信息化背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)探究

段莉莉

摘 要：當(dāng)前，信息化水平飛速提升，從云計(jì)算到5G時(shí)代，智能化終端伴隨著生活隨處可見，一時(shí)興起的風(fēng)變編程，正說明對(duì)信息化對(duì)智能化的憧憬，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，越來越多的信息需要進(jìn)行整合、分析和處理，檔案管理也將改變傳統(tǒng)管理模式，通過信息技術(shù)提升工作效能。基于此，本文對(duì)本企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行探討，提出檔案信息化建設(shè)的必要性、存在的問題以及創(chuàng)新思考。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;信息資源;利用

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，社會(huì)的信息化和信息的社會(huì)化已然成為世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主流，企業(yè)檔案作為一種信息資源，也越來越廣泛地得到人們的重視。企業(yè)檔案是原始資料的積累與記錄，起到了憑證和依據(jù)作用，然而現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、決策不僅需要企業(yè)檔案作依據(jù)，還需要有關(guān)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)等知識(shí)信息作參考。這就對(duì)企業(yè)里的檔案部門有了更高的要求，要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，進(jìn)行改革和創(chuàng)新，使檔案部門成為企業(yè)的信息管理部門，使檔案管理工作向信息化方向發(fā)展，讓信息資源在企業(yè)發(fā)展中進(jìn)一步發(fā)揮重要作用。因此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化勢(shì)在必行。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

1）企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀。目前大多數(shù)的企業(yè)，檔案管理工作水平遠(yuǎn)不及企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展水平，檔案工作的好壞偏向單一以文件資料收集是否齊全完整為準(zhǔn)，使得檔案部門缺失接收新信息、新知識(shí)的機(jī)會(huì)，使得檔案人員工作環(huán)境封閉，不受重視。企業(yè)檔案工作中更加注重的是文件的留存和保管，檔案利用的價(jià)值只是作為一種憑證提供給利用者，對(duì)檔案潛在價(jià)值的研究與開發(fā)極其薄弱。例如：一卷關(guān)于組織機(jī)構(gòu)的檔案，單獨(dú)的看設(shè)立、變更、撤銷等階段的檔案，也許不足以說明什么，但是機(jī)構(gòu)從設(shè)立到撤銷多年的多卷檔案，進(jìn)行加工整理，深入研究，可能會(huì)從中找出一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)或者規(guī)律性的東西，充分發(fā)揮檔案潛在的價(jià)值。過度關(guān)注裝訂是否美觀整齊等，就容易會(huì)把檔案開發(fā)研究的工作忽略了。

2）信息時(shí)代企業(yè)檔案工作的新要求。信息時(shí)代，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，不僅需要本部門、本企業(yè)的信息資源，還需要關(guān)注了解社會(huì)發(fā)展總趨勢(shì)、本行業(yè)發(fā)展新動(dòng)態(tài)等方面的信息情報(bào)，還需要行業(yè)發(fā)展前瞻性預(yù)測(cè)等信息資源，為企業(yè)制定經(jīng)營指標(biāo)、發(fā)展戰(zhàn)略提供有效的服務(wù)。在企業(yè)沒有專門的科研機(jī)構(gòu)，沒有專人進(jìn)行信息情報(bào)等方面的收集與研究，嚴(yán)重制約著企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理部門作為企業(yè)信息資源管理部門，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，要開拓創(chuàng)新，打破常規(guī)管理模式，利用好信息化手段，及時(shí)為企業(yè)發(fā)展提供準(zhǔn)確、翔實(shí)，甚至超前的檔案信息，為新時(shí)代提升企業(yè)新型能力貢獻(xiàn)一份力量。

3）檔案工作環(huán)境正在發(fā)生變化。企業(yè)通過推進(jìn)無紙化辦公，使得企業(yè)的工作方式發(fā)生了很大的變化，例如：在辦公OA系統(tǒng)的幫助下，完成公文流轉(zhuǎn)，一般不再產(chǎn)生紙質(zhì)文檔，信息的收集、存儲(chǔ)都是以數(shù)字化為主。目前，檔案信息化發(fā)展關(guān)注重點(diǎn)向電子檔案的永久保存、OA電子文件的在線歸檔等方面轉(zhuǎn)移，開始逐步建立文檔一體化信息服務(wù)平臺(tái)。檔案工作環(huán)境正在發(fā)生著巨大變化，對(duì)文件的管理也不再是控制，而是延伸，推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)是非常必要的[1]。

2 信息化背景下企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中面臨的問題

1）建設(shè)檔案信息化成本較高。推進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，需要前期采購大量的電子設(shè)備，需要考慮文檔一體化體系，需要開發(fā)以企業(yè)自身發(fā)展為基礎(chǔ)的檔案信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，從籌劃到建成的過程中，需要投入大量的人力，物力，財(cái)力以及時(shí)間等成本。

2）企業(yè)檔案信息化管理水平有待提高。目前，企業(yè)缺乏檔案信息化專業(yè)人才，在檔案信息化進(jìn)程中，傳統(tǒng)的檔案管理人員已經(jīng)不能滿足檔案信息化管理工作的需求，需要有計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的專業(yè)人員參與到檔案信息化管理中，提高檔案管理工作的綜合水平。

3）未充分開發(fā)和利用檔案資源。檔案信息資源的利用僅是滿足日常工作中審計(jì)、參考等需要，僅發(fā)揮了檔案的憑證和依據(jù)的價(jià)值，在對(duì)企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營和長遠(yuǎn)目標(biāo)上沒有深入挖掘檔案的潛在價(jià)值。缺少創(chuàng)新型的編研成果。

4）安全和標(biāo)準(zhǔn)問題。雖然企業(yè)檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展所帶來的趨勢(shì)，是與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新的產(chǎn)物，但是不容忽視網(wǎng)絡(luò)安全問題，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息更易遭受威脅。因此，在推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，要充分的、嚴(yán)格的考慮網(wǎng)絡(luò)安全問題。與此同時(shí)，由于檔案的信息化缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，很多時(shí)候是摸著石頭過河，在一定程度上阻礙了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展[2]。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與創(chuàng)新策略

1）完善文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。為了提升企業(yè)檔案信息化管理水平，進(jìn)一步完善企業(yè)文檔管理系統(tǒng)功能，重點(diǎn)在以下幾個(gè)方面進(jìn)行完善：（1）實(shí)現(xiàn)全文檢索;（2）文件類型層次不清;（3）實(shí)現(xiàn)跨企業(yè)借閱;（4）文件借閱流程優(yōu)化;（5）滿意度評(píng)價(jià);（6）配置文檔管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)接口。

2）加強(qiáng)檔案信息的統(tǒng)計(jì)工作。企業(yè)信息化建設(shè)必須做好檔案信息資源的統(tǒng)計(jì)工作。檔案統(tǒng)計(jì)工作必須以原始記錄為依據(jù)，遵循適用、統(tǒng)一、簡(jiǎn)明和科學(xué)的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、持之以恒，如實(shí)反映檔案管理工作中的變化情況，并保持聯(lián)系性。建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)對(duì)檔案的整理、編目、檢索、保管、鑒定銷毀、編研和提供利用等請(qǐng)，以及人員、機(jī)構(gòu)、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等方面的數(shù)量，進(jìn)行調(diào)查登記、分組整理、綜合分析，以反映檔案管理狀況，提高檔案管理水平。檔案統(tǒng)計(jì)工作為檔案信息化建設(shè)提供基石，檔案信息化又為檔案統(tǒng)計(jì)工作提供創(chuàng)新手段。

3）實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔新模式。實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔，與CIT人員進(jìn)行需求溝通及相關(guān)系統(tǒng)功能開發(fā)，以O(shè)A公文系統(tǒng)為突破口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件在線歸檔，突破現(xiàn)行紙質(zhì)電子雙套制管理的常規(guī)，探索電子文件管理新模式。

4）提高開發(fā)與利用檔案資源的能力。盡管加快了檔案數(shù)字化進(jìn)程，提高了檔案利用率，但是在發(fā)揮檔案價(jià)值方面還僅僅停留在憑證和依據(jù)作用，沒有系統(tǒng)的挖掘檔案的潛在價(jià)值，現(xiàn)有的檔案利用只是被動(dòng)的提供，未來需要開展主動(dòng)式服務(wù)模式，深入了解檔案利用者的需求與心理意愿，提升檔案利用與服務(wù)的針對(duì)性。同時(shí)，構(gòu)建檔案信息利用反饋機(jī)制，強(qiáng)化信息的收集與掌握能力，不僅要關(guān)注利用流程的辦結(jié)，還要落實(shí)與相關(guān)單位構(gòu)建長期的互動(dòng)關(guān)系，更加準(zhǔn)確的掌握檔案利用者在利用過程中存在的問題，有助于挖掘檔案資源利用價(jià)值，從而為企業(yè)的發(fā)展以及深化改革做出貢獻(xiàn)。

5）加大復(fù)合型人才的引進(jìn)和培養(yǎng)力度。全國檔案工作人員都面臨這樣一個(gè)問題，在檔案部門工作的人員很少是從事計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的人才，不能滿足檔案信息化建設(shè)的需求，企業(yè)檔案部門也是如此，如何引進(jìn)信息化復(fù)合型人才為檔案信息化建設(shè)服務(wù)，是一項(xiàng)難題。同時(shí)，也可以從現(xiàn)有從事檔案管理人員中進(jìn)行培養(yǎng)，開展信息化專業(yè)培訓(xùn)[3]。

6）搭建智能云服務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)。致力于搭建檔案信息平臺(tái)的頂層設(shè)計(jì)，將通過云技術(shù)，實(shí)現(xiàn)更多豐富資源的全面共享，檔案信息存儲(chǔ)更加安全，可以為用戶提供個(gè)性化定制服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息的智能推送，并設(shè)置移動(dòng)客戶端，實(shí)現(xiàn)足不出戶享受多重信息服務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息化背景下，更快的5G時(shí)代悄然而至，對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，是一個(gè)契機(jī)，也是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。作為檔案管理人員應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，轉(zhuǎn)變管理理念，勇于創(chuàng)新，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展助力。

參考文獻(xiàn)

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[3]張繼雄.企業(yè)檔案信息化管理研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（5）：66-67.