探析高校檔案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展建議

邵蕓蕓

隨著高校不斷深化改革，高等教育教學(xué)事業(yè)呈現(xiàn)階梯式向前向上發(fā)展，作為高校教育事業(yè)子系統(tǒng)的高校檔案工作同樣面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理工作質(zhì)量也直接影響著高校其他工作的開展，高校發(fā)展需要高質(zhì)量、高水平的檔案管理工作來(lái)提升學(xué)校綜合實(shí)力。

1 高校檔案工作現(xiàn)狀

1.1 高校檔案管理的特點(diǎn)

一是科學(xué)化。高校檔案管理涉及的大量的文檔數(shù)量和內(nèi)容，缺乏科學(xué)的指導(dǎo)，檔案的利用效率就會(huì)比較低，難以實(shí)現(xiàn)學(xué)校的管理目標(biāo)。二是專業(yè)化。高校檔案管理的自身屬性決定了其專業(yè)化特征。以專業(yè)性檔案管理能力輔助高校專業(yè)設(shè)置、教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)科建設(shè)，有助于提高高校中心工作的有效性。三是規(guī)范化。通過(guò)落實(shí)規(guī)章制度，能順利保障日常工作的實(shí)施。各高校需要進(jìn)一步規(guī)范和完善檔案管理制度體系，并在管理過(guò)程中嚴(yán)格落實(shí)。四是信息化。信息化檔案管理是新時(shí)期高校檔案管理的重要特征，不僅能夠提升管理效率，還能有效解決管理的時(shí)間和成本，是高校檔案管理發(fā)展的必然方向。

1.2 高校檔案管理存在的問(wèn)題

一是管理體制。當(dāng)前高校檔案管理體制滯后于管理需求，缺乏有效的激勵(lì)辦法與制度，也不利于高校檔案管理水平的提高，更不利于高校的可持續(xù)發(fā)展。具體表現(xiàn)為：第一，部分高校對(duì)檔案建設(shè)重視不足。檔案部門逐漸邊緣化，相應(yīng)的人力、物力和財(cái)力缺乏，造成高校檔案事業(yè)基礎(chǔ)不牢;第二，部分高校檔案管理工作設(shè)備陳舊，甚至?xí)绊懻５臋n案工作，檔案保存安全性降低，檔案管理鏈條斷裂，最終導(dǎo)致檔案工作效率低下;第三，部分高校檔案管理工作的信息化水平較低，有效開發(fā)檔案材料，對(duì)檔案資料進(jìn)行維護(hù)和開發(fā)是高校檔案管理中的重要工作，但是從高校檔案材料開發(fā)現(xiàn)狀來(lái)看，大多數(shù)都是停留在表面，僅僅用來(lái)錄入檔案材料而已。這種現(xiàn)象不能充分發(fā)揮檔案材料的應(yīng)用價(jià)值。

二是人員素質(zhì)。高校在安排檔案管理人員時(shí)，對(duì)專業(yè)性考慮較少，將檔案管理崗位當(dāng)成邊緣崗位，導(dǎo)致高校檔案專職人員隊(duì)伍存在諸多問(wèn)題。第一，專職檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)缺失，缺乏足夠的計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)運(yùn)行等專業(yè)技能和檔案專業(yè)知識(shí)，信息化知識(shí)體系更新較慢，造成檔案業(yè)務(wù)管理長(zhǎng)期在低水平徘徊;第二，檔案管理專業(yè)人才的交流與合作機(jī)制運(yùn)行不暢，閉門造車各自為戰(zhàn)，導(dǎo)致檔案管理工作形成“業(yè)務(wù)孤島”。

三是規(guī)章制度建設(shè)檔案管理工作如果沒(méi)有明確的規(guī)章制度可循，那么就會(huì)出現(xiàn)檔案管理工作無(wú)跡可尋的現(xiàn)象，規(guī)章制度建設(shè)缺乏主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，權(quán)責(zé)不清，檔案部門與其他行政部門工作職責(zé)沒(méi)有統(tǒng)一的條例范圍規(guī)定，工作邊界和事務(wù)邊界難以界定，推諉扯皮現(xiàn)象難以杜絕;第二，檔案工作效果缺乏明確評(píng)判制度和評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，高校檔案管理工作面對(duì)大量文件資料，種類繁多數(shù)量較大，必須用嚴(yán)格的工作流程來(lái)組織實(shí)施，部分高校對(duì)此類事項(xiàng)都沒(méi)有做明確的制度規(guī)定，造成了檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理水平和實(shí)際效果參差不齊。

四是服務(wù)機(jī)制。第一，由于受到傳統(tǒng)的“重業(yè)務(wù)，輕服務(wù)”思想的影響，部分高校檔案管理人員的工作重心還是放在檔案的收集、整理和保存等日常業(yè)務(wù)上，對(duì)檔案價(jià)值的開發(fā)與利用意識(shí)不到位;第二，個(gè)別高校缺少提供檔案服務(wù)的物質(zhì)條件支撐，造成檔案信息需求者與提供者雙向溝通出現(xiàn)阻礙，難以有效發(fā)揮檔案信息的服務(wù)功能;第三，缺少檔案服務(wù)的激勵(lì)措施，工作中缺乏監(jiān)督機(jī)制，服務(wù)質(zhì)量的好壞與自身工資、績(jī)效等個(gè)人利益不掛鉤，缺乏服務(wù)質(zhì)量反饋信息，影響檔案服務(wù)質(zhì)量。

2 高校檔案工作發(fā)展建議

2.1 完善高校檔案工作管理模式

高校檔案是學(xué)校發(fā)展的證明，反映的是學(xué)校發(fā)展的歷史凝結(jié)，革除檔案管理工作弊端，完善檔案管理模式，對(duì)學(xué)校的意義十分重大。首先，要建立健全高校檔案的目標(biāo)管理制度，制定合理的管理規(guī)劃，如，管理任務(wù)量的規(guī)劃，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)的管理任務(wù)，從而推進(jìn)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。其次，學(xué)校要樹立綜合管理意識(shí)，突出檔案管理工作的重要性，將促進(jìn)檔案部門的發(fā)展列如學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中，提升檔案部門在學(xué)校部門中的地位，積極發(fā)揮檔案部門在學(xué)校發(fā)展中的有力推動(dòng)作用。再次，要加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，要對(duì)照檔案建設(shè)現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)，逐步配齊檔案管理的專業(yè)設(shè)備，對(duì)檔案工作進(jìn)行專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2.2 注重人員素質(zhì)隊(duì)伍建設(shè)

一是配備齊全的檔案管理人員，要根據(jù)學(xué)校檔案工作實(shí)際，綜合分析研判，按照檔案功能分區(qū)及現(xiàn)有檔案管理人員配備情況，對(duì)缺崗的職位及時(shí)進(jìn)行人員補(bǔ)齊，確保專人專責(zé)，理清工作關(guān)系，組建檔案管理人才脈絡(luò)，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng);要注意檔案管理人員的流動(dòng)與更新，招聘具有專業(yè)檔案知識(shí)和技能的人員為檔案管理工作發(fā)展注入新鮮血液，優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，部門人員互相配合，提高效率，在實(shí)際檔案工作中不斷發(fā)掘新方法，開拓新思路。

二是全面提高高校檔案管理人員的思想意識(shí)，高校檔案管理人員的思想意識(shí)將直接影響著高校檔案的管理水平，而結(jié)合以上的分析卻發(fā)現(xiàn)，由于管理者的思想過(guò)于陳舊，主要受到傳統(tǒng)觀念的影響，使得高校檔案管理效果不佳，對(duì)此，應(yīng)全面提高高校檔案管理人員的思想意識(shí)。檔案管理人員需要自覺提高與加深關(guān)于檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)，樹立積極的工作熱情與信心，主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，應(yīng)重視高校檔案管理的每個(gè)階段，嚴(yán)格抓起檔案管理的細(xì)節(jié)工作。

2.3 建立健全檔案規(guī)章管理制度

健全的檔案規(guī)章管理制度體系對(duì)于高校檔案事業(yè)的發(fā)展是至關(guān)重要的，只有具備健全的工作制度體系，高校檔案管理工作才能有標(biāo)準(zhǔn)可對(duì)照，有方法可查找，才能形成統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，建立健全檔案規(guī)章管理制度具體包括以下幾個(gè)方面：首先，學(xué)校要樹立大局意識(shí)，深入研究部門架構(gòu)，對(duì)有文件歸檔整理任務(wù)的相似部門職責(zé)進(jìn)行嚴(yán)密分析，明確劃分每個(gè)部門的工作內(nèi)容范圍，制定出檔案部門工作職責(zé)，讓檔案管理人員明確部門的工作權(quán)限和工作任務(wù);其次，確定檔案部門整體工作職責(zé)后，要進(jìn)一步梳理檔案部門內(nèi)部功能管理模塊，明確每個(gè)分管區(qū)域的工作內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的工作制度條例，將檔案管理任務(wù)具體化，建成檔案內(nèi)部工作協(xié)調(diào)機(jī)制，形成脈絡(luò)清晰的管理系統(tǒng);再次，學(xué)校檔案部門要制定明確的檔案工作獎(jiǎng)懲制度，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督體系建設(shè)，同時(shí)要對(duì)檔案部門工作人員進(jìn)行定期的專業(yè)知識(shí)考核，并量化考核指標(biāo)，做到獎(jiǎng)優(yōu)懲劣，激發(fā)工作潛力，不斷提高檔案管理人員的工作效率，提升檔案管理工作的整體水平。

2.4 創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制

必須創(chuàng)新檔案管理的手段，通過(guò)采用科學(xué)的管理手段來(lái)提升高校檔案管理的質(zhì)量，從而有效地促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。首先，應(yīng)做好高校檔案管理的編制以及檢索工作，并建立相應(yīng)的檢索體系，幫助高校以及社會(huì)人員實(shí)現(xiàn)多渠道、多角度的檢索。加強(qiáng)檔案信息編制工作，合理編寫高校的校史資料以及相應(yīng)的檔案全宗說(shuō)明，并將所編制的內(nèi)容向全校師生介紹，同時(shí)，應(yīng)根據(jù)不同的需求來(lái)加強(qiáng)檔案庫(kù)的管理，并對(duì)檔案庫(kù)的信息進(jìn)行加工，形成全面的專題資料，更方便需求者從不同的角度進(jìn)行信息查找，從而有效地提升高校檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。再次，應(yīng)及時(shí)了解學(xué)校的需要，并實(shí)施跟蹤服務(wù)，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段來(lái)提高高校檔案管理水平，從而有效地提高檔案管理的效率。另外，應(yīng)向社會(huì)公開高校檔案，促使檔案資源有效利用，最大程度的滿足社會(huì)需求與高校發(fā)展需要。檔案部門可以通過(guò)合理配置與分工協(xié)調(diào)信息資源，形成高校檔案信息庫(kù)，及時(shí)為各級(jí)人員提供完整、全面、真實(shí)的檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息共享，滿足社會(huì)對(duì)高校信息的需要。