試論公路檔案管理現(xiàn)代化

張夏玲

摘 要：在公路建設(shè)管理中，公路檔案發(fā)揮著重要作用。為此，需要對(duì)公路檔案管理予以高度重視。但是，當(dāng)前公路檔案管理還存在諸多不足。文中，主要就對(duì)公路檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行探討，希望為改善公路檔案管理現(xiàn)狀提供支持。

關(guān)鍵詞：公路檔案;檔案管理;現(xiàn)代化

在我國國省干線公路建設(shè)管理中，公路檔案管理起著至關(guān)重要的作用，給公路檔案管理的線上辦公及現(xiàn)代化管理提出更高的要求，然而就當(dāng)前我省公路系統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀而言，仍有諸多問題存在，現(xiàn)狀不容樂觀，過去單一的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)互聯(lián)互通時(shí)代發(fā)展的要求，如何充分利用科學(xué)的現(xiàn)代化手段，對(duì)公路檔案進(jìn)行妥善管理保存，提高社會(huì)利用價(jià)值，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的新要求，成為我們公路系統(tǒng)亟待探索和解決的重要課題。因此，本文結(jié)合工作實(shí)際，就公路系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化水平提升進(jìn)行探討。

1 公路檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

當(dāng)今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來，交通公路進(jìn)入快速健康發(fā)展新時(shí)代，這就大大增加了對(duì)公路檔案現(xiàn)代化管理的需求，并愈加凸顯出傳統(tǒng)意義上的檔案管理存在的缺陷，數(shù)字信息化在各個(gè)行業(yè)中得到了廣泛運(yùn)用，檔案大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，檔案管理的現(xiàn)代化也亟待與社會(huì)信息化進(jìn)程相順應(yīng)。

公路檔案既是公路行業(yè)管理能力的反映，又能為公路行業(yè)管理工作提供有力的依據(jù)，做好公路檔案管理現(xiàn)代化工作，對(duì)提升公路檔案管理水平和利用效率，提高公路檔案社會(huì)化水平具有劃時(shí)代的重大意義。

公路檔案管理現(xiàn)代化包括實(shí)體規(guī)范化、管理數(shù)字化和共享網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字化就是利用各種現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)檔案資源的存儲(chǔ)、加工、分析、整理等進(jìn)行數(shù)字化的管理，如對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化的整理、建立數(shù)字化的檔案資源信息庫等;網(wǎng)絡(luò)化就是通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)互通互聯(lián)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，在單位內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)化管理基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理單位之間檔案資源共享，便于社會(huì)用戶對(duì)檔案資源的檢索利用等。從而將紙質(zhì)檔案占地面積大、工作效率低、記錄信息少等問題有效解決，同時(shí)還可以使檔案管理部門以及其他部門對(duì)資源和信息的要求得到滿足，可以更加有效、及時(shí)地解決問題。

2 公路檔案管理現(xiàn)代化存在的問題

2.1 重視程度不足

在公路檔案管理工作中，大部分單位對(duì)紙質(zhì)檔案比較重視，缺少較強(qiáng)的檔案現(xiàn)代化意識(shí)和素質(zhì)。從單位領(lǐng)導(dǎo)到檔案員對(duì)于檔案現(xiàn)代化重視程度不夠，對(duì)實(shí)體檔案室的建設(shè)重視程度大于信息化建設(shè)的重視程度，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作者工作觀念因循守舊，不愿學(xué)習(xí)信息技術(shù)等，對(duì)信息化建設(shè)積極性不高，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化滯后。

2.2 基礎(chǔ)管理薄弱

由于公路系統(tǒng)各單位多年來大部分是事業(yè)管理模式或事業(yè)單位企業(yè)化管理模式，傳統(tǒng)辦公場(chǎng)所也導(dǎo)致了檔案庫房場(chǎng)所受限，檔案庫房設(shè)施老化，檔案人員自身素質(zhì)不高，有的還是兼職，有的雖是檔案專業(yè)的專職人員，卻不懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，有些單位連基本的辦公自動(dòng)化都沒能實(shí)現(xiàn)。

2.3 存在安全隱患

檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化存在安全問題，目前一些單位將檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行外包模式，委托專業(yè)檔案服務(wù)公司，這種模式雖解決了當(dāng)前的問題，加快了現(xiàn)代化進(jìn)程，卻存在檔案信息外泄隱患，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化在實(shí)現(xiàn)信息共享運(yùn)行過程中常常與辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行電子文檔傳輸，容易造成信息安全等問題。

3 實(shí)現(xiàn)公路檔案管理現(xiàn)代化的著力點(diǎn)

3.1 規(guī)范檔案基礎(chǔ)管理

檔案收集、整理、立卷、歸檔是檔案管理工作最根本的基礎(chǔ)工作。規(guī)范檔案基礎(chǔ)管理，才能確保紙質(zhì)檔案完整、規(guī)范、安全，為檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化提供依據(jù)，打好基礎(chǔ)。因此，首先要根據(jù)公路系統(tǒng)實(shí)際情況，遵照國家檔案管理規(guī)范，不斷完善各項(xiàng)檔案收集制度、整理立卷整理制度、歸檔保管制度等，使本單位檔案綜合管理部門即統(tǒng)一集中管理，又為基層檔案管理提供指導(dǎo)和規(guī)范，其次是養(yǎng)護(hù)管理的各條國省干線公路要統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一類目，這就要求檔案人員要積極參加工程竣工驗(yàn)收，嚴(yán)格工程檔案資料整理規(guī)范，確保工程資料及時(shí)規(guī)范入檔。三是要嚴(yán)格定期歸檔制度，督促各科室各部門按時(shí)將前一年形成的檔案資料及時(shí)整理立卷，避免檔案資料的丟失毀損。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)最初階段需要投入一定的財(cái)力、物力和人力，公路檔案管理各單位應(yīng)竭盡所能獲得上級(jí)部門和本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的技術(shù)資金支持，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工有充分認(rèn)識(shí)，由于公路檔案的信息化建設(shè)對(duì)相應(yīng)的軟硬件設(shè)備提出更高要求，而公路系統(tǒng)大部分單位實(shí)行預(yù)算管理，這就要求各單位總體規(guī)劃，高瞻遠(yuǎn)矚，將檔案信息化建設(shè)納入預(yù)算管理范疇，在政府采購等方面予以優(yōu)先考慮和支持，盡量做到合理運(yùn)用資金，配備經(jīng)濟(jì)合理的軟硬件設(shè)備。在選擇軟件系統(tǒng)的過程中，要充分考慮其兼容性和合理性，若是條件允許，邀請(qǐng)專門的軟件開發(fā)公司進(jìn)行研發(fā)，使用與本單位實(shí)際相符的檔案管理軟件，從而為檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。

3.3 提升公路檔案管理人員的素質(zhì)

在新時(shí)期下，載體的多樣化、設(shè)備的更新等，與科技相關(guān)的事物越來越多，這就對(duì)公路系統(tǒng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更多、更新、更高的要求。既要加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的完善，又要持續(xù)擴(kuò)大專業(yè)相關(guān)的涉及面，做到與時(shí)俱進(jìn)，要求相關(guān)工作人員不僅熟悉和掌握傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，同時(shí)要了解并掌握信息化的技術(shù)，能運(yùn)用新型現(xiàn)代化的管理和通訊設(shè)備錄入、管理和維護(hù)公路檔案。

公路檔案管理人員的素質(zhì)高低和公路檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)質(zhì)高效息息相關(guān)。所以公路檔案管理部門必須注重大力培養(yǎng)和提高管理人員的素質(zhì)，定期開展繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作技能考察和技能考核。檔案管理人員還須不斷強(qiáng)化自身政治素養(yǎng)，有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和政治方向，加強(qiáng)自身政治理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，通過雙方共同努力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)公路系統(tǒng)檔案現(xiàn)代化水平的顯著提升。

3.4 做好檔案安全工作至關(guān)重要

我們知道，檔案信息建設(shè)離不開計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的支撐，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身便具有諸多不安全及不穩(wěn)定因素，其并非某個(gè)人或某個(gè)部門就可以實(shí)現(xiàn)的，必須聯(lián)合多個(gè)部門的力量，需要專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍完成，同時(shí)要成立監(jiān)督機(jī)構(gòu)防止泄露檔案資料，確保檔案資料的安全性。一般來說，斷電、病毒入侵與硬件等方面的防御工作是一定注意的，作為公路檔案管理人員須要熟練掌握這些應(yīng)對(duì)措施，進(jìn)而使檔案信息受到的安全威脅得以有效減少。同時(shí)，需及時(shí)更新、升級(jí)、完善檔案管理部門的辦公設(shè)備和軟件，對(duì)電腦硬件進(jìn)行定期的檢測(cè)與維修，切實(shí)做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防護(hù)工作，從而為公路檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

4 結(jié)語

總之，隨著公路養(yǎng)建和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化工作提出了迫切的要求，必須高度重視公路檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。公路檔案管理工作人員要不斷提高自身素養(yǎng)，積極探索并踐行適合本單位實(shí)際的公路檔案現(xiàn)代化管理模式，與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，立足于根本，改革創(chuàng)新，提高公路檔案社會(huì)服務(wù)質(zhì)量，從而獲得最佳的管理效率和最好的社會(huì)效益。

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