疾控中心檔案管理中儀器設(shè)備檔案的價值和意義

摘 要：本文對疾控中心檔案管理中儀器設(shè)備檔案的價值和意義進(jìn)行了探討，文章從闡述當(dāng)前疾控中心儀器設(shè)備檔案管理工作的缺陷入手，進(jìn)一步分析了加強(qiáng)設(shè)備檔案管理的重要性，在此基礎(chǔ)上提出了加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：疾控中心檔案管理;儀器設(shè)備檔案;價值和意義;缺陷;建議

疾控中心的運(yùn)行需要為廣大的社會群眾服務(wù)，而其服務(wù)效率的高低則在很大程度上受著其運(yùn)行水平、技術(shù)實力、設(shè)備先進(jìn)性乃至于管理效率的嚴(yán)重影響。以疾控中心內(nèi)部的儀器設(shè)備檔案管理工作看，當(dāng)前存在著管理方式落后、疾控中心對儀器設(shè)備管理的重視不足、 管理人員水平低等問題，因此如何妥善處理這些問題，值得思考。

1 疾控中心儀器設(shè)備檔案管理工作的缺陷

1.1 管理方式落后

事實上，疾控中心做好設(shè)備檔案管理，就成為一項重要工作。但當(dāng)前不少單位的管理模式落后，信息的采集、數(shù)據(jù)的整合與分析在很大程度上延續(xù)著傳統(tǒng)的人工操作模式，這就導(dǎo)致設(shè)備檔案管理的效率低下，且檔案管理員與其他部門員工的交流不夠順暢，這也導(dǎo)致管理人員不能利用館內(nèi)信息數(shù)據(jù)庫、信息檢索工具、信息分布平臺等的優(yōu)勢，將檔案信息共享給其他業(yè)務(wù)部門。

1.2 疾控中心對儀器設(shè)備管理的重視不足

盡管當(dāng)前許多社會企事業(yè)單位在逐步加強(qiáng)檔案管理工作，但其在專門的儀器設(shè)備檔案管理方面卻不一定達(dá)到了專業(yè)化要求，這是因為許多單位未能意識到儀器設(shè)備檔案管理的重要性[1]，也未能據(jù)此提出針對性的管理策略，未能對相關(guān)的檔案管理風(fēng)險控制理論與操作模式展開深入研究，這就導(dǎo)致后期一旦在工作中出現(xiàn)設(shè)備風(fēng)險與故障問題，疾控中心就會被動承受較為高額的經(jīng)濟(jì)損失。

1.3 管理人員水平低

為了全面提升疾控中心儀器設(shè)備檔案管理的效率，就要逐步實現(xiàn)管理的信息化，并且為之配備具有技術(shù)操作能力的專業(yè)人才。但在信息化建設(shè)的實際過程中，因為疾控中心對其投入不足，為降低該方面成本，隊伍建設(shè)不到位、網(wǎng)絡(luò)平臺與相關(guān)的信息系統(tǒng)不夠完善，這就使得工作效率長期得不到質(zhì)的提升，人機(jī)一體化成為一句空話。

2 在疾控中心檔案管理中加強(qiáng)設(shè)備檔案管理的重要性

2.1 為疾控中心運(yùn)行打下基礎(chǔ)

在疾控中心的運(yùn)行過程中，儀器設(shè)備可以說是構(gòu)成了極其關(guān)鍵的硬件基礎(chǔ)，而單位加強(qiáng)儀器設(shè)備的檔案管理工作，就是對設(shè)備運(yùn)行安全負(fù)責(zé)的基本手段[2]，它有利于對設(shè)備進(jìn)行長期的實時監(jiān)測、有效維護(hù)與科學(xué)換置存儲，從而排除設(shè)備在長期使用過程中可能出現(xiàn)的故障隱患。這就要求相關(guān)檔案管理人員對各類儀器的性能特征、原始狀態(tài)、運(yùn)行狀況等做出全面把握，進(jìn)而形成科學(xué)的管理方案，確保設(shè)備始終處于最佳的安全運(yùn)行狀態(tài)。

2.2 提升檔案管理工作層次

由于疾控中心的運(yùn)行是一個復(fù)雜的體系，因此對其儀器設(shè)備檔案進(jìn)行管理，只能說是其開展檔案管理工作過程中非常微末的一個環(huán)節(jié)，但其重要性卻不容忽視。事實上，做好儀器設(shè)備檔案管理，能夠從整體上優(yōu)化檔案管理層次[3]。具體來說，檔案管理人員需要在首先明確儀器狀態(tài)與使用這款的基礎(chǔ)上，對其做出必要的分類管理——如按照設(shè)備的生產(chǎn)時間、使用壽命和維護(hù)周期等加以分類，隨后再對其他領(lǐng)域的檔案采取科學(xué)管理措施，使得檔案管理構(gòu)成了一個完善的工作體系。

3 疾控中心加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理的建議

3.1 將儀器設(shè)備檔案管理納入疾控中心目標(biāo)管理

如前文所述，我國許多地區(qū)的疾控中心在檔案管理過程中都有弱化儀器設(shè)備檔案管理的弊端，因此要確保設(shè)備的安全與穩(wěn)定，就需要給予其管理以足夠的重視。當(dāng)前，已經(jīng)有部分發(fā)達(dá)地區(qū)的疾控中心將其設(shè)備的檔案管理列入了質(zhì)量管理目標(biāo)管理之列，并且安排具有較高素質(zhì)的管理人員組成了專門的檔案管理委員會，由疾控中心的主管和處所負(fù)責(zé)人構(gòu)成，中心檔案室還會適當(dāng)配備部分兼職管理員，這就使得檔案管理工作有了扎實的組織基礎(chǔ)，不同崗位的員工各司其職，有助于儀器設(shè)備檔案管理工作得到高度落實[4]。

3.2 充分利用計算機(jī)技術(shù)

步入信息化時代，將計算機(jī)技術(shù)引入各行各業(yè)的發(fā)展、各類產(chǎn)品的生產(chǎn)維護(hù)中，已經(jīng)成為慣例。而對應(yīng)到疾控中心的儀器設(shè)備檔案管理領(lǐng)域，也要加強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，使其充分發(fā)揮實用優(yōu)勢，提升管理效率與質(zhì)量。按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，必須依靠人工采集與設(shè)備相關(guān)的一系列信息，因此工作量極大，會給疾控中心帶來較高的人力物力成本，且信息的客觀性與實時性難以得到可靠保證，因此必須得到創(chuàng)新。加強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)的引入，可以對管理模式加以優(yōu)化，實現(xiàn)儀器設(shè)備管理流程的精簡化，方便信息的全面、及時采集;同時，可以借助大數(shù)據(jù)手段，對數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化整合與運(yùn)算，提升信息處理的效率與準(zhǔn)確度;不僅如此，通過建立健全完善的信息管理系統(tǒng)，還能促進(jìn)各類信息的大范圍、順暢流通，提升信息共享的效率，方便疾控中心全部員工根據(jù)工作需要對信息進(jìn)行快速的查找、提取與運(yùn)用，進(jìn)而充分發(fā)揮儀器設(shè)備檔案的價值。

3.3 加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

無論哪一項工作，都需要優(yōu)秀的工作人員才能順利開展，尤其是在檔案信息化管理的模式下，疾控中心必須配備能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)、具有較為扎實的檔案管理理論基礎(chǔ)的工作人員，使其對技術(shù)進(jìn)行充分的利用，進(jìn)而保證技術(shù)優(yōu)勢得到最大程度的發(fā)揮?；诖耍瑔挝灰囵B(yǎng)出優(yōu)秀的檔案管理人員，并在日常工作中為管理人員組織專門的培訓(xùn)活動，為其講解專門的理論知識，并邀請計算機(jī)領(lǐng)域的專家，向其傳授專業(yè)的計算機(jī)操作技巧，從而全面提升工作人員的整體素質(zhì)，增強(qiáng)他們的管理能力。此外，還可以聘用一些專業(yè)管理人才，讓他們指導(dǎo)其他員工，在實際工作中進(jìn)行針對性輔導(dǎo)。

3.4 不斷完善儀器設(shè)備檔案管理的設(shè)施和工作環(huán)境

疾控中心的儀器設(shè)備以及與之相關(guān)的檔案在我國屬于公共資源，肩負(fù)著記錄信息和服務(wù)大眾的責(zé)任，在整個醫(yī)療事業(yè)中都發(fā)揮著重要作用。因此，疾控中心亟需提高檔案管理工作水平，相關(guān)部門也要加大資金投入，完善設(shè)備檔案管理的設(shè)施和工作環(huán)境。要想確保檔案管理的質(zhì)量，就要先做到完整保存檔案，在利用信息化手段進(jìn)行管理時，要注意觀察找出問題，然后及時采取措施。除了配備管理設(shè)施以外，也要注意提高設(shè)備檔案管理的安全性，也就是設(shè)置計算機(jī)防火墻，以免因為網(wǎng)絡(luò)問題影響到設(shè)備檔案的安全，導(dǎo)致儲存的檔案被刪除或銷毀。另外，還要購買防火器材，這樣在出現(xiàn)突發(fā)狀況時就可以及時挽救。

4 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)對疾控中心檔案管理中儀器設(shè)備檔案的價值和意義的探討，意義重大。相關(guān)工作人員需要明確加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理的重要性——例如為疾控中心運(yùn)行打下基礎(chǔ)、提升檔案管理工作層次等;在此基礎(chǔ)上提出疾控中心加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理的建議，將儀器設(shè)備檔案管理納入疾控中心目標(biāo)管理，充分利用計算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，不斷完善儀器設(shè)備檔案管理的設(shè)施和工作環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

[1]萬蓉.設(shè)備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性探討[J].職業(yè)衛(wèi)生與病傷，2013，05：312-313.

[2]楊云偉.試論疾控中心檔案管理中設(shè)備檔案的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，01：95-96.

[3]黃以寧.探討設(shè)備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性[J].經(jīng)營管理者，2016，16：304.

[4]洪斌.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].黑河學(xué)刊，2018，240（06）：183-184.

作者簡介

王樹忠（1979-），男，漢族，山東德州人，本科，助理館員，德州市疾病預(yù)防控制中心，研究方向：檔案管理。