強(qiáng)化林業(yè)檔案管理 助力林業(yè)生態(tài)建設(shè)

王小燕

摘 要：檔案管理工作始終都是國(guó)家林業(yè)部門關(guān)注的重點(diǎn)，所以本論文主要討論了林業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)實(shí)中的意義，提出了當(dāng)前形勢(shì)下我國(guó)林業(yè)管理工作開展的狀況，主要有檔案管理工作制定不完善、管理人員專業(yè)水平不高、檔案管理設(shè)施落后，并對(duì)此提出相應(yīng)的管理措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理體制;信息化

隨著我國(guó)林業(yè)產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，我國(guó)林業(yè)部門中的檔案管理工作變得日益重要，只有將所有的檔案數(shù)據(jù)整合完整，林業(yè)的相關(guān)工作才能夠更好地進(jìn)行開展。而從現(xiàn)階段我國(guó)林業(yè)部門的檔案管理現(xiàn)狀來看，這項(xiàng)工作還存在著諸多問題。

1 林業(yè)檔案管理的意義

在林業(yè)發(fā)展的進(jìn)程中，林業(yè)檔案的管理發(fā)揮著非常重要的作用，林業(yè)檔案的主要內(nèi)容包括林業(yè)種植的各種類型報(bào)告、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于各級(jí)林業(yè)部門發(fā)表的講話、會(huì)議總結(jié)、林業(yè)種植標(biāo)準(zhǔn)、林業(yè)從業(yè)人員的培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)、各種樹木類型的檢查報(bào)告、相關(guān)人員的資質(zhì)證書、影像資料以及林業(yè)部門下發(fā)的相關(guān)規(guī)定等一些需要進(jìn)行管理歸檔的資料等。

每一種林業(yè)檔案也都有它自己獨(dú)特的屬性，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一點(diǎn)，林業(yè)檔案在普通的情況下主要包括了森林植被品種檔案、林業(yè)改革技術(shù)檔案、植被生態(tài)建設(shè)檔案等多種形式的檔案內(nèi)容，涉及的內(nèi)容比較寬泛，因此檔案的多樣性也比較高。第二點(diǎn)，林業(yè)檔案有很強(qiáng)的地域性特色，受地域的影響程度比較高。每當(dāng)受到天氣的變化、地質(zhì)結(jié)構(gòu)的變化以及森林降水量的變化影響的時(shí)候，檔案中所記錄的植被生長(zhǎng)狀況也會(huì)有非常大的差異。第三點(diǎn)就是，林業(yè)檔案具有很強(qiáng)的階段性特點(diǎn)，因?yàn)橄鄬?duì)于小麥、大米等農(nóng)作物來說，植被的生長(zhǎng)周期比較長(zhǎng)，從播種開始到成長(zhǎng)到一棵參天大樹，它所花費(fèi)的時(shí)間可能需要幾年甚至是好幾十年的時(shí)間，所以每一個(gè)檔案都有它自己的階段性特點(diǎn)。

2 林業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理工作制定不完善

目前在我國(guó)林業(yè)檔案管理的領(lǐng)域，有很多管理不規(guī)范的情況出現(xiàn)，這種現(xiàn)象使得林業(yè)檔案的總結(jié)與整理的過程非?；靵y，同時(shí)也使相關(guān)的檔案管理人員的工作效率十分的低下，很難將工作進(jìn)度向前推進(jìn)，從而造成工作的完成度不高。在檔案搜集的環(huán)節(jié)，相對(duì)應(yīng)的檔案沒有按照歸類排放好，檔案收集人員只能將檔案全部帶走之后再回去進(jìn)行分類整理，這樣會(huì)導(dǎo)致相關(guān)工作人員收集到的信息有很大一部分是沒有用的，就是所謂的無效信息，這種不完善的檔案管理制度會(huì)大大地延緩工作人員的工作效率[1]。

2.2 檔案管理人員專業(yè)水平不高

在目前我國(guó)的林業(yè)檔案管理現(xiàn)狀中還有一個(gè)關(guān)鍵性的問題，就是相關(guān)的檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平不夠高。相關(guān)的林業(yè)檔案從業(yè)人員對(duì)于檔案的整理仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料的整合層面。使用這種方法進(jìn)行文件檔案的整理與歸納，工作效率是非常低的，這不再能跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，這種工作方式已經(jīng)被現(xiàn)代社會(huì)所淘汰，必須要求相關(guān)的林業(yè)檔案的從業(yè)人員從最原始的紙質(zhì)歸檔方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字歸檔、智能化歸檔，要對(duì)電子化信息檔案的使用進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)，加快思維模式的轉(zhuǎn)變。

2.3 檔案管理設(shè)施落后

在許多的林業(yè)檔案管理部門中還存放著許多老化陳舊的設(shè)備，這些設(shè)備雖然還可以進(jìn)行使用，但是大部分已經(jīng)老化的非常嚴(yán)重，安全性能比較差，相關(guān)人員在使用的過程中會(huì)存在安全隱患的問題出現(xiàn)。一些檔案管理人員固執(zhí)地認(rèn)為只要將所有材料留存起來就相當(dāng)于對(duì)所有的檔案進(jìn)行保存，其實(shí)并不是這樣，只要沒有利用現(xiàn)代化的信息手段，從嚴(yán)格意義上講，都是檔案信息的一種缺失。

3 強(qiáng)化林業(yè)檔案管理的措施

3.1 完善檔案管理制度

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都離不開現(xiàn)代化的智能管理手段，當(dāng)然林業(yè)檔案的管理也不例外。在現(xiàn)階段完善檔案管理制度最好的方法就是結(jié)合信息化，加強(qiáng)對(duì)林業(yè)檔案科技信息化的開發(fā)與利用，更好地服務(wù)于現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于林業(yè)檔案的管理需求。

由目前的形式來看，林業(yè)產(chǎn)業(yè)已經(jīng)受到的國(guó)家政府部門的重視，得到了大力的扶持，信息化的進(jìn)程也不斷加速，在檔案信息化改革的過程中，在數(shù)據(jù)的存檔方面，為了保證數(shù)據(jù)存檔格式的精準(zhǔn)，需要相關(guān)從業(yè)人員對(duì)于信息化存檔標(biāo)準(zhǔn)的制定提出了更高的要求，包括相關(guān)人員要做好數(shù)據(jù)庫的搭建、標(biāo)準(zhǔn)化存檔系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密防止外泄、大型文件的壓縮等，這些都是現(xiàn)階段我們要做好的前期準(zhǔn)備工作。只有做好這些前期的準(zhǔn)備性工作，建立一個(gè)完善的檔案管理制度，做好對(duì)應(yīng)的信息化處理，設(shè)計(jì)出標(biāo)準(zhǔn)的林業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，從根源上杜絕因?yàn)闄n案管理體制模糊而造成的歸檔問題，保證檔案管理的過程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)、不再出現(xiàn)低級(jí)錯(cuò)誤、構(gòu)建完善的林業(yè)信息檔案網(wǎng)絡(luò)。比如，相關(guān)的林業(yè)檔案管理部門可以購買相關(guān)的信息化管理軟件，西安中浩貫誠(chéng)數(shù)字科技有限公司就針對(duì)此開發(fā)了一種檔案管理軟件，它利用了檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)，與純?nèi)肆κ止び涗浵啾忍岣咂涔ぷ餍?，可以根?jù)用戶的檔案類別、數(shù)量、周期來進(jìn)行實(shí)時(shí)性跟蹤記錄，通過七個(gè)子系統(tǒng)提取檔案中的數(shù)量信息并將其分類處理形成電子文件，更加方便快捷，提高檔案管理工作的效率，可根據(jù)不同的實(shí)際情況進(jìn)行檔案的在線更改，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行不同林業(yè)部門之間文件的傳輸，節(jié)約了大量的時(shí)間成本和人力的消耗[2]。

3.2 加強(qiáng)工作人員專業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)

要強(qiáng)化林業(yè)檔案的管理工作，就應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)工作人員專業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)、培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。首先，林業(yè)部門可以針對(duì)檔案管理人員開設(shè)專門的培訓(xùn)課程，來讓他們對(duì)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解到檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)他們的責(zé)任心，讓他們看到國(guó)家對(duì)于林業(yè)檔案管理工作的重視并學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)。第二，相關(guān)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)可以加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的考核措施，明確具體的將任務(wù)分配給到每一個(gè)工作人員，保證工作的開展效率得到大幅度的提高，檔案管理工作可以有效的推進(jìn)下去，同時(shí)定期開展專業(yè)的考核，對(duì)考核不通過的人員予以處罰措施，嚴(yán)重者予以開除處理，并且定期對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理的新技術(shù)、新手段對(duì)相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行逐步的講解，全方位提高林業(yè)檔案管理人員的工作效率。

3.3 更新檔案管理設(shè)施

傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)施已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的需求了，而且紙質(zhì)材料非常容易被腐蝕，即使沒有外物的作用，紙張自己也會(huì)隨著時(shí)間的推移而老化，而且會(huì)有紙張丟失的情況出現(xiàn)，這些問題都會(huì)影響檔案的管理工作，因此必須要對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行系統(tǒng)化的更新改造，將過去陳舊的紙質(zhì)檔案經(jīng)過設(shè)備的掃描將信息錄入到林業(yè)檔案管理的信息系統(tǒng)之中，將這些檔案進(jìn)行備份處理，并重新將其歸類。更新后的檔案管理設(shè)備對(duì)于林業(yè)部門的人力資源有了大幅度地節(jié)省，提高了檔案處理的速度，節(jié)省了更多的時(shí)間成本，提高相關(guān)從業(yè)人員的工作效率。同時(shí)也要注意提高計(jì)算機(jī)處理文件的速度，讓相關(guān)工作人員在處理事務(wù)上更高效便捷，不用二次修改。但是在設(shè)備更新的同時(shí)，也要考慮信息系統(tǒng)的安全性因素，避免檔案信息泄露。

4 結(jié)論

雖然在現(xiàn)階段我國(guó)林業(yè)部門的檔案管理工作的開展?fàn)顩r還不是那么完善，在部分的領(lǐng)域還有很大的缺陷，在管理體系上還有不足的地方，但從整體的狀況來看，我國(guó)的林業(yè)檔案管理工作相較于之前的管理工作來講已經(jīng)在工作的效率上和工作的完成度上有了顯著的提升，在未來相信相關(guān)部門將會(huì)做得更加完善。

參考文獻(xiàn)

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