淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

張金安

摘 要：現(xiàn)在已經(jīng)逐步邁入了信息化的時(shí)代，信息技術(shù)提供了便利，生活、工作的方方面面都已經(jīng)和信息技術(shù)密不可分。檔案處理工作就是整理信息的工作，目的是提供高效方便的信息查詢，同時(shí)每個(gè)領(lǐng)域的檔案分析對(duì)于研究社會(huì)發(fā)展是具有積極的作用，所以將檔案管理工作和信息技術(shù)一起應(yīng)用具有重要的意義，能夠提高檔案管理工作的效率，還符合時(shí)代對(duì)于信息需求的要求。所以，本文淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理工作;問(wèn)題;對(duì)策

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，對(duì)于一個(gè)行業(yè)的發(fā)展水平和潛力可以通過(guò)其信息化水平分析得出，所以先進(jìn)的信息技術(shù)能夠增大檔案管理工作的效率[1]。現(xiàn)在時(shí)代的進(jìn)步，人們的思想、觀念和需求都有了巨大的變化，隨之對(duì)應(yīng)的是工作方式的改進(jìn)，將信息技術(shù)逐步應(yīng)用到了檔案管理工作中，可以提高檔案管理工作的整體水平[2]。傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在著管理不當(dāng)、效率低等缺點(diǎn)，引用信息技術(shù)可以彌補(bǔ)這些缺點(diǎn)，但同時(shí)這也是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，需要對(duì)這個(gè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行解決。

1 信息時(shí)代檔案管理工作的必要性

信息化的檔案管理工作相較傳統(tǒng)檔案管理工作而言具有很多的優(yōu)勢(shì)。優(yōu)勢(shì)一：相較傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)信息載體，信息化檔案管理工作是通過(guò)電子，提高了信息的收集效率和整理效率，又因?yàn)殡娮拥男问絻?chǔ)存而不容易出現(xiàn)丟失。優(yōu)勢(shì)二：隨著現(xiàn)在科技的發(fā)展，提高了存儲(chǔ)設(shè)備的存儲(chǔ)量，比傳統(tǒng)空間占用實(shí)際空間少且保存簡(jiǎn)單。優(yōu)勢(shì)三：檔案進(jìn)行查詢的工作更為簡(jiǎn)單快捷，只需要在使用的軟件或網(wǎng)頁(yè)上搜索就可以在很少的時(shí)間得到答案，具有效率高、操作簡(jiǎn)單的優(yōu)點(diǎn)[3]。所以信息時(shí)代檔案管理工作使用信息技術(shù)增高檔案管理工作的質(zhì)量與效率是非常有意義的。

2 信息時(shí)代檔案管理工作的問(wèn)題

首先，最重要的問(wèn)題就是檔案管理工作軟件通用性問(wèn)題。檔案管理工作信息化需要使用管理軟件進(jìn)行信息的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，當(dāng)下有些組織已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)到信息電子化。但是非常明顯的問(wèn)題就是現(xiàn)在使用的檔案管理軟件不能和政務(wù)管理系統(tǒng)相統(tǒng)一，而且不同的組織有著不同的檔案管理系統(tǒng)需求，而導(dǎo)致各組織之間檔案管理軟件通用性不足，降低了檔案管理系統(tǒng)的效率。

其次，檔案管理工作中信息的不規(guī)范也是非常重要的一個(gè)問(wèn)題[4]。因?yàn)楝F(xiàn)在檔案管理工作的流程、管理制度還沒(méi)有系統(tǒng)化、規(guī)范化，還存在著或多或少的問(wèn)題，所以現(xiàn)在的檔案管理工作還有提高效率的空間?，F(xiàn)在對(duì)于檔案工作主要是兩個(gè)步驟，一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，二是檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)的制定，使其更加有邏輯、更加規(guī)范化，而當(dāng)下主要停留在第一個(gè)。

最后是檔案管理的安全性?，F(xiàn)在信息化的檔案管理工作極大提高了管理效率，減小了占用空間和使用成本，但是信息技術(shù)方面或多或少存在著一定的漏洞，使得檔案管理軟件非常容易被攻擊，進(jìn)而使得檔案信息被不法攻擊分子盜取，所以檔案管理工作具有一定的危險(xiǎn)性。尤其現(xiàn)在對(duì)于檔案管理的特殊性存儲(chǔ)方式，非常容易被黑客攻擊，進(jìn)而泄露檔案信息，使得檔案信息具有非常大的危險(xiǎn)性。

3 信息時(shí)代檔案管理工作的對(duì)策

3.1 推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化

對(duì)于現(xiàn)在的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，首先需要開(kāi)發(fā)檔案管理軟件。這是因?yàn)闄n案信息化管理必須在檔案信息管理軟件中才可以，而現(xiàn)在雖然已經(jīng)開(kāi)發(fā)出了很多的檔案管理軟件，但是因?yàn)闆](méi)有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)而或多或少存在著一定的問(wèn)題，所以依據(jù)現(xiàn)在的實(shí)際情況和需求，加快檔案管理制度的建設(shè)是非常重要的。而在檔案管理工作的實(shí)際需求中，最為急切需要解決的是提高管理軟件之間的連通性，增加其兼容性，實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件與政務(wù)管理軟件的資料互通，來(lái)增大檔案管理中的效率。

3.2 制定統(tǒng)一規(guī)范化檔案管理工作制度

對(duì)于檔案管理工作水平的提高不僅是利用信息技術(shù)上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作方式的更新，更是有統(tǒng)一規(guī)劃的標(biāo)準(zhǔn)使其更加的條例清晰，一目了然，提高效率。現(xiàn)在對(duì)于檔案管理信息化工作研究實(shí)踐還不長(zhǎng)，尚且沒(méi)有制定出完善統(tǒng)一的管理制度，不能確保服務(wù)體系具有高服務(wù)水平和好效率。所以盡快制定出符合實(shí)際和時(shí)代需求、科學(xué)、完善的檔案管理制度是非常必要的，可以更加滿足工作的需求，提高檔案信息的管理效率，使檔案管理工作更加的規(guī)范化。

3.3 完善檔案信息化管理的安全體系

檔案管理工作中最重要的一點(diǎn)就是確保信息的安全，這是檔案信息管理工作的基本要求。但是因?yàn)闄n案管理工作信息建設(shè)的存儲(chǔ)特殊性，增大了對(duì)于檔案信息保護(hù)的困難度，黑客會(huì)利用檔案管理軟件的漏洞或特殊工具進(jìn)行攻擊，獲取檔案信息，這就需要特別重視對(duì)檔案信息管理工作的信息安全。采取的措施可以有聘請(qǐng)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理人員定期的進(jìn)行安全加固和測(cè)試，培養(yǎng)相關(guān)人員對(duì)軟件的安全知識(shí)和保密意識(shí)，在使用的電子軟件上使用防護(hù)軟件進(jìn)行安全防護(hù)，讓專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全人員進(jìn)行軟件的更新?lián)Q代，對(duì)存在的安全隱患進(jìn)行及時(shí)的處理。各組織需要對(duì)檔案管理工作的安全性進(jìn)行正確的認(rèn)知和給予重視，對(duì)其的安全體系建設(shè)進(jìn)行完善。

3.4 建設(shè)高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫(kù)

對(duì)于當(dāng)前檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫(kù)還沒(méi)有一個(gè)規(guī)范、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，為了能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檔案的有效存儲(chǔ)、減少查詢難度、和以后檔案管理的發(fā)展，建立一個(gè)完備的數(shù)據(jù)庫(kù)是非常有必要的。

3.5 增大對(duì)檔案管理人才培養(yǎng)力度

對(duì)于當(dāng)下信息化時(shí)代檔案管理工作需要專業(yè)的人才才能夠更好的進(jìn)行，所以需要加大對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，這樣才能夠增大工作效率。而且專業(yè)的人才可以更好的使用軟件，對(duì)軟件有更高的敏感度，可以更快的發(fā)現(xiàn)軟件問(wèn)題。

4 小結(jié)與展望

綜上，在信息化時(shí)代的檔案管理工作每一個(gè)行業(yè)都需要對(duì)自身的工作方式和效率進(jìn)行思考，跟上時(shí)代的腳步，學(xué)會(huì)怎樣使用現(xiàn)在先進(jìn)的信息技術(shù)和自身結(jié)合來(lái)提高效率[5]。信息時(shí)代檔案管理工作主要存在的問(wèn)題就是沒(méi)有完善的制度，軟件的通用性不夠，安全不能得到保障。解決的方式就是在安全方面，可以聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù);盡快完善檔案管理制度，使其更加的規(guī)范化、科學(xué)化，符合現(xiàn)代的社會(huì)需求;利用信息技術(shù)提高軟件的通用性，使其和政務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資料的互用;建設(shè)高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫(kù);增大對(duì)檔案管理人才培養(yǎng)力度。

參考文獻(xiàn)

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