淺析信息時(shí)代如何做好檔案管理工作

焦陽

摘 要：隨著信息化進(jìn)程不斷推進(jìn)下，如何做好檔案管理對于一個學(xué)校來說有著非常重要的意義?；谛畔⒓夹g(shù)不斷進(jìn)步下，原有的檔案管理方式已經(jīng)不再適用于新時(shí)代管理方式，尤其是對一些學(xué)校來看，檔案管理起著非常重要的作用，只有緊跟信息時(shí)代發(fā)展，做好檔案管理工作才是當(dāng)前學(xué)校面臨的主要問題。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;創(chuàng)新

由于檔案管理存在一定的復(fù)雜化和多樣化，在管理過程中，存在管理、內(nèi)容以及形式上都存在很大的差異化，因此，檔案管理面臨著創(chuàng)新和改革。信息化時(shí)代下，對學(xué)校檔案管理帶來了新機(jī)遇，只有對檔案管理不斷創(chuàng)新，才能提升學(xué)校檔案管理的水平。如果學(xué)校在檔案管理中，仍然采用以往的管理方式，肯定會受到影響，只有結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，加強(qiáng)管理方式，引入信息化技術(shù)，從而達(dá)到提升檔案管理專業(yè)化水平，提升檔案管理效率。

1 信息化時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新的必要性

信息時(shí)代來臨下，每天都產(chǎn)生大量的信息，對于學(xué)校來說，如何將信息做到有效的利用形成檔案成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。時(shí)至如今，效率至上已經(jīng)成為當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的主要目標(biāo)，提升工作效率也是工作管理內(nèi)容的名詞。在當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展下，不論是任何一項(xiàng)工作，想要提升管理效率，都離不開信息技術(shù)的支撐，但結(jié)合學(xué)校檔案管理實(shí)際情況來看，很多檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)的管理模式中，極其容易造成檔案丟失的發(fā)生。其中，檔案管理是學(xué)校中一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，由于檔案管理工作涉及的工作內(nèi)容較多，也具備一定的細(xì)致化，不僅關(guān)系到學(xué)校發(fā)展進(jìn)程，同時(shí)也關(guān)系到員工的利益，甚至?xí)绊懮鐣慕】蛋l(fā)展。

2 信息時(shí)代下檔案管理存在的問題

1）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。很多人認(rèn)為，一個學(xué)校在檔案管理上的投入過多或過少都不會有非常大的影響，過多的投入也不能過多的為學(xué)校創(chuàng)造過多的經(jīng)濟(jì)效益，因此，很多學(xué)校認(rèn)為在檔案管理上的過多投入是不必要的，只有成立簡單的部門，安排人員對檔案管理對信息收集就可以達(dá)到。學(xué)校缺少標(biāo)準(zhǔn)化的管理，只有將檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，才能提升工作效率。目前，檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化主要表現(xiàn)在系統(tǒng)建設(shè)形式和層次管理上，導(dǎo)致檔案管理工作整體服務(wù)性和開發(fā)性較差，最終影響檔案管理工作的正常開展。

2）管理方法傳統(tǒng)。傳統(tǒng)的管理方式是導(dǎo)致工作效率低下的主要原因，同時(shí)也是檔案管理中主要突出的問題。傳統(tǒng)管理方式主要表現(xiàn)在檔案信息存儲、信息編寫等方面，同時(shí)很多檔案管理仍然采用手工編寫的方式，這樣日積月累問題便逐漸顯示出來，再加上檔案管理信息失真現(xiàn)象發(fā)生的越來越頻繁，學(xué)校在檔案管理中，仍然使用檔案袋管理的方式，如果檔案信息使用次數(shù)頻繁，就會增加檔案信息丟失的概率，在使用檔案過程中，需要浪費(fèi)較多的時(shí)間進(jìn)行查詢，同時(shí)也需要浪費(fèi)大量的人力和物力，因此，只有對傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，才能增加檔案管理工作效率[1]。

3）缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員。信息時(shí)代背景下，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理，需要高素質(zhì)的檔案管理人員，當(dāng)前，檔案管理工作重視程度較低，檔案管理人員大多從學(xué)校內(nèi)部選擇人員進(jìn)行兼職，缺乏檔案管理的專業(yè)人才，部分管理人員雖然具備一定的檔案管理專業(yè)知識，但是信息化能力不足，只有具備檔案管理專業(yè)素質(zhì)和信息化能力，才能適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作的崗位要求。素質(zhì)高的檔案管理人員是提升檔案管理人員的首要前提，高素質(zhì)人員在市場中尤其重要，同時(shí)也保證了學(xué)校正常運(yùn)行和發(fā)展的前提，只有緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，才能緊跟時(shí)代進(jìn)步腳步。

3 信息時(shí)代背景下做好檔案管理的相關(guān)對策

1）提升檔案管理人員工作意識。檔案管理工作人員的管理意識是保證工作順利開展的前提，想要做好檔案管理工作，對管理層的管理人員要求就更高，管理者只有意識到檔案管理的重要性，并認(rèn)識到檔案管理的價(jià)值，才能保證檔案管理的有序性[2]。首先，檔案管理人員在檔案管理過程中，要提升自身的管理意識，并在工作中不斷進(jìn)行反思和總結(jié)，其次，要及時(shí)改正工作中出現(xiàn)的錯誤，提升管理人員對信息化的正確認(rèn)識，讓信息化融合到檔案管理中，為學(xué)校檔案管理提供更多的服務(wù)，才能保證學(xué)校檔案管理的有序性。最后，可以建設(shè)檔案管理工作人員信息監(jiān)督管理機(jī)制，減少信息檔案丟失的發(fā)生，將工作責(zé)任落實(shí)到個人，全面規(guī)范工作人員行為，嚴(yán)格按照工作要求管理檔案。

2）創(chuàng)新檔案管理工作模式?；谛畔r(shí)代不斷發(fā)展下，保證檔案管理工作的正常運(yùn)行，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，才能有效的提升工作效率。檔案管理工作模式的創(chuàng)新可以通過以下幾點(diǎn)進(jìn)行提升：首先，建立系統(tǒng)化檔案管理工作模式，用其來約束工作人員自身的工作行為，提升檔案管理工作積極性[3]。其次，建設(shè)健全的信息管理系統(tǒng)，基于信息和大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展下，只有利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)才能提升檔案管理工作效率，改變傳統(tǒng)的工作模式，建立健全的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理化。最后，還要提升檔案管理人員自身的工作素養(yǎng)，不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，提升自己的工作能力。學(xué)校只有重視檔案管理工作，全面進(jìn)行系統(tǒng)化和信息化的培訓(xùn)，保證工作人員綜合素質(zhì)的不斷提升，并對工作進(jìn)行及時(shí)總結(jié)和完善，才能做好檔案管理工作。

3）完善檔案管理工作制度。制度是一切工作的前提和依據(jù)。尤其是檔案管理工作，其工作內(nèi)容涉及范圍廣，工作細(xì)致，同時(shí)還具備一定的動態(tài)性，在進(jìn)行管理中，要對檔案進(jìn)行檢查、登記，對于新出現(xiàn)的檔案信息還要進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充，因此，對于檔案管理工作人員來說，只有完善的工作制度，才能保證工作的順利進(jìn)展，同時(shí)也可以保證信息檔案的真實(shí)性，提升整體管理效率[4]。另外，在完善檔案管理工作制度過程中，可以建立監(jiān)督管理機(jī)制，達(dá)到規(guī)范工作人員行為的目的，提升管理人員的服務(wù)意識，保證檔案管理工作的細(xì)致性，整體處于一個良好的管理水平。

4）提升檔案管理的安全意識。檔案管理工作本身就是一項(xiàng)保密工作，因此，網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下，建立檔案信息管理安全化，保證檔案管理的安全工作是非常重要的。檔案信息是當(dāng)前發(fā)展的一種資源，在加上網(wǎng)絡(luò)平臺具備一定的共享性，及其容易被一些居心不良的人利用，修改信息，造成信息檔案出現(xiàn)失真的現(xiàn)象。檔案管理已經(jīng)從原有的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案，這樣極大程度的提升了檔案管理的便利性，但一些別有用心的人為了達(dá)到自己的目的，對信息進(jìn)行修改，會出現(xiàn)信息失真的發(fā)生。網(wǎng)絡(luò)中存在較多的木馬、病毒，都會給檔案帶來影響，只有提升檔案信息的安全意識，做好安全防護(hù)意識，及時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，并做好檔案備份工作，才能促進(jìn)檔案管理工作的順利開展[5]。

4 結(jié)束語

綜上，“創(chuàng)新”是信息化時(shí)代發(fā)展前進(jìn)的方向，在學(xué)校發(fā)展過程中，只有不斷進(jìn)行管理創(chuàng)新，才能在現(xiàn)有競爭激烈的市場上占一席之地，更好的適應(yīng)市場，對于檔案管理來說，只有結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，才能有效的提升檔案管理整體水平，從而發(fā)揮真正的作用。檔案管理是學(xué)校資料存放的地方，在加上資料檔案涉及的內(nèi)容比較廣泛，對檔案管理方式進(jìn)行改變成為必然的趨勢，只有做好檔案信息安全管理工作，定期檔案備份工作，才能保證檔案管理工作的順利開展。

參考文獻(xiàn)

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