探析檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的措施

劉坤

摘要：近年來(lái)，我國(guó)高度重視檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理模式改革對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了全新要求。本文主要介紹檔案模式改革的意義，分析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，提出強(qiáng)化檔案管理意識(shí)、完善檔案管理體系、建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)、培養(yǎng)檔案管理人員、推進(jìn)檔案管理制度建設(shè)等相關(guān)醫(yī)院檔案管理措施，旨在充分完善醫(yī)院檔案管理體系，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)和信息化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;制度方針;管理人才;管理意識(shí)

引言：

檔案管理工作在醫(yī)院工作體系中占據(jù)重要地位，隨著醫(yī)療服務(wù)體系建設(shè)的日益完善，檔案管理工作的質(zhì)量將直接反饋在醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作水平上，由此可知，醫(yī)院在日常經(jīng)營(yíng)管理中，應(yīng)充分重視檔案管理工作，有效掌握內(nèi)部檔案管理機(jī)制的運(yùn)行現(xiàn)狀，積極融合先進(jìn)技術(shù)和現(xiàn)代化管理觀念，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)和信息化發(fā)展，挖掘并利用檔案的內(nèi)在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療服務(wù)功能的拓展。

1.檔案管理模式改革的意義

國(guó)家統(tǒng)計(jì)局資料顯示，2015年～2019年，我國(guó)醫(yī)院數(shù)量分別為27587個(gè)、29140個(gè)、31056個(gè)、33009個(gè)和34354個(gè)，由此可知，我國(guó)具有較大的醫(yī)療服務(wù)規(guī)模。為滿足人民群眾的就醫(yī)需求，醫(yī)療服務(wù)體制改革工作已在全國(guó)范圍內(nèi)得以深化推進(jìn)，基于檔案管理工作在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理中的重要地位，可知，在檔案管理模式改革的全面推進(jìn)下，醫(yī)院檔案管理面臨著全新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。檔案模式改革是立足于我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀，致力于挖掘檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，提高檔案管理有效性和實(shí)效性的關(guān)鍵路徑，針對(duì)目前我國(guó)醫(yī)院的服務(wù)模式和檔案管理體系而言，檔案管理模式改革能夠進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，引導(dǎo)醫(yī)院的檔案管理部門(mén)和檔案管理人員充分識(shí)別檔案管理和檔案信息的重要性，結(jié)合現(xiàn)有檔案管理?xiàng)l件，構(gòu)建現(xiàn)代化和信息化的檔案管理體系，有效解決日益擴(kuò)大的檔案管理需求和有限的檔案管理人員的矛盾沖突，降低醫(yī)院的檔案管理壓力。

值得一提的是，檔案管理模式改革具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化程度，能夠在醫(yī)院中構(gòu)建同一化的檔案管理機(jī)制，有助于我國(guó)對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，以檔案資料為基礎(chǔ)，精準(zhǔn)識(shí)別各個(gè)時(shí)期中醫(yī)院醫(yī)療水平的變化以及服務(wù)能力的發(fā)展階段，出臺(tái)相關(guān)針對(duì)性建設(shè)方針，全面優(yōu)化醫(yī)院的服務(wù)體系，擴(kuò)大服務(wù)覆蓋面。

2.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

國(guó)家統(tǒng)計(jì)局資料表明，2013年～2018年，我國(guó)醫(yī)院診療人次數(shù)分別為27.42億人次、29.72億人次、30.84億人次、32.70億人次、34.39億人次和35.77億人次，由此可知，我國(guó)人民的醫(yī)療需求具有明顯的擴(kuò)張趨勢(shì)，從檔案管理的角度來(lái)看，診療人次數(shù)的增長(zhǎng)意味著醫(yī)院診療記錄和診療檔案數(shù)量的增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理制度和體系面對(duì)著巨大挑戰(zhàn)。為明確檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)施意義和價(jià)值，應(yīng)充分掌握醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀：

首先，部分醫(yī)院的檔案管理部門(mén)存在檔案管理意識(shí)落后的現(xiàn)象，大部分檔案管理人員并未充分認(rèn)識(shí)到檔案資源的內(nèi)在價(jià)值以及檔案管理工作在醫(yī)院工作體系中的重要地位，直接導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理工作效率、質(zhì)量低下的現(xiàn)狀。

其次，面對(duì)大量的醫(yī)院檔案資料，醫(yī)院在系統(tǒng)建設(shè)中構(gòu)建了檔案管理體系，然而目前的檔案管理體系存在明顯的不健全現(xiàn)象，具體表現(xiàn)在醫(yī)院內(nèi)部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)自身的不協(xié)調(diào)性明顯，不同種類的檔案資源在管理程序上具有較大的差異性，使得當(dāng)管理人員難以高效率完成檔案管理工作，不利于醫(yī)院檔案事業(yè)的長(zhǎng)期健康發(fā)展和醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)能力的提升。

再次，信息技術(shù)落后阻礙了醫(yī)院檔案資源整合工作的后續(xù)開(kāi)展，信息技術(shù)是提高檔案管理效率的關(guān)鍵，而醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理體系在信息技術(shù)融合和先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用上具有明顯不足，使得檔案信息的內(nèi)在價(jià)值難以得到充分挖掘和應(yīng)用。

從次，目前，醫(yī)院檔案管理工作缺乏優(yōu)秀的檔案管理人才，使得檔案管理工作缺失創(chuàng)新化動(dòng)力，現(xiàn)有人才體系存在人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的不穩(wěn)定性較高。

最后，檔案管理模式改革對(duì)醫(yī)院檔案管理提出了全新要求，現(xiàn)有檔案管理制度以難以滿足創(chuàng)新化的檔案管理需求，不能全面保障檔案信息的安全以及有效規(guī)范檔案管理人員的工作行為。

3.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)施路徑

3.1強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)是醫(yī)院檔案管理工作得以創(chuàng)新化發(fā)展的根本，因此，在檔案管理模式改革工作的全面推進(jìn)下，醫(yī)院應(yīng)在檔案管理工作中致力于提高檔案管理人員和檔案管理部門(mén)的檔案管理意識(shí)，以下對(duì)其提出相關(guān)建議：

第一，醫(yī)院檔案管理工作對(duì)于醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展具有重要意義和深遠(yuǎn)影響，同時(shí)，醫(yī)院檔案資源也是我國(guó)掌握人口健康情況，制定健康發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)，從這一角度出發(fā)，我國(guó)相關(guān)部門(mén)應(yīng)成為醫(yī)院檔案管理工作改革的主導(dǎo)方，各地區(qū)相關(guān)部門(mén)應(yīng)定期組織醫(yī)院開(kāi)展檔案管理技術(shù)交流會(huì)議，在會(huì)議上整合一段時(shí)間內(nèi)醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題以及取得的相關(guān)成就，為醫(yī)院檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和借鑒檔案管理經(jīng)驗(yàn)，接受先進(jìn)檔案管理意識(shí)的優(yōu)良空間和平臺(tái)。

第二，我國(guó)相關(guān)部門(mén)還應(yīng)結(jié)合各地區(qū)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀和基礎(chǔ)條件，制定相關(guān)醫(yī)院檔案管理改革方針，加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重視程度，引導(dǎo)檔案管理人員切實(shí)調(diào)整檔案管理觀念，正視現(xiàn)有檔案管理體系中存在的相關(guān)問(wèn)題，將檔案管理工作的創(chuàng)新化發(fā)展放在首要位置上。

3.2完善檔案管理體系

完善的檔案管理體系是檔案管理模式改革下醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵，也是醫(yī)院獲取檔案資源內(nèi)在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案深化應(yīng)用，促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)水平提升和醫(yī)療水平提升的關(guān)鍵，以下對(duì)完善檔案管理體系提出相關(guān)建議：

第一，應(yīng)積極實(shí)現(xiàn)檔案管理體制改革，形成多種管理模式共存的檔案管理環(huán)境，在深化醫(yī)療體制改革工作的全面推進(jìn)下，醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)能力顯著提升，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量呈現(xiàn)了明顯的上升趨勢(shì)，在完善檔案管理體系的過(guò)程中，應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，并在此基礎(chǔ)上完成不同種類檔案管理路徑的細(xì)化。

第二，在檔案資源整合中應(yīng)加強(qiáng)檔案部門(mén)的主體地位，醫(yī)院的檔案管理部門(mén)主要負(fù)責(zé)檔案資源的搜集、整合和儲(chǔ)存以及檔案信息資源的再利用，從這一角度來(lái)看，在改革檔案管理體制的過(guò)程中充分展現(xiàn)檔案部門(mén)的主體地位，能夠進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作的靈活性，有助于檔案管理工作的創(chuàng)新化發(fā)展，同時(shí)也能夠?yàn)闄n案管理部門(mén)中的檔案管理人員提供優(yōu)良的工作環(huán)境，使其在檔案管理工作中能夠獲得成就感，切實(shí)提高醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展活力。

第三，在完善醫(yī)院檔案管理體系的過(guò)程中應(yīng)充分重視檔案資源的流通，目前醫(yī)院的檔案資源具有明顯的多樣性特征，針對(duì)多元化的檔案資源應(yīng)用需求，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案?jìng)鬏斍篮蜆?biāo)準(zhǔn)化的檔案管理程序，以使檔案管理工作具有較高的質(zhì)量可追溯性和資源安全性。

3.3建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)

信息化檔案系統(tǒng)可有效提高醫(yī)院的檔案管理水平，以下對(duì)醫(yī)院信息化檔案系統(tǒng)建設(shè)提出相關(guān)建議：

信息化檔案發(fā)展可以給檔案集約管理提供可能，基于醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀，應(yīng)有效融合現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的更新和內(nèi)容的拓展。近年來(lái)，我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，相關(guān)先進(jìn)技術(shù)在各個(gè)重要領(lǐng)域中得以廣泛應(yīng)用，并已取得實(shí)質(zhì)性應(yīng)用成效，可在信息化醫(yī)院檔案系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中有效融合云技術(shù)，提高資源整合水平[1]。

為使信息化檔案系統(tǒng)能夠滿足檔案管理需求，應(yīng)在建設(shè)中進(jìn)行系統(tǒng)需求分析，完成醫(yī)院云計(jì)算模型的架構(gòu)，醫(yī)院云計(jì)算模型主要由用戶、開(kāi)發(fā)者和云服務(wù)提供者提供者構(gòu)成，云服務(wù)提供者具有云服務(wù)提供平臺(tái)和通用云管理平臺(tái)，其中，云服務(wù)平臺(tái)由虛擬化技術(shù)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、儲(chǔ)存和其他設(shè)備構(gòu)成，用于承載語(yǔ)音服務(wù)和通用云管理平臺(tái)的基礎(chǔ)架構(gòu)，并將IT服務(wù)能力提供給醫(yī)院用戶，而通用云臺(tái)則可提供BSS業(yè)務(wù)支持服務(wù)和OSS操作指示服務(wù)，在云技術(shù)的有效知識(shí)下，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)可細(xì)化為基本檔案管理模塊、績(jī)效檔案管理模塊、工資檔案管理模塊、招聘檔案管理模塊、報(bào)表模塊管理模塊和系統(tǒng)管理模塊，支持醫(yī)院檔案管理部門(mén)高效率、高質(zhì)量完成檔案管理工作[2]。值得一提的是，為全面挖掘醫(yī)院檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，還可在信息化檔案系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中合理應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和數(shù)據(jù)分析技術(shù)，形成優(yōu)良的檔案管理環(huán)境，幫助醫(yī)院檔案管理人員和其他相關(guān)人員導(dǎo)出一段時(shí)間內(nèi)醫(yī)院檔案資源的數(shù)量、質(zhì)量變化趨勢(shì)[3]。

3.4培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才

為促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，應(yīng)積極培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才，以下對(duì)其提出相關(guān)建議：

第一，信息化檔案管理平臺(tái)具有基本檔案管理能力、績(jī)效檔案管理能力、工資檔案管理能力、招聘檔案管理能力、報(bào)表管理能力、系統(tǒng)管理能力，區(qū)別傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案管理人員的信息素養(yǎng)提出了更高的要求，因此，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)定期針對(duì)檔案管理人員開(kāi)展教育培訓(xùn)工作，結(jié)合信息化檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀，邀請(qǐng)行業(yè)的專家對(duì)其進(jìn)行專項(xiàng)教育，重點(diǎn)傳授信息化檔案系統(tǒng)的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)和維護(hù)經(jīng)驗(yàn)，提高擋案管理人員的信息化檔案管理水平[4]。另外，還應(yīng)在教育培訓(xùn)中充分強(qiáng)調(diào)檔案管理制度改革環(huán)境下檔案管理工作的重要性，引導(dǎo)檔案管理人員切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，提高檔案管理意識(shí)。

第二，新時(shí)期和新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理部門(mén)具有主動(dòng)創(chuàng)建服務(wù)，改變服務(wù)面貌的需求，從這一角度來(lái)看，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的切實(shí)提升，應(yīng)合理引進(jìn)績(jī)效評(píng)價(jià)體系和綜合考評(píng)體系，對(duì)現(xiàn)有檔案管理部門(mén)中的檔案管理人員進(jìn)行有效管理，將服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力作為績(jī)效考評(píng)的重要內(nèi)容，同時(shí)還應(yīng)在績(jī)效考核和綜合考核中對(duì)檔案管理人員的信息化水平和檔案管理能力進(jìn)行評(píng)價(jià)，引導(dǎo)檔案管理人員形成持續(xù)學(xué)習(xí)思想，能夠積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，支持醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新化發(fā)展。

3.5推進(jìn)檔案管理制度建設(shè)

為全面提高醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，應(yīng)有效推進(jìn)檔案管理制度建設(shè)，以下對(duì)其提出相關(guān)建議：

第一，針對(duì)目前醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)自身存在不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，醫(yī)院應(yīng)以《檔案法》為核心，制定內(nèi)部檔案管理機(jī)制，優(yōu)化相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)檔案整合的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。同時(shí)，還應(yīng)針對(duì)檔案部門(mén)中的檔案管理人員編制行為手冊(cè)，有效規(guī)范檔案管理人員檔案管理行為。

第二，醫(yī)院的檔案資料在我國(guó)檔案體系中占據(jù)重要地位，我國(guó)相關(guān)部門(mén)應(yīng)針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作建立醫(yī)院信息化檔案管理制度，提高醫(yī)院信息化檔案系統(tǒng)的建設(shè)基礎(chǔ)。

第三，應(yīng)充分發(fā)揮地方政策和規(guī)章等在檔案整合工作中的調(diào)節(jié)職能，有效健全監(jiān)督體系，對(duì)醫(yī)院檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)管，切實(shí)保障信息化檔案管理系統(tǒng)能夠在醫(yī)院檔案管理工作中得以長(zhǎng)期運(yùn)行。

結(jié)論：

總而言之，當(dāng)前我國(guó)正處于深化醫(yī)療體制改革工作的關(guān)鍵時(shí)期，基于檔案管理模式改革對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出的全新挑戰(zhàn)，醫(yī)院應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息化管理和現(xiàn)代化管理的重要意義和價(jià)值，根據(jù)檔案管理現(xiàn)狀，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，完善檔案管理體系，建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)，培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才，推進(jìn)檔案管理制度建設(shè)，形成完善的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，挖掘并應(yīng)用檔案資源的內(nèi)在價(jià)值。

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