)際為主，以單位的利益為主，盡量提供完善且適應(yīng)性強(qiáng)的管理制度體系。

3.2 加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高工作素養(yǎng)

對(duì)員工的培訓(xùn)提升，首先要集中在對(duì)其思想的更新，由于社會(huì)瞬息萬(wàn)變，各行各業(yè)可能每天都在面臨不同的新的挑戰(zhàn)，所以為了提高自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，跟進(jìn)時(shí)代的發(fā)展步伐，更新員工的思想觀念是非常必要的。那么在具體實(shí)施過(guò)程中，可以采用以下方法，一方面可以組織主題性的培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)于目前所要進(jìn)行的檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)培訓(xùn)機(jī)遇;另一方面，要建立嚴(yán)格的考核制度。員工在競(jìng)爭(zhēng)的氛圍中，再有獎(jiǎng)懲制度的前提下能更好地發(fā)揮自我潛力，在信息化建設(shè)方面也能更盡心盡力?？傊?，注重對(duì)員工工作素養(yǎng)的培養(yǎng)是重要的，是保證該單位各項(xiàng)工作順利實(shí)施的重要前提。在有完善的管理制度和考核體系的前提下，也要注重對(duì)工作人員素質(zhì)的提高，為檔案管理工作的信息化建設(shè)提供充足的進(jìn)步條件。

3.3 提高信息建設(shè)的技術(shù)水平

在檔案管理中融入信息化建設(shè)本身就是為了提高信息的使用效率和安全性能，另一方面也是為了打破傳統(tǒng)管理方式的局限性。那么在進(jìn)行信息化建設(shè)的工作中，就一定要注重技術(shù)的運(yùn)用，打造出能適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展特點(diǎn)、質(zhì)量安全有保障、體現(xiàn)新技術(shù)特征的平臺(tái)。另外，在目前互聯(lián)網(wǎng)錯(cuò)綜復(fù)雜的環(huán)境下，為了防止各種病毒入侵、其它網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的損害，也要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的控制和安全防控?？梢栽谶M(jìn)行檔案管理的設(shè)備中安裝高級(jí)防火墻系統(tǒng)，或者殺毒軟件，定期檢查管理，對(duì)所用的信息化設(shè)備進(jìn)行安全防護(hù)和保養(yǎng)，延長(zhǎng)裝備設(shè)施的使用年限。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在事業(yè)單位的檔案管理模式中融入信息化技術(shù)，建設(shè)信息化平臺(tái)是必然趨勢(shì)，在社會(huì)發(fā)展的大背景下，各行各業(yè)都在積極的改進(jìn)自身的平臺(tái)技術(shù)，其相關(guān)人員也在不斷更新職業(yè)理念。但是目前相當(dāng)一部分的事業(yè)單位在相關(guān)方面還存在不足，但是這要針對(duì)自身所存在的問(wèn)題，不斷的探究和改進(jìn)，一定能為其持續(xù)發(fā)展做出新的建設(shè)貢獻(xiàn)。

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