淺談信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

劉萍

摘 要：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興盛使工作、生活、學(xué)習(xí)都步入信息化發(fā)展的階段，在檔案的歸納整理方面如何利用信息化更高效地做好相關(guān)工作是急需解決的問題。本文以信息化檔案管理分類中檔案整理程序不規(guī)范為入手點，分析檔案搜集不夠完整、資料的整理不夠謹慎細致以及在檔案交接過程中存在不及時等問題，認為在信息化檔案的管理中應(yīng)該建立合理規(guī)范的系統(tǒng)化整理分類程序，從資料的收集到交接，工作人員都應(yīng)細致做好每一步，保證資料的完整系統(tǒng)、整理分類的準確細致以及資料交接的及時高效。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;分類;整理

在網(wǎng)絡(luò)科技盛行的時代，檔案的信息化為檔案的儲存、整理、查找提供了便捷，但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過渡到信息化管理方式投入一定的人力資源和時間成本以及資金，現(xiàn)階段的信息化檔案管理系統(tǒng)不成熟，在收集、整理、儲存、移交等方面仍然存在問題，因此如何將檔案管理納入信息化是值得思考和探究的問題。

1 信息化檔案管理歸檔整理分類技巧的必要性

檔案的信息化為檔案的儲存和查找整理提供了極大便利，擺脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理占據(jù)空間大、查找費時費力、分類耗時不便、移交路程遠耗時大等問題的束縛，但是在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向信息化時本身工程浩大，尤其是在資料搜集和整理方面，將全部的檔案信息輸入信息系統(tǒng)已經(jīng)需要耗費管理者巨大心力，再加上后期的分類、交接等程序，難免在過程中出現(xiàn)疏漏，在實際的檔案信息化過程中更是困難重重。首先是檔案管理者在檔案信息化的過程中可能存在跟不上時代步伐，導(dǎo)致管理觀念落后的情況。信息化檔案管理與之前相比涵蓋的范圍更加廣泛，檔案中的內(nèi)容更加詳盡豐富，檔案形式也區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因此在初步實現(xiàn)檔案信息化的過程中，工作的復(fù)雜程度對于檔案管理人員而言有所困難，難以在短時間內(nèi)適應(yīng)形式的改變，用傳統(tǒng)的觀念對待新型檔案管理方式顯然行不通。

其次，在應(yīng)對廣泛的檔案資料時，從檔案的收集、整理再到移交方面都為管理人員帶來了巨大的困難。檔案信息化的第一步就是搜集足夠的資料來源將其歸檔，但在實際過程中，資料的搜集需要各個部門乃至學(xué)校、公司、家庭里面每一個人的配合，并且保證資料的正確完整，這本身就是一項耗時費力的工作。而后續(xù)的整理、分類及移交方面，各部門沒有形成統(tǒng)一的系統(tǒng)標準和移交程序，導(dǎo)致了檔案整理混亂、移交不到位等問題。因此在檔案的管理中，建立起一套規(guī)范化、系統(tǒng)化的技巧和管理系統(tǒng)對檔案的信息化管理具有重要意義。

2 信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

2.1 遵循規(guī)范合理的歸納整理分類程序

檔案信息化歸檔整理需要消除過程中存在的重復(fù)工作、無效工作等問題，因此急需建立一套合理簡潔規(guī)范的管理程序。

首先，部門加強應(yīng)對檔案管理工作的重視程度，督促檔案管理人員及時轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，對其進行專業(yè)培訓(xùn)，爭取培養(yǎng)出一批專業(yè)高效的管理人員。傳統(tǒng)檔案管理過渡到信息化檔案管理需要工作人員既有專業(yè)的檔案學(xué)知識和實踐經(jīng)驗，又需要有應(yīng)對新型科技和信息系統(tǒng)的能力，因此部門應(yīng)該安排專門的檔案管理人員對其進行培訓(xùn)和鍛煉，并在實踐中檢測其檔案管理能力。在確立了專門的檔案管理人員之后，部門應(yīng)該減少該崗位的調(diào)動以確保檔案工作的高效便捷，在進行檔案管理崗位的調(diào)動時，也應(yīng)及時對換任人員進行培訓(xùn)和測試，以確保管理工作的順利交接。

其次，建立廣泛、統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，并確立基礎(chǔ)劃分標準。在資料收集整理中，不同部門需要劃分統(tǒng)一或相似的分類標準，并建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，以方便后續(xù)的檔案管理和交接。部門可以以項、子項為基礎(chǔ)對不同檔案進行劃分，并在相似或統(tǒng)一的標準下對子項的各個部分進行細致分類，建立了統(tǒng)一的標準以后，檔案的信息化管理的便捷性會大大提高。管理人員通過計算機的文件整理功能，對檔案所包含的資料范圍和方法進行融合，并用代碼表對其進行編制，檔案的分類效率便能得到顯著改善。需要注意的是，沒有一以概之的分類標準，檔案管理對象不同，采取的管理程序必然有所差別，檔案管理人員應(yīng)明確檔案分類的思路，在堅持簡化原則的基礎(chǔ)上對其進行管理分類。

2.2 廣泛收集相關(guān)資料

完整準確的資料信息收集是檔案歸檔整理效率提高的基礎(chǔ)，只有在橫向和縱向兩個方面保證檔案的完整性，后續(xù)的歸檔整理才能順利開展。在收集資料時，首先需要分清收集什么資料，收集哪些人員的資料，明確資料收集的范圍。在檔案的收集中，工作人員應(yīng)該明確所要收集資料的縱向地域范圍和橫向的內(nèi)容范圍，確保自己所保管檔案區(qū)域內(nèi)的資料完整無缺，內(nèi)容填寫正確。

其次，在檔案的收集過程中，要明確各方的責(zé)任，做到每步工作都落實到每個人身上，不做無用功。在收集資料時，管理人員應(yīng)該弄清楚參建單位和檔案部門的職責(zé)，參建單位應(yīng)該建立與檔案部門相通的檔案管理系統(tǒng)，并要求員工對自己的信息在網(wǎng)上進行填寫和檢查，保證資料的準確性，并及時上交系統(tǒng)。檔案部門在接收到參建單位的檔案資料時應(yīng)及時按照分類標準進行歸檔整理。最后，檔案部門應(yīng)提高自身信息系統(tǒng)的安全性，保證檔案的保管條件。信息化檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案不會受到天氣、時間等因素的影響而受到物理傷害，但是檔案人員仍然需要保證檔案的完整性，不斷提高檔案信息系統(tǒng)的安全性能，擴充系統(tǒng)容量，保證檔案不丟失、不重復(fù)。此外遇到崗位調(diào)動時，檔案人員應(yīng)及時做好工作的交接，保證下一個管理人員熟悉系統(tǒng)的操作和檔案分類管理流程，以確保檔案的完整性。

2.3 對資料進行細致分類整理

檔案的信息化管理的目的是簡化檔案分類、移交流程，現(xiàn)代技術(shù)的運用能夠使檔案的整理和分類更加便捷細致。為了提高資料整理的效率，首先，應(yīng)該加大檔案管理的資金和人才投入，開發(fā)適用于檔案整理分類的軟件和硬件，或者直接使用可信度高、系統(tǒng)穩(wěn)定耐用的具有收集和分類功能的軟件。軟件開發(fā)者應(yīng)該具備一定的檔案管理意識，使得開發(fā)的軟件有足夠大的容量收納大量檔案信息，并且具備一定的分類和檢索、傳送功能，能夠讓管理者快速地檢索到自己需要的資料，并向其他系統(tǒng)進行傳輸。

其次，檔案管理需從所屬機構(gòu)或團體本身的需求出發(fā)進行歸檔整理。對于檔案的歸檔整理，不僅需要明確檔案的來源地及流向地以方便日后的檔案移交，還需要從檔案所屬機構(gòu)的實際需要出發(fā)，為了團體管理的方便，對其所屬的檔案類別進行細致劃分。如公司的檔案管理，可以員工所在部門為大類標準，從其職位、日常工作、職責(zé)、是否轉(zhuǎn)正等方面進行歸檔整理。

3 結(jié)束語

在當(dāng)今時代，信息化檔案管理已經(jīng)成為無法避免的趨勢，但是在很長一段時間內(nèi)紙質(zhì)檔案與信息化檔案將持續(xù)共存并用。因此在對檔案信息化進行歸檔整理時，需要做好紙質(zhì)與信息化的過渡，提高檔案管理人員的信息化意識和能力，在各部門間建立統(tǒng)一高效的檔案信息系統(tǒng)以應(yīng)對浩瀚的資料收集和歸檔整理、移交工作，以應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)化的趨勢。

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