新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施

湯慧軍

摘 要：醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院發(fā)展中的各項信息資料，其中包括醫(yī)療信息、財務(wù)統(tǒng)計、人事建設(shè)等多方面內(nèi)容，直接反映了醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r。檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，可以為醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展提供依據(jù)。基于此，本文將在分析新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化措施，以期為相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;新醫(yī)改

一、引言

醫(yī)院檔案是通過文字、聲音等方式記錄醫(yī)院建設(shè)發(fā)展、醫(yī)療信息、財務(wù)統(tǒng)計等內(nèi)容的一種信息資料，能夠為醫(yī)院長遠(yuǎn)的發(fā)展提供保障。近年來，隨著新醫(yī)改的持續(xù)深入和落實，醫(yī)院的檔案管理工作受到了巨大沖擊，各種問題隨之暴露。完善和優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)成為醫(yī)院實現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)的必然要求和當(dāng)務(wù)之急，具有一定的迫切新和嚴(yán)峻性[1]。本文針對醫(yī)院檔案管理在新醫(yī)改環(huán)境下的優(yōu)化措施進(jìn)行分析，對提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)療水平而言，具有一定現(xiàn)實意義。

二、新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理設(shè)施陳舊

隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷進(jìn)步，為醫(yī)院檔案管理工作奠定了良好基礎(chǔ)。利用信息化技術(shù)管理檔案，不僅能夠提高管理質(zhì)量，還有利于提高管理效率。然而，從我國醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來看，普遍存在管理設(shè)施陳舊這一問題。信息化檔案管理工作急需一定數(shù)量的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備。軟件設(shè)備主要指醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，硬件設(shè)備則是指計算機(jī)設(shè)備、檔案架、檔案夾等等。由于硬件設(shè)備采購以及軟件設(shè)備開發(fā)維護(hù)需要消耗大量資金，部分醫(yī)院為了能夠節(jié)省資金，提高經(jīng)濟(jì)效益，仍然沿用傳統(tǒng)管理模式，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作設(shè)施陳舊，無法充分滿足新醫(yī)改環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理需求。另外，即使部分醫(yī)院建立了相應(yīng)的檔案室，但是面積過小，無法置放檔案柜或檔案架等設(shè)施，導(dǎo)致醫(yī)院檔案在儲存過程中分類不明確，查找困難。與此同時，狹窄的檔案室通風(fēng)條件有限，檔案極易發(fā)生受潮、腐蝕、損壞等情況，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，無法滿足新醫(yī)改需求。

（二）醫(yī)院投入力度不夠

醫(yī)院的檔案管理水平，能夠直接反映醫(yī)院發(fā)展?fàn)顩r以及市場競爭實力。然而，從醫(yī)院發(fā)展實際情況來看，部分醫(yī)院雖然結(jié)合新醫(yī)改需求積極投入改革和轉(zhuǎn)型工作，但是醫(yī)院檔案管理工作沒有作出相應(yīng)的改變。其根本原因在于，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員沒有認(rèn)識到檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展的重要性，只是將相關(guān)工作作為一種資料儲備工作[2]，導(dǎo)致醫(yī)院在落實各項改革創(chuàng)新工作時，在檔案管理方面產(chǎn)生人力、物力、財力分配不均的現(xiàn)象。另外，即使部分醫(yī)院認(rèn)識到檔案管理的重要性，并且給予了相當(dāng)力度的支持，但是在優(yōu)化過程中，由于沒有結(jié)合醫(yī)院實際情況和新醫(yī)改需求展開各項工作，醫(yī)院檔案管理工作無法充分發(fā)揮自身作用和價值。

（三）檔案管理人員綜合水平有限

檔案管理人員是醫(yī)院檔案管理工作的執(zhí)行者，其綜合水平直接影響檔案管理效率和水平。然而，從實際情況來看，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理人員普遍存在綜合水平不高的問題。具體可以從以下幾個方面分析。第一，新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案數(shù)量逐漸增加，一定程度上增加了醫(yī)院檔案管理人員的工作強(qiáng)度和工作量。部分管理人員為了能夠在規(guī)定時間內(nèi)完成管理工作任務(wù)，沒有注重工作質(zhì)量，導(dǎo)致檔案管理工作問題頻發(fā)。第二，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸普及，提高醫(yī)院檔案管理工作效率需要充分利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)。然而，管理人員信息水平較低，無法掌握檔案管理軟件操作技巧，這不僅不利于提高檔案管理效率，還會適得其反影響檔案管理水平[3]。第三，當(dāng)前部分醫(yī)院沒有認(rèn)識到檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展的重要性，導(dǎo)致檔案管理人員分配不均。部分管理人員是由其他崗位臨時調(diào)遣，由于管理人員是非專業(yè)出身，對檔案管理工作規(guī)范認(rèn)識不全面，無法做好檔案獲取、檔案整合、檔案裝訂等工作;甚至一些管理人員存在“少做少錯”等不良思想，導(dǎo)致管理工作缺乏專業(yè)性和規(guī)范性，出現(xiàn)問題時存在互相推諉等現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

三、新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施

（一）完善醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

檔案室是醫(yī)院檔案管理工作的必備設(shè)施，為檔案管理工作順利展開奠定了良好的基礎(chǔ)。在新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院需要結(jié)合檔案管理工作實際情況，建立一定規(guī)模的檔案室;為避免檔案在保存過程中受環(huán)境、蟲害等方面的侵蝕，需要做好防潮、防腐等工作，并采購殺蟲劑、滅火器、空調(diào)等基礎(chǔ)設(shè)施，保證檔案室中通風(fēng)良好。與此同時，醫(yī)院需要科學(xué)劃分不同檔案區(qū)域，盡量減少管理人員和使用人員翻閱資料的時間，從而提高醫(yī)院檔案利用率。除此之外，隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)量也逐漸增加，僅憑借人力已經(jīng)無法充分滿足新醫(yī)改環(huán)境需求，這就需要醫(yī)院強(qiáng)化信息化建設(shè)，構(gòu)建醫(yī)院信息化檔案管理系統(tǒng)，保證醫(yī)院檔案管理工作向規(guī)范化、高效化、現(xiàn)代化趨勢發(fā)展。而想要實現(xiàn)這一目標(biāo)，醫(yī)院需要投入相應(yīng)的人力、物力、財力[4]，引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，開發(fā)檔案管理軟件系統(tǒng)，同時為保證軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施穩(wěn)定運行，需要制訂維護(hù)方案，做好日常維護(hù)管理工作，從而全面提高醫(yī)院檔案信息化管理水平。

（二）合理分配檔案管理工作內(nèi)容

在完善醫(yī)院檔案管理軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，需要注重檔案管理工作人力、物力、財力的合理分配，以保證檔案管理工作能夠真正發(fā)揮自身作用和價值，從而提高醫(yī)院的綜合實力和市場競爭力。具體來說，醫(yī)院需要結(jié)合新醫(yī)改具體需求以及醫(yī)院檔案管理工作實際情況，科學(xué)劃分醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容，并配備相應(yīng)數(shù)量的復(fù)合型人才，以保證醫(yī)院檔案管理工作能夠充分做到與時俱進(jìn)。與此同時，需要將檔案管理工作內(nèi)容具體到個人，保證管理人員能夠充分認(rèn)識到自身的作用和價值，從而為檔案管理工作順利開展提供保障。

（三）提升檔案管理人員綜合水平

新醫(yī)改環(huán)境下檔案管理人員普遍存在綜合水平較低的問題，這直接影響了醫(yī)院檔案管理工作整體水平。針對這一問題，醫(yī)院需要重視管理人員綜合水平培訓(xùn)工作。首先，醫(yī)院需要組織一批工作能力較強(qiáng)、綜合素養(yǎng)較高的檔案管理人員進(jìn)入其他高等醫(yī)院進(jìn)修學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)高等醫(yī)院先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法;并結(jié)合自身工作需求進(jìn)行調(diào)整，通過與其他醫(yī)院的檔案管理人員交流感想、切磋經(jīng)驗，幫助管理人員進(jìn)一步了解檔案管理工作的重要性[5]。其次，醫(yī)院需要定期或不定期組織檔案管理人員培訓(xùn)活動，可以通過舉辦管理水平競賽、開展座談會等方式提高管理人員的綜合素質(zhì)。再次，新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理工作對管理人員提出了全新需求，不僅需要管理人員具備過硬的專業(yè)能力和豐富的管理經(jīng)驗，還需要全面提升管理人員信息化水平。因此，醫(yī)院需要重點培養(yǎng)檔案管理人員的信息操作能力，通過理論知識培訓(xùn)和實踐能力培養(yǎng)，保證管理人員能夠滿足理論實踐相統(tǒng)一的需求，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)信息化管理。

（四）嚴(yán)格落實檔案管理制度

為了促使醫(yī)院檔案管理工作與時俱進(jìn)，醫(yī)院需要結(jié)合新醫(yī)改需求發(fā)展現(xiàn)狀制訂健全的管理制度，從而規(guī)范檔案管理行為，全面提高醫(yī)院檔案管理水平。在具體實踐過程中，醫(yī)院需要專門建立一個檔案管理小組，并選拔專業(yè)能力高、綜合能力強(qiáng)的人員作為負(fù)責(zé)人，規(guī)范小組成員在檔案管理工作中的行為，時刻對檔案分類、歸檔等工作進(jìn)行監(jiān)督。另外，在檔案管理工作過程中，人員分配、檔案內(nèi)容等方面也要具有創(chuàng)新性，只有充分做到這些要求，才能夠全面提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和水平。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理是記錄醫(yī)院發(fā)展?fàn)顩r的一種信息載體，在醫(yī)院的發(fā)展和進(jìn)步中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。隨著新醫(yī)改的持續(xù)深入和落實，醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題也逐漸突出，改革和創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院未來發(fā)展的必然趨勢。因此，本文針對新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，并提出優(yōu)化措施，希望能夠為醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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