大數(shù)據(jù)背景下推進(jìn)檔案創(chuàng)新管理的途徑分析

王鵬霖?茍浩洋

摘 要：檔案資源在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中起著重要的作用，可以為各個(gè)行業(yè)提供可靠權(quán)威的信息，為了更好地發(fā)揮檔案資源的作用，本文就對(duì)大數(shù)據(jù)背景下，當(dāng)前檔案管理工作的特點(diǎn)、存在的問題進(jìn)行分析，并從中探討檔案創(chuàng)新管理的途徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;特點(diǎn);問題;創(chuàng)新;途徑

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給當(dāng)前的檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)也帶來發(fā)展機(jī)遇，檔案管理部門要結(jié)合當(dāng)前存在的問題，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，做好檔案管理工作的創(chuàng)新，從而更好地促進(jìn)檔案管理工作的開展。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的特點(diǎn)

1）檔案數(shù)量大。大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的方式多元化，存量也得到了很大的拓展，因此檔案的數(shù)量不斷地增多，不僅包括有文字資料，還包括更多的圖片資料、視頻資料等等，也給檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。特別是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，許多信息技術(shù)都得到了有效的應(yīng)用，從中所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)不斷增多，導(dǎo)致檔案信息不斷增多。

2）檔案運(yùn)用需求多元化。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，不僅檔案數(shù)量會(huì)增多，關(guān)于檔案的運(yùn)用需求也逐漸呈現(xiàn)出多元化，不僅檔案信息的制造者同時(shí)也是信息的運(yùn)用者。隨著時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)前人們的活動(dòng)不斷地增多，活動(dòng)類型也多種多樣，許多成功開展的活動(dòng)都會(huì)被用來當(dāng)做成功案例來呈現(xiàn)，因此對(duì)于檔案信息的運(yùn)用也就逐漸增多。此外，隨著人們文化水平的提高，對(duì)于信息的訴求來講求根源性，力求信息的真實(shí)和有效，所以對(duì)于原始檔案的應(yīng)用也不斷增多。

3）檔案價(jià)值精細(xì)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在我們生活和工作中的廣泛應(yīng)用，大量的信息數(shù)據(jù)也隨之被挖掘，加強(qiáng)對(duì)這些信息數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用非常重要。目前，許多工作活動(dòng)都需要借助檔案來呈現(xiàn)，而且大部分都采用文字和圖片的形式保存，比如會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議圖片等，這些檔案信息十分重要，所以大數(shù)據(jù)背景下的檔案價(jià)值十分精細(xì)。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的問題

1）存在技術(shù)問題。雖然大數(shù)據(jù)背景下，檔案的價(jià)值越來越重要，但是在實(shí)際的管理和應(yīng)用中，依然存在較多的問題。首先，當(dāng)前檔案管理存在著技術(shù)性的問題。隨著大量活動(dòng)的開展，數(shù)據(jù)不斷增多，數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存十分重要，目前人們十分關(guān)注的是檔案信息的安全性問題。大數(shù)據(jù)背景下，大部分檔案都是采用電子化的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，但是和傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案相比，電子化檔案存在著安全性問題，由于信息技術(shù)水平的限制，部分電子檔案容易出現(xiàn)泄露的問題。此外，信息技術(shù)的限制，導(dǎo)致部分紙質(zhì)檔案和電子檔案無法進(jìn)行有效的對(duì)接，導(dǎo)致檔案的完整性受到影響。

2）缺乏適宜的管理流程。在傳統(tǒng)的檔案管理中，工作人員只需要按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行管理，并且做好相關(guān)的標(biāo)記，方便之后的檔案查詢。大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息數(shù)量急劇增多，各類信息之間存在較大的關(guān)聯(lián)性，如果依舊采用傳統(tǒng)的管理方式，不僅會(huì)增加工作負(fù)擔(dān)，還會(huì)影響檔案信息的儲(chǔ)存，影響之后的檔案信息查詢。大數(shù)據(jù)背景下，大部分檔案信息都是以電子化的方式存在，是無法使用傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理方式和流程開展工作的，所以加強(qiáng)對(duì)檔案管理的創(chuàng)新十分重要。

3）缺乏高素質(zhì)的工作人員。大數(shù)據(jù)背景下，信息的類型增多，傳播渠道不斷增多，導(dǎo)致檔案信息數(shù)量不斷增多，而龐大的信息數(shù)據(jù)也存在良莠不齊的現(xiàn)象，給檔案管理工作人員的工作地阿萊很大的難度，工作人員很難根據(jù)現(xiàn)有的知識(shí)來對(duì)信息進(jìn)行辨別。在開展傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員只需要具備基本的檔案管理知識(shí)就可以開展工作，但是在大數(shù)據(jù)背景下，工作人員不僅要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，更要具備較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)，要熟悉使用各種管理軟件，從而保證檔案信息的安全性，提高檔案管理效率。但是目前大部分檔案管理工作人員的素質(zhì)要求是遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到以上的要求的，這也是當(dāng)前檔案管理工作創(chuàng)新面對(duì)的困境之一。

4）缺乏合適的檔案儲(chǔ)存手段。大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息大部分都是電子信息，在儲(chǔ)存時(shí)，不能再使用傳統(tǒng)的儲(chǔ)存方式，而是要選用創(chuàng)新的方式。但是許多部門在開展檔案管理工作中，依然是采用傳統(tǒng)的儲(chǔ)存方式，依舊是用計(jì)算機(jī)或者其他儲(chǔ)存硬件進(jìn)行檔案信息的儲(chǔ)存，這樣的儲(chǔ)存方式不利于促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前檔案的儲(chǔ)存方式也不斷地增多，工作人員需要對(duì)檔案進(jìn)行分類和歸納，并且做好關(guān)鍵詞的編排，更好地提高檔案信息的查詢效率。但是在儲(chǔ)存和查詢過程中，如果缺乏良好的技術(shù)保護(hù)和職業(yè)道德，檔案信息容易泄露，不僅會(huì)影響檔案?jìng)€(gè)人，更會(huì)直接影響到單位的形象。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案創(chuàng)新管理的途徑

1）更新檔案管理觀念。大數(shù)據(jù)背景下，要實(shí)現(xiàn)檔案的創(chuàng)新管理，首先要對(duì)當(dāng)前的檔案管理觀念進(jìn)行更新，在傳統(tǒng)的管理理念中，認(rèn)為檔案是非常神秘的，只能給相關(guān)的人員進(jìn)行查閱，這樣的觀念會(huì)制約著檔案的利用和發(fā)展。大數(shù)據(jù)背景下，要?jiǎng)?chuàng)新管理觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的應(yīng)用，要將檔案信息轉(zhuǎn)化為服務(wù)的內(nèi)容，面向全社會(huì)構(gòu)建檔案服務(wù)功能，為廣大人群提供更加便利的信息服務(wù)。所以在開展檔案管理工作，不僅要做好檔案的歸納和管理工作，更要做好對(duì)檔案的應(yīng)用，幫助相關(guān)人員獲得準(zhǔn)確的檔案信息，提高檔案的利用效率。

2）創(chuàng)新服務(wù)模式。大數(shù)據(jù)背景下，工作人員要對(duì)當(dāng)前的檔案服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，特別是當(dāng)前檔案管理服務(wù)的對(duì)象多樣化，在進(jìn)行檔案信息建設(shè)時(shí)，也要實(shí)現(xiàn)多元化的信息挖掘，為對(duì)象提供更多的信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案的創(chuàng)新管理。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐之下，當(dāng)前檔案信息數(shù)據(jù)已經(jīng)轉(zhuǎn)化為一種資源，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行深度的挖掘和分析利用，為服務(wù)對(duì)象提供更加準(zhǔn)確的信息資源，從而更好地促進(jìn)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展。所以，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作不僅需要對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行重組挖掘，更需要結(jié)合服務(wù)對(duì)象的需求來加強(qiáng)對(duì)信息資源的建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新。

3）優(yōu)化檔案的儲(chǔ)存方式。當(dāng)前人們對(duì)于信息的隱私性十分重要，所以大數(shù)據(jù)背景下，工作人員要做好檔案儲(chǔ)存方式的優(yōu)化，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)。第一，檔案管理部門的檔案信息不僅多，而且具有很強(qiáng)的可靠性和權(quán)威性，對(duì)促進(jìn)社會(huì)發(fā)展起著十分重要的作用，所以在管理檔案時(shí)，不僅要做好紙質(zhì)版的儲(chǔ)存，更要做好數(shù)字化管理，借助一些現(xiàn)代化的技術(shù)來對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，提高檔案儲(chǔ)存的安全性。但是在工作中，工作人員依舊要做好對(duì)紙質(zhì)檔案的保存，比如要做好防火防水防蟲等各種保護(hù)措施，避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞，從而影響檔案資料的完整性。關(guān)于電子的檔案，工作人員要及時(shí)更新技術(shù)，做好防火墻管理，保證電子檔案的安全，促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

4）加強(qiáng)對(duì)工作人員素養(yǎng)的培養(yǎng)。檔案管理工作人員的素養(yǎng)直接影響工作質(zhì)量，所以要實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，必須要提升工作人員的綜合素養(yǎng)。首先，單位部門要重視對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，加大資金投入，組織工作人員定期參加培訓(xùn)，比如定期參加計(jì)算機(jī)技術(shù)學(xué)習(xí)，提高他們的計(jì)算機(jī)水平。第二，單位部門要發(fā)揮好老員工的作用，通過老員工引導(dǎo)新員工的方式來為新員工積累更多的工作經(jīng)驗(yàn)，減少工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤，更好地保證檔案信息的安全性和有效性。最后，在招聘工作人員，要提高招聘門檻，要求不僅要具備有良好的專業(yè)素質(zhì)，更要具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，良好的服務(wù)態(tài)度等，從而更好地促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

總的來說，大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展的今天，創(chuàng)新十分重要，傳統(tǒng)的檔案管理工作也要做好創(chuàng)新工作，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理工作的開展，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的深度挖掘，為各行各業(yè)提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)，更好地促進(jìn)我國(guó)社會(huì)的發(fā)展。

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