數(shù)字時(shí)代檔案整理與著錄工作的新發(fā)展

摘 要：隨著信息化和數(shù)字化在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用日漸廣泛，檔案管理已經(jīng)步入數(shù)字化時(shí)代，檔案管理方法和體系發(fā)生了重大變化，管理效率也得到很大提升。為了研究數(shù)字時(shí)代檔案整理與著錄工作的開展現(xiàn)狀，找出數(shù)字時(shí)代檔案整理與著錄工作中面臨的發(fā)展難點(diǎn)，本文對(duì)檔案整理與著錄數(shù)字化、信息化問(wèn)題進(jìn)行了闡述與分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代;檔案整理;著錄;檔案管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以紙質(zhì)記錄保存為主，管理效率低下，隨著當(dāng)今信息量的逐漸增大，紙質(zhì)管理記錄諸多不便日漸凸顯，檔案保存工作也較難推進(jìn)。紙質(zhì)檔案容易破損，檔案數(shù)據(jù)保密性差，查閱檢索起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。無(wú)論是檔案的整理、保存、著錄、后期修復(fù)都存在著諸多問(wèn)題。

1 檔案整理與著錄工作概述

檔案管理整理與著錄工作主要分為：普查、重新組合、規(guī)范著錄及規(guī)范分類號(hào)等方面。檔案普查是指檔案進(jìn)行分析與整理，去除無(wú)效數(shù)據(jù)和雙重備份的數(shù)據(jù)以及沒(méi)有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)，釋放檔案儲(chǔ)存空間。重新組合是指對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行重新排序和編碼，將有關(guān)聯(lián)性的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一分類，按照關(guān)聯(lián)性進(jìn)行排序，以便后期查找。規(guī)范著錄則是指按照著錄規(guī)則和特定的格式，分析檔案的內(nèi)容和形式特征，選擇及記錄檔案目錄。檔案著錄規(guī)則一般包括原則、方回式方法、著錄項(xiàng)目、格式、主要規(guī)則、標(biāo)識(shí)符號(hào)等。規(guī)范分類號(hào)指檔案管理人員根據(jù)國(guó)家的提名規(guī)范以及慣例進(jìn)行準(zhǔn)確地提名，規(guī)范檔案名稱。

2 數(shù)字時(shí)代檔案整理與著錄工作的新發(fā)展

2002年，國(guó)家檔案局正式發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，隨著《綱要》的發(fā)布及逐漸深入落實(shí)，檔案管理的信息化進(jìn)程在我國(guó)逐漸推進(jìn)，檔案基礎(chǔ)工作已基本實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。

1）檔案整理基礎(chǔ)工作計(jì)算機(jī)化。數(shù)字化時(shí)代，檔案的整理與著錄工作已基本告別傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存及純?nèi)肆ぷ?。?dāng)前我國(guó)檔案整理與著錄工作已基本實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，從檔案的錄入、檢查完善、檔案的規(guī)范著錄、分類編號(hào)及檔案查找索引等全部過(guò)程都由計(jì)算機(jī)工具來(lái)完成。2）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)已在各個(gè)高校、企業(yè)及政府部門的檔案整理工作中廣泛應(yīng)用。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)以信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)為技術(shù)支撐，以其科學(xué)化、高效率、云端化為基本特點(diǎn)，在檔案整理與著錄工作中產(chǎn)生了重要影響。3）計(jì)算機(jī)編程為基礎(chǔ)的檔案管理云平臺(tái)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)編程技術(shù)在各行各業(yè)領(lǐng)域中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。計(jì)算機(jī)編程技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可為檔案管理建立智能化云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案整理與著錄工作的智能化發(fā)展。

3 “南大之星”檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用分析

“南大之星”檔案管理系統(tǒng)是一款研發(fā)和使用較為成熟的檔案管理軟件，目前國(guó)內(nèi)很多高校和眾多領(lǐng)域內(nèi)的企業(yè)都購(gòu)買使用該軟件作為主要檔案管理工具，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化。

“南大之星”檔案管理系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入以Excel電子表格為基礎(chǔ)，系統(tǒng)對(duì)電子表格的格式要求較高。檔案信息的檢查完善主要是對(duì)電子表格格式及檔案具體信息的檢查，而電子表格格式中的案卷名稱和案卷次序則十分重要。檔案信息導(dǎo)入過(guò)程中，需要檔案管理者在軟件中設(shè)置登錄名和密碼，以保證檔案信息的安全性。信息保存則是將檔案信息表全部移動(dòng)至對(duì)應(yīng)的檔案門類的類目中，在系統(tǒng)中可自動(dòng)顯示檔案年份和檔案名稱，操作十分智能化。

4 基于java編程技術(shù)的檔案管理云平臺(tái)研究

基于java編程技術(shù)的檔案管理云平臺(tái)是指以java編程技術(shù)為依托，以智能化、云端化為特點(diǎn)的新型檔案管理平臺(tái)，在數(shù)字時(shí)代，以編程為基礎(chǔ)的檔案智能管理是一種重要且高效的管理方式，其核心技術(shù)支撐即為計(jì)算機(jī)編程技術(shù)。

檔案信息的提取主要通過(guò)Tika類庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，該類庫(kù)具有強(qiáng)大的格式兼容功能，可識(shí)別各種類型的檔案源文件。在檔案信息的存儲(chǔ)方面，該平臺(tái)主要使用Fast DFS進(jìn)行文件的存儲(chǔ)，可以滿足高效訪問(wèn)、靈活拓展等需求。檔案數(shù)據(jù)分析是數(shù)字時(shí)代檔案整理工作中的重要方面，基于java編程的工具庫(kù)有多種，管理人員可根據(jù)管理需要調(diào)用不同功能的庫(kù)進(jìn)行分析，分析過(guò)程實(shí)現(xiàn)智能化，促進(jìn)了檔案信息數(shù)據(jù)分析效率的極大提高。

5 數(shù)字時(shí)代檔案整理與著錄工作中存在的難點(diǎn)與問(wèn)題

數(shù)字時(shí)代為檔案的整理和著錄工作提供了發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)一系列問(wèn)題，其中較為典型的問(wèn)題即包括電子檔案著錄規(guī)則不完善、著錄格式設(shè)置難度較高及系統(tǒng)穩(wěn)定性有待提高。

1）電子檔案著錄規(guī)則不完善。傳統(tǒng)的檔案著錄規(guī)則較完善，但由于發(fā)展時(shí)間短暫等原因，電子檔案的著錄規(guī)則不完善，很多地方規(guī)定有所欠缺，電子檔案著錄體系不完整，內(nèi)容缺失嚴(yán)重，著錄規(guī)則缺乏明確的規(guī)定，這導(dǎo)致電子檔案著錄不規(guī)范，檔案信息混亂，在管理方面增加了難度。因此完善電子檔案著錄體系，明確著錄規(guī)則十分緊迫且必要。2）著錄格式設(shè)置難度較高。電子檔案結(jié)構(gòu)中沒(méi)有過(guò)多的著錄項(xiàng)目，管理人員需要根據(jù)結(jié)構(gòu)載體、類型、規(guī)格進(jìn)行著錄，同時(shí)也要對(duì)字節(jié)、字符等進(jìn)行著錄，這需要一定的技巧與專業(yè)知識(shí)，還需要一定的計(jì)算機(jī)操作技能，對(duì)著錄工作人員的專業(yè)技能要求較高。現(xiàn)實(shí)工作過(guò)程中，很多著錄管理員在設(shè)置著錄格式的過(guò)程中，由于不規(guī)范不專業(yè)造成著錄工作混亂或錯(cuò)誤，拖慢整體檔案管理進(jìn)度和效率，給檔案管理帶來(lái)困難。3）系統(tǒng)穩(wěn)定性有待提高。目前，檔案整理與著錄工作多通過(guò)信息化檔案管理系統(tǒng)來(lái)操縱和完成，但檔案管理系統(tǒng)存在著穩(wěn)定性能不足的問(wèn)題，很多系統(tǒng)由于穩(wěn)定性差，導(dǎo)致檔案整理效率低，甚至出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)丟失或信息更新保存失敗的現(xiàn)象，這給檔案管理工作造成極大困難。

6 數(shù)字時(shí)代檔案整理與著錄工作路徑優(yōu)化方案

1）明確與規(guī)范著錄標(biāo)準(zhǔn)。重視電子檔案文件級(jí)著錄工作的開展和推進(jìn)，明確和規(guī)范著錄規(guī)則，從各個(gè)文件級(jí)別制定完善的著錄規(guī)則和內(nèi)容體系，為著錄工作的開展提供標(biāo)準(zhǔn)與原則。一方面我國(guó)著錄規(guī)則研究人員群體在研究我國(guó)檔案著錄規(guī)則的同時(shí)，要重視對(duì)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的研究，拓展研究著錄規(guī)則，多方面借鑒檔案著錄研究成果;另一方面，檔案管理人員則需要充分學(xué)習(xí)當(dāng)前著錄方法與著錄規(guī)則，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)檔案著錄操作步驟。2）加強(qiáng)檔案安全性管理。對(duì)于任何部門來(lái)講，檔案信息一定程度上都屬于保密信息，因此檔案安全性管理在檔案管理工作中十分重要。加強(qiáng)檔案安全管理可從以下兩個(gè)方面進(jìn)行：一是要提高檔案管理人員的安全意識(shí)，做足安全意識(shí)培訓(xùn)工作，切實(shí)保護(hù)檔案信息安全;另一方面，要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代信息平臺(tái)安全性能建設(shè)，下載或購(gòu)買安全保護(hù)軟件工具，提高檔案整理與著錄工作的安全性，保護(hù)檔案信息安全。3）提高電子檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定性。提高電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，則必須從技術(shù)的升級(jí)與系統(tǒng)的管理方面來(lái)進(jìn)行。首先，技術(shù)是檔案管理系統(tǒng)的主要支撐，因此要加大技術(shù)研發(fā)和優(yōu)化力度，優(yōu)化系統(tǒng)平臺(tái)的穩(wěn)定性;其次則是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的管理與維護(hù)，日常定期檢查系統(tǒng)軟件的運(yùn)行情況。

7 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字時(shí)代的檔案管理與著錄工作無(wú)論在工作方式還是工作平臺(tái)方面均發(fā)生了重大變化。數(shù)字時(shí)代在為檔案整理與著錄帶來(lái)優(yōu)勢(shì)和便利的同時(shí)，也帶來(lái)了困難與挑戰(zhàn)，如何利用好數(shù)字時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，破解電子檔案管理與著錄的難題便成為當(dāng)前檔案管理工作中要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。

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作者簡(jiǎn)介

張旭艷（1983-），女，漢族，山西忻州人，本科，初級(jí)檔案管理員，研究方向：檔案管理。