檔案管理系統(tǒng)在峽江水利樞紐工程中的建立和應用

劉鳳桐 江西省峽江水利樞紐工程管理局

1、峽江水利樞紐工程檔案管理情況

江西省峽江水利樞紐工程位于吉安市峽江縣巴邱鎮(zhèn)上游，壩址地處贛江中游，是一座以防洪、發(fā)電、航運為主，兼顧灌溉、水資源調配等綜合效益的大（1）型水利樞紐工程。隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，數(shù)字技術在當今社會得到廣泛應用。各種載體的文件資源通過現(xiàn)代信息設備轉化為數(shù)字信息，使其成為可以被計算機識別的圖像或文件。構建檔案管理系統(tǒng)解決了空間、時間上的限制，促進了資源信息共享。峽江水利樞紐工程建設總指揮部十分重視工程檔案管理工作，檔案工作始終貫徹在工程建設中。總指揮部成立了檔案工作領導小組，明確了檔案管理職責，建立了檔案管理工作網絡，制定了檔案管理制度，落實了檔案管理經費，配備了必要的檔案設施設備及檔案裝具，確保了工程檔案管理工作的正常開展，為開發(fā)檔案管理系統(tǒng)提供了堅實后盾。

1.1 峽江水利樞紐工程檔案的特點

峽江水利樞紐工程檔案具有以下特點：

（1）檔案內容涉及范圍廣。在峽江水利樞紐工程建設的過程中，涉及水工建筑、機電設備等工程，同時也受移民、水保、環(huán)保等因素的影響，這些都造成了峽江水利工程檔案收集范圍廣、涉及行業(yè)多的特點。

（2）檔案收集耗時久。工程檔案收集時間的長短是由工程的建設周期確定，峽江水利樞紐工程規(guī)模巨大、建設項目多，項目劃分施工標41個，設備采購標46個，工程服務標5個，涉及5縣（區(qū)）征地移民安置范圍大。從規(guī)劃設計、前期準備、施工建造到最后竣工運行,施工總工期長達72個月。

（3）檔案種類多、數(shù)量大。水利工程檔案由水利工程建設的前期，施工期，竣工驗收等不同階段形成的，目前該工程已形成工程檔案資料共6332卷（一套）。

2、峽江水利樞紐工程檔案管理系統(tǒng)的建立

2.1 峽江水利樞紐工程檔案的集成

（1）數(shù)據(jù)集成。數(shù)據(jù)資料是大型工程建設項目從立項至竣工，維護過程中產生的所有文字、聲像和圖片的信息。峽江水利樞紐工程將項目文件劃分為：建設前期文件、建設管理文件、施工單位文件、監(jiān)理文件、財務管理文件、各階段驗收文件、科研項目文件及設備文件。

（2）過程集成。峽江水利樞紐工程檔案的過程集成主要實現(xiàn)檔案從單個文件到生成再到管理和利用，從而有效的控制文件到館藏檔案的全過程。

流程說明：首先峽江水利樞紐工程樞紐指揮部制定相關檔案管理辦法，各參建單位參照《檔案管理辦法》收集資料并形成項目文件，峽江水利工程樞紐指揮部在旁進行協(xié)助、監(jiān)督與指導。檔案整理完畢后，參建單位進行自審后遞交監(jiān)理單位復審，最后指揮部進行三審。建設項目合同工程驗收時，參建單位會向監(jiān)理單位提交檔案審核申請，監(jiān)督單位提出整改意見，參建單位根據(jù)建議和要求重新整理檔案。監(jiān)督單位對整改后的檔進行重新審核，審核無誤后向總部提交移交申請表，完成檔案移交。

（3）系統(tǒng)集成。本階段集成主要是通過將數(shù)字化檔案文本、案卷目錄、卷內目錄文件掛接在系統(tǒng)上，從而建立目錄數(shù)據(jù)庫與檔案全文數(shù)據(jù)庫。峽江水利樞紐工程檔案管理系統(tǒng)分為以下四個主要模塊：收集整編模塊、文件管理模塊、檔案管理模塊及檔案利用模塊。

2.2 峽江水利樞紐工程檔案系統(tǒng)的應用

2.2.1 文件管理模塊

文件管理是不斷豐富和改進檔案信息內容的管理模塊。檔案管理員可以設置基本參數(shù)實施文件管理，從而實現(xiàn)刪除文件數(shù)據(jù)，批量安裝，批量修改，打印，數(shù)據(jù)傳輸?shù)裙δ堋?/p>

2.2.2 收集整編模塊

收集整編模塊是一個公共模塊，主要用于臨時移交的零散文件。收集整編模塊可以根據(jù)檔案資料的密級、保管期限、全宗、立卷單位等內容進行自動分類、存儲，實現(xiàn)文件、案卷的多級檢索。其主要功能是分類，排序，調整，編目，存檔，打印目錄索引等。

2.2.3 檔案管理模塊

檔案管理模塊是針對歸檔后的電子檔案信息進行日常的維護管理，其中包括：數(shù)據(jù)管理、庫房管理和權限設置。

（1）數(shù)據(jù)管理。數(shù)據(jù)管理是指對日常資料的錄入、分類、編碼以及定時備份。

（2）庫房管理。庫房管理峽江水利樞紐工程檔案庫房為原型，建立了3D模型模擬庫房情況。模擬庫房錄入了檔案資料的基本信息，檔案檢索后，能迅速確定檔案位置。另外庫房管理還具有文件統(tǒng)計、文件進出記錄、溫濕度記錄、導入、導出等功能。

（3）權限設置。為有效的控制用戶對關鍵資料的瀏覽和下載，檔案工作人員會根據(jù)每一個角色、組、用戶設置不同的操作范圍與系統(tǒng)功能，對在線用戶進行實施監(jiān)控，確保峽江水利樞紐工程檔案系統(tǒng)安全、有效的運行。

2.2.4 檔案利用模塊

（1）檔案檢索。峽江水利樞紐工程檔案系統(tǒng)提供組合檢索、跨類檢索、模糊檢索和二次檢索等功能。用戶可以登入系統(tǒng)，使用檔案檢索功能，輸入所需文件的相關信息。系統(tǒng)將在數(shù)據(jù)庫中自動搜索符合條件的文件信息，搜索完成后，用戶可以在他/她的權限范圍內瀏覽，打印和下載電子文件。

（2）借閱管理。借閱管理主要分為借閱登記、歸還登記、催還清單以及借閱清單四大部分。

借閱登記主要是便于管理人員對紙質檔案的管理。峽江水利樞紐工程檔案資料數(shù)量眾多，盡管大部分檔案進行了備份，但部分原件因其特殊性缺乏備份。為確保紙質檔案文件的完整性，避免缺少檔案信息記錄導致數(shù)據(jù)缺失等問題。在確認用戶借閱文件需求后，檔案管理人員應及時在系統(tǒng)錄入文件編號、借閱人、借閱時間、擬還時間等信息，并打印借閱清單，待借閱人簽字后再對檔案資料進行外借。

歸還登記可根據(jù)歸還檔案資料的登記的信息形成歸還列表，供日后驗證。

由于檔案數(shù)據(jù)的借閱和歸還都在系統(tǒng)上完成了信息錄入，系統(tǒng)會對逾期未還的檔案或借出若干天的檔案進行統(tǒng)計并自動生成催還清單。

借閱清單是根據(jù)借閱登記的信息而自動生成的，當檔案完成歸還登記，系統(tǒng)的借閱清單會智能刪除已歸還的檔案資料信息。

3.結語

峽江水利樞紐工程檔案管理系統(tǒng)是檔案工作在當前新形勢下所形成的產物，打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，突破檔案利用的局限性，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，科學管理。工程檔案的建立徹底實現(xiàn)了檔案管理自動化，運用先進的手段進行檔案規(guī)范化管理，方便檔案管理人員快速查找文件，節(jié)省查詢時間，實現(xiàn)資源共享。