基于信息化背景下房地產(chǎn)檔案管理探討

陳麗宏

摘 要：在信息化的背景下，想要實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化管理，需要借助當前的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計算機技術(shù)并將其二者進行有效的技術(shù)融合，然后再實現(xiàn)對傳統(tǒng)的投標書、設計材料、合同等相關(guān)資料進行電子版的轉(zhuǎn)稿，這樣再通過計算機的有效應用，就能夠?qū)崿F(xiàn)對電子文檔的科學管理，并能夠真正實現(xiàn)基于互聯(lián)網(wǎng)的基礎上來進行房地產(chǎn)檔案的信息資源共享，這樣就能夠保證在相關(guān)行業(yè)工作開展的過程中，可以通過此種方式來實現(xiàn)對于其檔案信息的有效應用，并且也可以在實際管理的過程中，提高其管理的效率，這也使得房地產(chǎn)業(yè)的信息化管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)在當前背景下獲得全面性的提升。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)業(yè);信息化;檔案管理

近幾年來，我國的房地產(chǎn)業(yè)獲得了飛速的提升，因此為了保證能夠應對未來的發(fā)展，則需要做好房地產(chǎn)的信息化檔案管理，這樣才能夠保證在房地產(chǎn)項目投資和決策的過程中，能夠為開發(fā)設計人員提供重要的參考方向。同時，在信息化的發(fā)展時代下，實現(xiàn)房地產(chǎn)信息檔案全面化的信息管理，也成為未來發(fā)展的必然趨勢，所以基于當前房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展前景來看，做好房地產(chǎn)檔案信息化管理工作則需要依據(jù)其自身的特點，并根據(jù)相應的管理原則來執(zhí)行才能夠真正實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的有效管理。對此，本文主要介紹了房地產(chǎn)檔案管理在信息時代下進行高效管理的必要性進行了介紹，并闡述了其管理的原則，最后依據(jù)實際的發(fā)展方向來對其信息化管理的方式進行探討，希望能夠以此來促進房地產(chǎn)檔案管理的科學性能夠得以提升。

1 信息化背景下房地產(chǎn)檔案管理的必要性

首先，房地產(chǎn)檔案管理具有動態(tài)性的發(fā)展特點，這也使得在進行管理的過程中，必須要對其資料進行定時定期的處理，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)依據(jù)其動態(tài)管理的特性來滿足其檔案資料管理應用的有效性。對此，在信息化背景下實現(xiàn)檔案信息化管理就能夠有效實現(xiàn)在管理的過程中滿足這一特性。并且，由于房地產(chǎn)檔案管理在進行相關(guān)資料變更的過程中需要通過一系列的措施手段來對其檔案進行加密變更處理，所以在進行信息更新的時候，則需要保證信息應用的正確性和全面性，所以這也使得房地產(chǎn)檔案在利用的過程中具有一定的高頻性的特點，因此應用信息化檔案管理的模式，就能保證通過計算機實現(xiàn)對檔案的查閱，同時也可以實現(xiàn)對其資料的有效管理，更能夠降低人為操作的不確定性和誤差性問題的產(chǎn)生[1]。

其次，房地產(chǎn)業(yè)在進行行政管理的過程中，需要按照我國的相關(guān)法律來對所有房產(chǎn)進行登記證明，并保證在進行變更的過程中能夠通過規(guī)范的操作來確認操作過程當中的每一步驟是否符合相關(guān)規(guī)定，同時也要對其交接的記錄進行有效處理，這樣才能夠保證通過以紙質(zhì)的形式來對其記錄的過程建立檔案，以防止在后續(xù)追責的過程中，由于缺乏證據(jù)而導致無法回溯。對此，在進行房地產(chǎn)檔案保存的過程中，則必須要依據(jù)規(guī)定的日期、操作時長來對其進行處理，這也使得房地產(chǎn)檔案自身具有長期性和唯一性，所以在進行保存的過程中，則必須保證其檔案管理的高效性，否則就會使得其檔案失真。但是，在過去管理的過程中，由于檔案管理多為紙質(zhì)，這使得其每一年在進行檔案管理的過程中，需要投入大量的人力、物力和財力才能確保檔案管理的全面性，并且檔案自身容易遭受各種問題的影響而失去自身的作用，所以通過信息化處理來進行管理，也是提升其檔案價值的有效方式之一。

最后，在過去的管理方式中，由于只能夠通過人工處理來實現(xiàn)對于檔案的查找，這使得檔案管理人員在日常工作的過程中，其基礎工作量較大且工作效率較低，但是有效應用現(xiàn)代化管理模式就能夠?qū)崿F(xiàn)在信息化管理的同時，從電子設備中進行檔案的錄入和查找，這樣一經(jīng)數(shù)據(jù)的輸入就可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效共享。此外，在當前的檔案電子管理設備當中已經(jīng)實現(xiàn)了全面優(yōu)化查詢功能，并且依據(jù)實際需求進行了升級處理，這也使得房地產(chǎn)檔案在調(diào)查完畢后，可以直接通過信息打印功能來實現(xiàn)對于部分或全部資料的打印，這樣就可以釋放過多的勞動力，同時也能夠提高管理人員自身的工作效率。

2 信息化背景下房地產(chǎn)檔案管理的原則

在信息化背景下進行房地產(chǎn)檔案管理的過程中，必須保證各級單位能夠?qū)嵭薪y(tǒng)一的標準，這樣才能夠為后續(xù)的管理工作提供基礎保障。同時，在進行檔案管理的過程中，針對老舊紙質(zhì)檔案應以掃描、保存等方式來實現(xiàn)提高其電子版的數(shù)據(jù)準確性，這樣才能夠保證在后續(xù)使用的過程中，能夠提高其基礎的利用效率。

在進行房地產(chǎn)檔案管理的過程中，為了滿足信息化背景下實現(xiàn)其檔案應用的有效性，則應該實現(xiàn)在各個地區(qū)進行互聯(lián)網(wǎng)的建設，這樣才能夠保證通過數(shù)據(jù)上傳與數(shù)據(jù)庫的建立來實現(xiàn)對檔案信息的有效應用，以此才能保證在后續(xù)管理的過程中，也可以實現(xiàn)通過此種方式來降低由于檔案信息更新不及時而導致的一些問題產(chǎn)生[2]。

基于當前時代的發(fā)展，有效應用互聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)崿F(xiàn)提高檔案管理的實際價值，但是由于網(wǎng)絡系統(tǒng)自身存在著一定漏洞，這也使得其系統(tǒng)的建立必須要保證自身運行的安全性。對此，這就使得在信息化發(fā)展的背景下，必須保證房地產(chǎn)的檔案管理能夠提高其自身管理的安全性，同時也要落實相應的責任制度，這樣才能夠做好后續(xù)的管理工作，并保證其檔案信息的管理能夠更為安全。

3 信息化背景下有效實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的方式

1）切實落實信息化管理的理念宣傳。隨著當前科技水平的不斷提升，使得各行各業(yè)在發(fā)展的過程中已經(jīng)實現(xiàn)了對于自身行業(yè)的技術(shù)性升級，所以在信息化的發(fā)展背景下，為了保證我國的房地產(chǎn)業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)自我內(nèi)部檔案管理技術(shù)的有效升級，則需要應對時代的發(fā)展下來進行有效的技術(shù)更新，以此才能夠保證在進行管理的過程中，可以通過先進技術(shù)來對傳統(tǒng)管理模式進行更改，從而才能保證其現(xiàn)代化管理模式的發(fā)展速度能夠得到提高[3]。對此，針對當前的時代背景而言，有效實現(xiàn)將信息化管理的理念進行內(nèi)部宣傳，才能夠真正實現(xiàn)讓基礎員工能夠認知到信息化管理能夠帶來的實際益處，并且也可以通過領(lǐng)導自身的帶頭作用來推動此工作的全面落實，從而就能保證全新的檔案管理模式可以有效促進其檔案的應用價值獲得提升。

2）做好信息化數(shù)據(jù)管理的數(shù)據(jù)庫建立。在進行房地產(chǎn)檔案信息化管理的過程中，需要保證先對其數(shù)據(jù)庫進行有效的開發(fā)和建設，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)當數(shù)據(jù)庫建立完成后，可以通過對于傳統(tǒng)資料的上傳來實現(xiàn)對其基礎數(shù)據(jù)的補充，并通過后續(xù)的有效使用來進行新老數(shù)據(jù)的聯(lián)合，以此才能夠確保檔案的全面性。同時，對于檔案的信息化管理而言，也需要實現(xiàn)對于其管理系統(tǒng)的有效建立，這樣才能夠保證通過科學化的系統(tǒng)建設來實現(xiàn)在后期運行的過程中提高其數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性，從而保證該模式的應用可以真正實現(xiàn)推動房地產(chǎn)檔案信息管理的全面性優(yōu)化。

3）重視信息化管理人才的引進和培育。想要實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理工作的全面性升級，也離不開新型人才的支持，因為在進行信息化管理的過程中，需要實現(xiàn)對其管理系統(tǒng)有效的建設，并且要保證各個軟件在運行使用的過程中，能夠降低互相沖突的可能性，所以這就需要進行人才的引進，并保證專業(yè)人才能夠發(fā)揮出自身的實際能力，進而才能夠真正實現(xiàn)在建設的過程中，可以通過前期的技術(shù)應用來保證數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)的建立能夠使得其系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性獲得提升。此外，針對管理的人才而言，也需要保證其自身能夠?qū)ο到y(tǒng)的一些常規(guī)性問題進行及時處理，這樣才能夠真正實現(xiàn)在應用的過程中，防止不良問題的發(fā)生。而針對現(xiàn)有的管理人員而言，也需要通過技術(shù)升級等多種方式來對其進行培訓，這樣才能夠確保在其他工作開展的過程中，實現(xiàn)通過管理人員自身職能的發(fā)揮來確保房地產(chǎn)檔案管理工作可以有序地開展。

4 總結(jié)

房地產(chǎn)工作的開展核心之一就是對于檔案的有效管理，因此在信息化的背景下，實現(xiàn)對于房地產(chǎn)檔案管理的全面升級，就能夠?qū)崿F(xiàn)推動房地產(chǎn)業(yè)在未來發(fā)展的過程中可以依據(jù)時代的變化來進行內(nèi)部的自我變革。對此，相關(guān)單位一定要真正實現(xiàn)能夠有效落實其檔案管理模式的全面升級，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)推動其行業(yè)的整體發(fā)展。

參考文獻

[1]高旭東.對房地產(chǎn)檔案管理信息化的幾點思考[J].國際公關(guān)，2020（06）：142+144.

[2]張桑.新時期房地產(chǎn)檔案管理的特點及優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務，2020（11）：78-79.

[3]于明明.信息化背景下的房地產(chǎn)檔案管理思考[J].城建檔案，2016（10）：50-51.