淺談新時(shí)期如何做好文書檔案管理工作

道維麗

摘 要：近些年來，隨著我國(guó)信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日趨成熟，社會(huì)各階層都開始越來越重視對(duì)文書檔案管理的工作?，F(xiàn)階段，隨著文書檔案的數(shù)量逐年增多，傳統(tǒng)的文書檔案管理程序的一些弊端慢慢顯露出來，為檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。新時(shí)期信息時(shí)代的到來，企業(yè)如何做好文書檔案管理工作成為文書檔案管理人員亟需研究的課題。本文通過對(duì)新時(shí)期文書檔案管理工作中存在的主要問題進(jìn)行分析與研究，并結(jié)合檔案管理工作中的實(shí)際問題，提出了新時(shí)期優(yōu)化文書檔案管理工作的有效創(chuàng)新舉措。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;文書檔案;管理工作

1 新時(shí)期文書檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)普遍偏低

文書檔案管理工作作為一項(xiàng)政策性較強(qiáng)的工作，不僅給我們帶來了豐富的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，還給單位今后的決策提供了有力依據(jù)。但是目前的文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)能力良莠不齊，企業(yè)對(duì)于文書檔案管理工作的重視程度不夠都嚴(yán)重影響著檔案管理工作的開展與順利進(jìn)行。甚至有些單位直接隨意安排員工進(jìn)行檔案管理，這一傳統(tǒng)守舊的管理意識(shí)與新時(shí)期信息時(shí)代對(duì)文書檔案管理工作的要求并不吻合，嚴(yán)重影響了文書檔案管理方式與認(rèn)知，使得文書檔案管理的工作中普遍存在不科學(xué)、不規(guī)范、不統(tǒng)一的現(xiàn)象，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案管理的智能化管理與便捷式管理。

1.2 文書檔案的利用率與評(píng)估優(yōu)化水平有待提升

現(xiàn)階段的文書檔案管理工作很容易受到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的忽視，因此，對(duì)于文書檔案的利用率以及評(píng)估優(yōu)化并沒有得到最大限度的提升[1]。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不重視直接影響了對(duì)文書檔案管理技術(shù)設(shè)備的資金投入與人才引進(jìn)，在一定程度上造成了企業(yè)無法進(jìn)行文書檔案管理工作的信息化系統(tǒng)工程，不利于企業(yè)的科學(xué)有效發(fā)展。另外，還有很多企業(yè)采用傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，依靠人力檢索，不僅浪費(fèi)人力與時(shí)間，還加大了勞動(dòng)成本與強(qiáng)度，效率依舊低下，不利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部檔案管理信息與資源價(jià)值的充分利用。

1.3 整體規(guī)劃協(xié)調(diào)工作沒有做好，檔案歸類方式不當(dāng)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)開始運(yùn)用電子信息技術(shù)不斷建立健全較為完善、規(guī)范的電子存檔系統(tǒng)，為的是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化管理與資源共享。但是，現(xiàn)階段最大的問題就是整體規(guī)劃協(xié)調(diào)工作不充分，在管理的過程中容易出現(xiàn)局限性，缺乏對(duì)整體工作的嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)劃與運(yùn)作模式上的協(xié)調(diào)性，各部門與小組在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理與歸檔時(shí)方法不合理，給整體的管理工作增加了難度系數(shù)。

2 新時(shí)期做好文書檔案管理工作的有效舉措

2.1 加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)與提升

要想使文書檔案管理工作更加有效地發(fā)揮自身的積極作用，不斷適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要，企業(yè)要通過提升檔案管理人員的工作責(zé)任感與專業(yè)的綜合素質(zhì)這一最基本的舉措來進(jìn)行加強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)行。一方面，文書檔案管理工作對(duì)相關(guān)工作人員的要求隨著時(shí)代的發(fā)展在不斷增加。檔案管理人員的高度責(zé)任感與良好的專業(yè)素質(zhì)與技術(shù)水平對(duì)檔案管理工作的順利開展具有十分重要的意義;另一方面，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著促進(jìn)作用。檔案管理人員的素質(zhì)提升能夠很好的為企業(yè)提供事實(shí)記錄，為單位指出明確的發(fā)展方向與目標(biāo)，進(jìn)而為企業(yè)更好地進(jìn)行決策提供有力的依據(jù)與基礎(chǔ)。首先，要大力統(tǒng)籌對(duì)檔案管理人員的職業(yè)范疇，定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與學(xué)習(xí)教育，明確管理者的工作職能，不斷強(qiáng)化對(duì)其專業(yè)知識(shí)和技能的指導(dǎo)與提升[2]。其次，要順應(yīng)新時(shí)期信息化的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)工作中需要的計(jì)算機(jī)操作與網(wǎng)絡(luò)信息知識(shí)和技術(shù)，不斷提升自身電子信息技術(shù)的管理技能與專業(yè)能力，并借助于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息化、科學(xué)化的檔案管理，進(jìn)而優(yōu)化自身的工作能力，提升工作效率。

2.2 有效實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化管理

現(xiàn)階段的文書檔案管理大多還是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行傳播，方式較為傳統(tǒng)、死板，而且容易受外界的影響發(fā)生損壞或者損失。實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化管理，最主要的是采用新時(shí)期數(shù)字化的檔案管理能夠有效避免上面的意外情況而導(dǎo)致的重要檔案與名貴書籍資料的遺失。另外，實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化，人們就能夠在網(wǎng)絡(luò)上看到稀有的文書，不僅能夠?qū)ξ臅M(jìn)行有效保存，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的共享。最后，在進(jìn)行文書檔案管理的過程中，還需要注意利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案的記錄與傳輸?shù)木珳?zhǔn)度，以確保檔案記載的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。

2.3 不斷建立健全檔案管理制度

新時(shí)期下，為了促進(jìn)文書檔案管理工作更加強(qiáng)有力工作，就需要不斷建立健全檔案管理制度，為管理工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)與保障。一方面，企業(yè)對(duì)于文書檔案管理部門的工作要加強(qiáng)重視，通過不斷強(qiáng)化其職責(zé)功能來加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感與工作使命，各單位必須要成立專門的文書檔案管理部門與小組，優(yōu)化檔案管理的管理設(shè)備與技術(shù)，大力引進(jìn)專業(yè)性較強(qiáng)的綜合型檔案管理人才，通過合理的工作激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行提升工作質(zhì)量[3]。另一方面，通過制定相關(guān)了的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)自身工作的重視程度，提升自身職業(yè)職能與技能，使得檔案管理部門與小組在進(jìn)行收集、篩選、整理以及記錄的每一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中都能夠更加科學(xué)與規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的優(yōu)化。

2.4 優(yōu)化文書檔案管理的質(zhì)量與水平

社會(huì)新形勢(shì)下，必須要用科學(xué)的管理形式提升與優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量與水平，提升對(duì)文書檔案的深度開發(fā)與利用。對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范與優(yōu)化，可以從程序管理和方法管理等多個(gè)方面進(jìn)行。首先，應(yīng)該積極將文書檔案的各宗卷進(jìn)行徹底盤查，對(duì)已經(jīng)過期的或者已無使用價(jià)值的文書檔案實(shí)時(shí)淘汰;其次，由于文書檔案的卷數(shù)較多，內(nèi)容較為復(fù)雜，所以管理起來就比較繁瑣。加強(qiáng)對(duì)文書檔案的重組與整理，能夠在有效避免出現(xiàn)重復(fù)文書檔案的同時(shí)，還能夠?qū)⒂嘘P(guān)聯(lián)或者內(nèi)容相似的文書進(jìn)行有序排列與組合;再者，對(duì)于沒有頁碼或者標(biāo)題的不完整的文書檔案，要通過專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行完善與修復(fù)，加強(qiáng)對(duì)文書檔案的提名工作，有效進(jìn)行文書檔案的分類與標(biāo)號(hào)工作，以確保檔案的完整性，有效促進(jìn)文書檔案檢索的準(zhǔn)確性，便于檔案的規(guī)范化管理;最后，結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)行對(duì)文書檔案的管理工作。在對(duì)文書進(jìn)行整理與歸類時(shí)，可以借助于計(jì)算機(jī)軟件將文書檔案依照文件形成進(jìn)行順序整理，不僅節(jié)約了整理時(shí)間，還削減了檔案歸檔的難度，大大提升了管理工作的效率[4]。通過不斷利用高新技術(shù)，將文書檔案管理工作與信息技術(shù)有效融合，使管理工作更加細(xì)節(jié)化、條理化，實(shí)現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)紙質(zhì)向自動(dòng)化、信息化、現(xiàn)代的管理方向轉(zhuǎn)變，不斷減少對(duì)人力和時(shí)間的消耗，提升了檔案管理的工作效率。

3 結(jié)語

綜上所述，文書檔案作為企業(yè)單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響，不僅能夠?qū)ΜF(xiàn)階段的管理進(jìn)行有效指導(dǎo)，還能夠?yàn)槠髽I(yè)提供有力的歷史考察依據(jù)。新時(shí)期，只有不斷加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視，科學(xué)、規(guī)范的對(duì)其進(jìn)行管理，才能夠不斷促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為文書檔案的資源共享與資源開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。新時(shí)期背景下，將信息技術(shù)與文書檔案管理工作進(jìn)行有效融合是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在進(jìn)行文書檔案管理工作的過程中，需要管理人員不斷提升自身綜合素養(yǎng)與信息化手段，加強(qiáng)對(duì)檔案管理程序的規(guī)范，不斷優(yōu)化現(xiàn)代化、信息化的文書檔案管理。

參考文獻(xiàn)

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[4]李青.新形態(tài)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：106.