試談企業(yè)秘書的工作特點(diǎn)與素質(zhì)培養(yǎng)

文/孫樹敏，內(nèi)蒙古師范大學(xué)青年政治學(xué)院

1 秘書工作的現(xiàn)狀

秘書工作，顧名思義是指從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理行政事務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員（劃分為文員、文秘、助理等級(jí)別）。秘書從業(yè)者，需要具備高復(fù)合素質(zhì)和能力，集辦公、辦事、辦會(huì)能力于一體，還能協(xié)助決策者出謀劃策。這就要求秘書工作者由以前的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)今的主動(dòng)參與，由專注事務(wù)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樘嵘?wù)服務(wù)。

1.1 缺乏準(zhǔn)確的崗位定性

伴隨著信息時(shí)代的到來，社會(huì)主體之間的聯(lián)系越來越緊密，企業(yè)與企業(yè)之間信息傳遞的速度越來越快，政府與基層社會(huì)的信息互動(dòng)越來越多。整體來說，信息時(shí)代下的社會(huì)節(jié)奏感更快、更強(qiáng)，人們追求高效率的同時(shí)也更加注重品質(zhì)。這就需要秘書工作者對(duì)自身崗位有一個(gè)更加明確清晰的認(rèn)識(shí)和定位，以高度的責(zé)任感和使命感投身于工作實(shí)踐。然而，當(dāng)前大多數(shù)秘書工作者并沒有與時(shí)俱進(jìn)，沒有及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思維，沒有重新認(rèn)識(shí)工作崗位的性質(zhì)，對(duì)新時(shí)代新形勢(shì)下的崗位缺乏沒有重新定性。他們的思維依然停留在簡(jiǎn)單固化的信息中轉(zhuǎn)，對(duì)信息本身的完整性、真實(shí)性，不進(jìn)行整理歸納、辨識(shí)篩選。

1.2 參與政務(wù)服務(wù)的積極性不足

秘書工作者參與政務(wù)服務(wù)的積極性不足主要表現(xiàn)為決策執(zhí)行環(huán)節(jié)責(zé)任感、使命感不強(qiáng)。目前，各平臺(tái)秘書工作者每天要處理紛繁復(fù)雜的工作和各層面的海量信息。而現(xiàn)實(shí)中，他們的時(shí)間和精力有限，很難在完成工作量的同時(shí)兼具責(zé)任感、使命感。他們也會(huì)出現(xiàn)信息傳遞不夠準(zhǔn)確、反饋結(jié)果處理不及時(shí)的問題。由于工作責(zé)任感、使命感不足，在工作重壓下形成了一切以完成工作任務(wù)為導(dǎo)向，而不是以對(duì)決策的準(zhǔn)確落實(shí)和工作的有效開展為落腳點(diǎn)。因此，現(xiàn)實(shí)中秘書環(huán)節(jié)一旦出了問題，就會(huì)直接導(dǎo)致決策落實(shí)與工作開展亦步亦趨甚至背道而馳，給整個(gè)平臺(tái)的發(fā)展帶來嚴(yán)重的影響。

1.3 盲目追求個(gè)人外在形象

盡管秘書工作是展示企業(yè)形象的窗口，但是過于追求秘書工作者的外在形象，并將秘書工作者的形象與企業(yè)形象畫等號(hào)，而忽視秘書工作者的綜合文化素養(yǎng)，很明顯也是不合理不科學(xué)的，甚至?xí)璧K企業(yè)的健康、平穩(wěn)、快速發(fā)展。秘書工作者在接待、會(huì)談、會(huì)議、出席活動(dòng)等活動(dòng)中起著不可或缺的作用，良好的外在形象會(huì)給人帶來初見的美感，但由內(nèi)在洋溢出的良好修養(yǎng)和氣場(chǎng)，才會(huì)真正給人愉悅舒適的感受。因此，秘書工作者的形象應(yīng)包括良好的外在形象和內(nèi)在修養(yǎng)，進(jìn)而展示出企業(yè)的外在形象和內(nèi)在涵養(yǎng)。

2 文秘人員職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)方法

2.1 企業(yè)要重視崗前培訓(xùn)及后續(xù)教育

在文秘工作人員入職之前，需要企業(yè)組織人員開展崗前培訓(xùn)，讓新進(jìn)文秘人員能夠充分了解企業(yè)對(duì)文秘的要求、企業(yè)發(fā)展歷程、工作內(nèi)容等，并且開設(shè)職業(yè)素養(yǎng)相關(guān)的如“形象設(shè)計(jì)”“職業(yè)規(guī)劃”“職業(yè)素養(yǎng)”等課程，讓文秘工作人員明確工作素養(yǎng)指標(biāo)，只有這樣，才能讓文秘人員盡快適應(yīng)企業(yè)工作崗位。另一方面，在文秘上崗工作之后，需要為工作人員提供后續(xù)教育機(jī)會(huì)，在市場(chǎng)發(fā)展愈發(fā)快速的情況下，企業(yè)的發(fā)展也逐步加快，對(duì)于文秘的要求也在逐漸變化，因此，需要給予文秘工作人員進(jìn)修的機(jī)會(huì)，讓文秘人員能夠跟上企業(yè)發(fā)展，擁有先進(jìn)的文秘工作理念，完善自身職業(yè)素養(yǎng)。

2.2 文秘人員不斷提高對(duì)自身的要求

不能僅依賴企業(yè)對(duì)文秘人員的培訓(xùn)，也需要提高對(duì)自己的要求，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身職業(yè)素養(yǎng)。在工作之余，可以報(bào)名參加培訓(xùn)，進(jìn)一步系統(tǒng)性學(xué)習(xí)，在學(xué)校打造的“職業(yè)環(huán)境”中，提高自身對(duì)文秘崗位的認(rèn)同，并詳細(xì)閱讀學(xué)校編制的實(shí)訓(xùn)工作手冊(cè)，與自身企業(yè)工作實(shí)際情況相對(duì)比，查缺補(bǔ)漏，反省工作中是否依照工作規(guī)范辦事，明確自身責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)。而在企業(yè)工作之中，則可以向優(yōu)秀的文秘工作者學(xué)習(xí)，向企業(yè)老員工請(qǐng)教工作經(jīng)驗(yàn)，從而提升自身專業(yè)水平及職業(yè)素養(yǎng)。秘書人員至少應(yīng)做到吃苦精神要足、擔(dān)當(dāng)精神要足、忍耐精神要足、淡泊精神要足、超脫精神要足?！皩殑︿h從磨礪出，梅花香自苦寒來?！逼渲刑N(yùn)含的道理足以啟示秘書人員吃苦精神要足。

2.3 企業(yè)激發(fā)員工工作積極性

目前，企業(yè)文秘工作人員往往存在工作熱情不高等情況，導(dǎo)致工作效率嚴(yán)重受到影響。因此，為了能夠有效提高文秘工作人員對(duì)職位的熱情，需要企業(yè)針對(duì)現(xiàn)有狀況采取相應(yīng)措施，建立完善員工激勵(lì)機(jī)制并合理應(yīng)用，從而提高文秘的工作積極性。首先，應(yīng)當(dāng)建設(shè)溫暖包容的工作氛圍，讓員工能夠感受到企業(yè)的人文關(guān)懷，給予員工精神上的鼓勵(lì)。其次，構(gòu)建完善的文秘工作人員考核制度，規(guī)范各項(xiàng)工作要求，以文秘工作人員工作完成情況為基準(zhǔn)進(jìn)行考核，將薪資待遇與考核結(jié)果相結(jié)合，并且納入崗位提升標(biāo)準(zhǔn)之中，讓文秘工作人員更加積極主動(dòng)提升自己。最后，完善獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，適當(dāng)給予物質(zhì)及精神獎(jiǎng)勵(lì)；表現(xiàn)過差以至于損害企業(yè)利益者，則給予相應(yīng)懲罰，讓文秘工作者認(rèn)識(shí)到自身職業(yè)素養(yǎng)的重要性。

綜上所述，秘書工作是一個(gè)老生常談的話題，更是一個(gè)常抓常新的課題，其重要性不言自明，其從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)明確嚴(yán)格。從業(yè)人員唯有躬身耕耘，持續(xù)提高自身綜合文化素養(yǎng)，才能做好做精做細(xì)秘書工作，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)或平臺(tái)的健康、穩(wěn)定、快速發(fā)展。