淺析技師學(xué)院檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

趙蕾

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理工作的重要內(nèi)容。對(duì)于技師學(xué)院來(lái)說(shuō)，人事檔案管理的工作顯得更加重要。隨著現(xiàn)代科技及信息化技術(shù)的快速發(fā)展，技師學(xué)院傳統(tǒng)的人事檔案管理體系開(kāi)始暴露出越來(lái)越多的問(wèn)題。分析和解決這些問(wèn)題和不足，對(duì)人事部門(mén)來(lái)說(shuō)，意義重大。

關(guān)鍵詞：技師學(xué)院;人事檔案管理

人事檔案管理工作是做好干部人事管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。人事檔案是反映教職工學(xué)習(xí)、工作、生活等個(gè)人經(jīng)歷和德才水平的重要記錄，直接關(guān)系著教師教學(xué)、教研、職稱(chēng)評(píng)定，直接關(guān)系到干部考核任用，關(guān)系到技師學(xué)院全面、正確選聘、選拔人才，是人事管理工作的效率和質(zhì)量的直觀體現(xiàn)。因此，做好人事檔案管理工作對(duì)于技師學(xué)院來(lái)說(shuō)，具有十分重要的意義。

1 當(dāng)前技師學(xué)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

隨著教育改革的深化及技師學(xué)院的發(fā)展，人事檔案管理在基礎(chǔ)性工作與檔案隊(duì)伍建設(shè)上都取得了一定成績(jī)，檔案管理意識(shí)逐漸加強(qiáng)，人事檔案的重要性進(jìn)一步顯現(xiàn)。但就人事檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍與時(shí)代的要求和發(fā)展的需要存在差距，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1）人事檔案管理體制的科學(xué)性不強(qiáng)。在部分技師學(xué)院，人事檔案管理并未統(tǒng)一歸口，有的人檔案在組織部門(mén)，有的在人事部門(mén)，有的在人才交流中心，一個(gè)單位的人事檔案在幾個(gè)部門(mén)存放，關(guān)系十分混亂。造成人事檔案材料不能及時(shí)入檔和傳遞遺失。

2）人事檔案管理的現(xiàn)代化水平不高。相比于教學(xué)、教研等核心工作，檔案工作始終處于邊緣和輔助的位置，人事檔案管理普遍現(xiàn)代化水平不高。首先，技師學(xué)院人事檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)化的人才。檔案工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，這就要求檔案管理人員掌握檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和方法，接受專(zhuān)業(yè)的教育培訓(xùn)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格的考核等。但就實(shí)際情況來(lái)看，真正檔案專(zhuān)業(yè)出身的很少，具有專(zhuān)業(yè)資格的專(zhuān)職檔案管理員更是屈指可數(shù)。其次，檔案管理缺乏現(xiàn)代化的手段。由于長(zhǎng)期投入不足，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)歷史欠帳太多，檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和數(shù)據(jù)更新更為滯后?，F(xiàn)代電子設(shè)備和技術(shù)即使有所應(yīng)用，也僅僅完成了一些人事檔案的信息錄入工作，大量的人才信息還未進(jìn)行全面的開(kāi)發(fā)和有效的信息化，因而也就不能實(shí)現(xiàn)充分共享。

3）人事檔案信息內(nèi)容的全面性和真實(shí)性不夠。由于歷史原因，在當(dāng)前人事檔案的十大類(lèi)材料中，履歷材料、自傳材料、鑒定考核、考察材料、政治歷史情況的審查材料等幾類(lèi)材料的共同特點(diǎn)就是信息內(nèi)容較為陳舊。部分工作時(shí)間長(zhǎng)，流動(dòng)頻率小的人這幾類(lèi)材料一般都是好幾年甚至是十幾年前填寫(xiě)的信息;而部分年輕人的人事檔案中，這幾類(lèi)材料空白居多?！皩W(xué)歷”材料殘缺，檔案內(nèi)容的全面性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性?xún)H僅依靠相對(duì)人提供的證件及道德自律來(lái)保證。

2 如何優(yōu)化技師學(xué)院人事檔案管理

人事檔案管理中存在的這些問(wèn)題和不足，嚴(yán)重阻礙了我國(guó)人事檔案管理工作的提高，對(duì)于技師學(xué)院自身的發(fā)展也造成了不利影響，必須要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改革和優(yōu)化：

1）更新人事檔案管理理念。隨著人才流動(dòng)普遍化，傳統(tǒng)人事檔案管理理念局限性凸顯，我們必須認(rèn)識(shí)到，人事檔案管理不僅是服務(wù)于人事管理而是服務(wù)于人的發(fā)展，要從人才在組織內(nèi)部的發(fā)展需要出發(fā)，根據(jù)人事管理需要形成并提供相應(yīng)的人事檔案，而且要整理提供滿(mǎn)足人才流動(dòng)后體現(xiàn)其歷史能力與業(yè)績(jī)的檔案信息材料。管理者要具備社會(huì)視野在管理檔案信息上與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)時(shí)更新。

2）改革技師學(xué)院人事檔案管理體制。在人事檔案管理上，首要的是實(shí)現(xiàn)垂直領(lǐng)導(dǎo)和管理，成立院級(jí)的檔案管理中心和建立各層級(jí)的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)模式至關(guān)重要，成立權(quán)威的管理機(jī)構(gòu)，可以及時(shí)的處理隨時(shí)可能出現(xiàn)的矛盾，解決紛繁復(fù)雜的問(wèn)題。

3）健全技師學(xué)院人事檔案管理制度。在學(xué)院內(nèi)部，應(yīng)健全查閱、轉(zhuǎn)遞、保管保密等制度，確保將人事檔案納入檔案工作體系中。同時(shí)，建立檔案信息交流制度并認(rèn)真執(zhí)行，這樣才能將管理工作做實(shí)做細(xì)。

4）提高技師學(xué)院人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。充分利用計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)人事信息管理系統(tǒng)，使其不僅僅在檢索、編目、借閱、統(tǒng)計(jì)等方面發(fā)揮作用。要建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，改變單機(jī)作業(yè)現(xiàn)狀，建立具有速度快、數(shù)據(jù)準(zhǔn)、容量大等特色數(shù)字化信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放式檔案信息

共享。

5）務(wù)實(shí)人事檔案信息基礎(chǔ)性工作。做好人事檔案的收集、整理、歸檔工作。提高人事檔案管理人員的檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，必須充分認(rèn)識(shí)到，人事檔案原始記錄是作為一種具有法律效力的憑證。要努力拓寬信息渠道，辨別信息來(lái)源，廣泛收集人事檔案材料，充實(shí)人事檔案內(nèi)容，盡量使之齊全完整。在檔案材料收集、整理過(guò)程中，要堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，嚴(yán)格把關(guān)、科學(xué)鑒定，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性和可靠性。進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)年齡、學(xué)籍、工作時(shí)間等信息內(nèi)容及原始材料的核查審定，提高信息數(shù)據(jù)的可靠性。要全方位提高技師學(xué)院人事檔案管理者的素質(zhì)，尤其是使用信息管理系統(tǒng)和相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的技能。要持續(xù)加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，從新進(jìn)管理人員中挑選專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、積極性高的人加入到人事檔案管理隊(duì)伍。要對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。適當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，保持隊(duì)伍活力，不斷滿(mǎn)足人事檔案管理的新需要。

6）提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員往往從事的是文檔保管以及接收工作，經(jīng)常不受重視，很多檔案管理人員也覺(jué)得個(gè)人的工作根本沒(méi)有前途。因此，要想提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，必須要注意以下幾點(diǎn)：第一，提高檔案管理人員的工作觀念，所有的檔案管理人員都必須要有奮發(fā)向上的精神，必須要充分意識(shí)到檔案工作的重要性，特別是在信息時(shí)代，信息資源是非常關(guān)鍵的。第二，針對(duì)檔案專(zhuān)職人員和兼職人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)教育。檔案工作具有相當(dāng)強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，而且在崗的非檔案工作人員占據(jù)較多，所以對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)至關(guān)重要。不可以只是重視培訓(xùn)的形式化，必須要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的工作技能，豐富管理知識(shí)，科學(xué)制定培訓(xùn)計(jì)劃，有效組織培訓(xùn)內(nèi)容，積極提升培訓(xùn)水平。第三，制定完善的激勵(lì)制度，充分調(diào)動(dòng)檔案管理者的工作積極性和主動(dòng)性。檔案管理人員長(zhǎng)時(shí)期與各種檔案打交道，工作十分枯燥，很有可能出現(xiàn)職業(yè)倦怠的情況，所以技師院校必須要給予其適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神鼓勵(lì)，促使他們高效完成創(chuàng)新性工作和基礎(chǔ)性工作。

7）將檔案運(yùn)行工作作為學(xué)校年度重點(diǎn)工作計(jì)劃的組成部分。作為技師院校的檔案部門(mén)，在管理過(guò)程中必須要進(jìn)行績(jī)效管理，進(jìn)而方便檔案管理人員認(rèn)真做好自己的分內(nèi)工作，提升工作效率。應(yīng)該將檔案管理工作列入學(xué)校年度工作目標(biāo)中，在這個(gè)基礎(chǔ)上，讓檔案部門(mén)擁有一些考核權(quán)限，分解檔案工作內(nèi)容，所有的工作內(nèi)容都必須要給予其對(duì)應(yīng)的分值。不僅要將部門(mén)作為單位來(lái)考核，而且必須要考核立卷歸檔單位的分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，將崗位責(zé)任制真正落實(shí)到位。對(duì)每個(gè)層面的違規(guī)人員，必須要結(jié)合實(shí)際情況，給予適當(dāng)?shù)膽土P。如果個(gè)人或者立卷歸檔部門(mén)有不錯(cuò)的年度完成效果，應(yīng)該給予其獎(jiǎng)勵(lì)。

總之，技師學(xué)院人事檔案管理工作是學(xué)校檔案管理的重要組成部分，在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中起著重要作用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和技師學(xué)院教育事業(yè)的迅速發(fā)展，原有檔案管理模式已不能適應(yīng)技師學(xué)院事業(yè)發(fā)展。在這種情形下，技師學(xué)院人事檔案管理改革勢(shì)在必行。更新管理理念，改革管理模式，健全管理制度，提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平和信息內(nèi)容的全面性、真實(shí)性是優(yōu)化技師學(xué)院人事檔案管理的有效手段。

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